北海鑫诚建设监理有限责任公司行政后勤管理制度

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1、北海鑫诚建设监理有限责任公司·作业文件行政后勤管理制度BXJZ03.02—2010版本号：A修改号：1受控状态：发放编号：2010年03月15日发布2010年04月01日实施北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件行政后勤管理制度修改号：1序号：BXJZ03.02-2010第1页共10页1.目的为加强公司行政后勤规范化管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，给员工创造一个舒适的生活环境，公司现制定本规定。2.适用范围2.1本规定所指行政事务包括会议制度、文书管理规则、公章管理、通讯设备使用、办公用品管理、文件打印管理。2.2

2、适用于公司全体员工。3.行政事务管理3.1会议制度3.1.1会议种类（不包括监理业务会议内容）：股东大会、总经理办公会、工作会议、各地区部门员工会及其他专项会等。3.1.2会议由公司（部门）主要领导主持，在会议召开前需制定议题、内容、达到的目的等，并事先通知与会者，避免准备不充分、或重复性。开会时要认真做好会议记录，重要的会议和内容要形成会议纪要。3.1.3各会议会期必须服从公司统一安排，坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。3.1.4对于会议讨论和形成意见的相关内容，需要上报的应及时上报，需要扩大范围应马上传达。3.1.5对于会后布置的任务，由公司主管和各

3、部负责人带领大家共同完成，并把结果及时上报公司。3.1.6所有会议，都应遵守开会按时到会，因病或事不能到会需向主管部门请假，任何人不得随意扰乱正常的会议计划。参会人员要遵守会议纪律。会议期间不准会场上找人，总经理工作例会期间手机须调整到震动状态或关机。涉及保密的与会者须严守保密制度。3.2文书管理规则3.2.1公司公文种类:函（用于公司与外部进行商务联系），公文（公司正式对外的文件），均按国家公文标准执行。3.2.2公司综合办公室是代表公司收发文件的机构，任何部门或个人如以公司名义向外发送公文均需经总经理（或在公司主持工作的副总经理）同意，由综合办公室(或受

4、其委托)发出。3.2.3代表公司所接收的文件均由办公室统一签收，开拆、登记编号，登记文件名、来文单位、日期、附件及具体事项并分发、归档。要根据文书类别、经办部门、领导批办由综合办公室按需要传阅。各部门接到的有关公文，须按规定办理有关手续，定期送往综合办归档。3.2.3.1凡重要、保密、有指导意义、要求承办、有保存和查考价值、使用期限较长的公文都要登记。3.2.3.2来文应及时处理，办公室负有催办、检查的责任，重要来文应及时呈有关领导批阅。 3.2.3.3来文附件如附有现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办人应及时缴交财务部门签收不得随意传递。3.2.3.4每

5、天上网查看相关网站，如有相关公文发布即时下载做收发文处理。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件行政后勤管理制度修改号：1序号：BXJZ03.02-2010第2页共10页3.2.4文书的传阅工作由综合办公室办理，综合办公室可根据文书的重要性和相关性，确定其传阅范围。所有文书的传阅原则上一律用原件，如遇特殊情况，可先传真，后补原件。3.2.4.1办公室人员如需发文时，应在OA上履行收发文登记审批程序，按要求填好项目。绝密、保密文件由当事人直送以防泄密；急件和密件，应指定专人负责，随到随送，不得积压。3.2.4.2一般文书，必须由综合办经办人收集齐全

6、，分类整理后存档。 3.2.4.3需阅读文件者，要认真阅读，并在附条上签字，文件归档时随文件一同归档。3.3公章管理3.3.1目的印章是公司经营管理活动行使职权的重要凭据和工具，为了加强印章管理，规范印章使用，避免由于印章管理疏忽、使用不当而造成不良后果，特制定本制度。3.3.2印章的保管及使用3.3.2.1公司现有公章（公司行政章）、公司合同专用章、财务专用章、法人代表章、部门印章及业务专用章。印章分为一级印章和二级印章，一级印章是公司各类业务的法人章及法人代表章，二级印章是须经法人授权在一定业务或区域内使用的印章。3.3.2.2印章由公司指定专人保管，印

7、章保管人应将印章存放在保险箱内，不得随便放置。需要施印时按程序由公司相关领导签字方可施印,施印须由印章保管者亲手施印。3.3.2.3公司行政章（以下简称公章）是代表公司对外联系的主要印鉴，凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章，使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发；公章管理人员不得委托他人代管、代用。3.3.2.4公章合同专用章适用于公司与顾客（业主）签订的工程建设监理合同、咨询合同等主要业务合同；凡公司签署的主要业务合同，均需使用合同专用章和法人章签订。3.3.2.5财务专用章是公司对外发生财务关系的唯一印鉴，所有财务

8、人员在没有总经理的签字许可下，不得私自在支票或各类票