snt0003.3-2003出入境检验检疫业务档案管理规范

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1、SNT0003.3-2003出入境检验检疫业务档案管理规范民共SN/T0003.3一2003Managementspecificationforarchivesofentry-exitinspection&quarantineoperation2003-05-28发布中华国家人民共和国监督检验检菇总局2003-12-01实施发布SN/T0003.3-2003本标准附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录I、附录K均为规范性附录。本标准由国家认证认可监督管理委员会提出并归口。本标准起草单位=中华

2、人民共和国上海出入境检验检疫局。本标准主要起草人z下人江、俞晓丹、谢美云。本标准系首次发布的检验检疫行业标准。ISN/T0003.3-2003出检验检瘟业务档范1范围本标准规定了对出入境检验检疫业务档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定和移交的一般要求。本标准适用于对出入境检验检疫业务档案(以下简称;业务档案勺的管理。本标准不适用于实验室认证、出口商品质量许可制度、检验检疫证单证书、出人境人员保健体检、行政处罚等档案管理。2术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.1业务档案。Iperationarchive在出入境检验检疫业务工作过

3、程中直接形成的具有保存价值的各种文字、音像、实物样品、电子文件材料等不同载体形式的历史记录。2.2实物样晶practical阻皿p阳检验检疫业务工作过程中收集、积累的具有保存价值的标样、成交样品及本地区出入境检验检疫有代表性的实物。2.32.42.52.62.7综合档案管理部门thearchivemaoagingdepartment立档单位内部设置的集中管理本单位各种门类、各种载体档案的专门机构。业务管理部门busin酣manage:皿ntdepartment立档单位内实施检验检疫业务管理的部门。检验检疫业务人员inspectionan

4、dquarantineoperator具体负责某一迸出境商品或专项检验检疫的业务人员。业务档案管理人员businessarchivemanager负责对业务档案进行管理的专职或兼职人员。鉴定小组或鉴定委员会appraisalworkgronporappraisaJcommittee鉴定小组或鉴定委员会是判断档案的真伪、价值的临时机构，一般由单位负责人、业务部门负责人、业务人员、业务档案管理人员及综合档案室负责人等组成。3基本要求3.1综合档案管理部门负责对业务档案管理工作进行监督、指导。1SN/T0003.3-20033.2业务管理部门

5、负责对业务档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定和移交的全过程管理。3.3检验检疫业务人员负责业务档案的收集、整理。3.4业务档案管理人员负责档案的保管、利用、统计、鉴定和移交。4收集4.1归档范围凡列入《出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录以以下简称《进出境商品目录)))内的迸出境商品及专项检验检疫业务工作过程中直接形成的具有保存价值的文字材料，见附录A，音像材料，见附录队实物样品，见附录C，电子文件，见附录D。4.2要求4.2.1检验检疫业务人员应随时收集4.1规定的材料。4.2.2归档文件材料应齐全、完整。5整理5.1

6、时间检验检疫业务人员应在每年6月30日前完成上一年度的业务档案整理工作。5.2程序应将收集的文字材料按类目分类，见附录A;按问题、时间先后顺序排列，加盖档号章，见附录E;编制业务档案卷内目录，见附录F，一一一编制案卷目录，见附录G;填写案卷封面，见附录H，填写案卷脊背，见附录105.3方法5.3.1文字材料的整理立卷采用活页装订或不装订方法，并根据同一类型业务资料多少，按问题、时间顺序排列，组成多卷。检验检疫原始记录按月、按季度或年度单独装订，或按单证规定另行存放。5.3.2音像材料的整理照片应与业务档案文字材料一起存放;录音、录像按照

7、声像档案管理要求存放，并编制注明录像内容、时间、地点等内容的目录。5.3.3实物样晶的整理按样品性质、类别另行陈列和保存，所附标签应注明档号、物品名称、接收时间、保管期限、处理时间及来源等内容。5.3.4电子文件的整理电子文件应填写编号、名称、保管期限、相应的案卷号，并做好备份。5.3.5挡号编制档号由项目代码、类目代码、流水号三部分组成。《进出境商品目录》内的迸出境商品检验检疫的项目代码采用商品编码表述，取前六位，编制方法见图1，专项检验检疫业务工作的项目代码采用名称关键词表述，编制方法见图2。SN/T0003.3-200310011

8、01流水号类目代码项目代码(商品编码取前六位，如小麦检验检疫用;100110;代码)图1按《进出境商晶目录》商晶编码为项目代码编制档号

9、转基因检测11流水号类目代码项目代码(专项检验检疫业务工作名称取关键词