文件和资料管理程序090326

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1、文件和资料控制程序文件编号KW-QP4.1-01文件版本第B版生效日期2009.5.5第10页共10页文件分发明细副本：□董事长□执行董事□总经办□总经理□副总经理□企划部□运营中心□计财中心□营销中心配套部□营销中心外贸部□营销中心门市部□人事行政中心□集中采购中心□产品研发中心□消防车研发中心□生产技术部□品保部□物控PMC部□设备部□涂装事业部□注塑事业部□配套钣金事业部□配套塑件事业部□模具事业部□市场塑件事业部□市场钣金事业部正本：运营中心所属文控中心制修订记录文件版本制修订日期制修订页次制修订摘要A2007.9.15

2、9初版发行B2009-5-59应集团集团公司发展规模变化及内部运作需要变更页次1234567891011121314151617181920212223242526页版本文件和资料控制程序文件编号KW-QP4.1-01文件版本第B版生效日期2009.5.5第10页共10页编制审核批准1目的为规范集团集团公司经营管理层面文件、资料编号、标识和管理，加强文件、资料的收集和管控，有效地使用、保护和利用资料，为集团集团公司各项工作服务，增强集团集团公司资料的实用性和有效性，结合集团集团公司的实际，制定本程序。2适用范围适用于集团集团公司

3、各部门各类文件3引用文件《质量记录管理程序》4术语文件：书面的工作要求和规定；包含电子档文件和纸本档文件；5职责5.1总经理5.1.1负责经营管理文件的审批。5.1.2负责绝密级文件的借阅审批和监督。5.2运营中心所属文控中心5.2.1文控中心负责集团集团公司管理类文件、技术类、企业文化及各类集团集团公司活动策划类文件的保存、日常管理工作；5.2.2文控中心是集团集团公司文件资料归口管理部门，有责任对集团公司经营类文件的管理模式进行策划，并进行日常稽核；5.3其他部门建立和完善本部门文件资料管理，确保各部门的文件和资料完全完整。

4、6工作程序6.1文件资料管控范围作为集团公司的运营中心所属文控中心：①负责规划、协调全集团公司文件、资料工作，对各职能部门、事业部文件、资料管理工作进行监督、指导和稽核；②制定和组织实施集团公司关于文件、资料工作的规章制度；③负责集团公司文件和有关资料的收集、征集、管理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；④发挥文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用；⑤发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成集团公司培训和教育的支持部门；文件和资料控制程序文件编号KW-QP4.1-01文件版本第B版生效日期2009.5.5第

5、10页共10页①组织各部门文件管理员的业务学习和培训，负责指导他们的工作；②相关文件的发放核定及回收确认工作；③负责相关文件的发放；其他部门：生产经营过程中所产生的相关质量记录表单，资料的收集或汇总，外来文件和资料送文控中心备份。6.2文件资料包括的内容：6.2.1文档资料6.2.1.1集团公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料；6.2.1.2集团公司股东会、董事会形成的文件资料；6.2.1.3财务、会计及其管理方面的文件资料；6.2.1.4劳动工资、人事基础信息、培训、考核、人事任命、决定、劳动合同等资料。6.2.1

6、.5经营管理方面的文件资料；6.2.1.6技术图纸、工作流程、工艺文件、作业指导书、样件数模、技术整改方案等文件资料；6.2.1.7质量手册、质量体系文件、表单、检验标准等方面的文件资料；6.2.1.8各种产品生产参数、能量消耗定额、安全预防措施等方面的文件资料；6.2.1.9基础建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件资料；6.2.1.10集团公司的各项规章制度、流程、规范、决议、决定等文件资料；6.2.1.11各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、通知、厂商资料、国标、法律法规、顾客的订单合同、顾客的来图及

7、要求（供应商管理议，质量要求类）、与质量管理体系有关非技术文件等具有参考价值的文件资料；6.2.1.12集团公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对集团公司具有保持价值的文件资料；6.2.1.13其他具有利用和保持价值的文件资料；6.2.2声像资料6.2.2.1照片文件资料（含外出参观、考察学习等）；6.2.2.2录音文件资料（含参加外部培训等）；6.2.2.3录像文件资料（文娱、广告活动等）；6.3文件资料的管理工作6.3.1文件资料的编写和审批6.3.1.1在管理者代表协调下，负责组织有关部门和人员编

8、写质量管理体系文件，由管理者代表审核，总经理批准。6.3.1.2其他管理文件由职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。6.3.1.3技术文件由技术部编制、技术总监审批。6.4.1文件的收集文件和资料控制程序文件编号KW-QP4.1-01文件版本第B版生效日