03文件和资料管理程序

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1、文件和资料管理程序编制：审核：批准：发行版本：受控状态：分发号：2012-01-01发布2012-01-02实施1、目的为了对与质量、职业健康安全与环境管理体系有关的文件进行控制，确保公司各相关场所使用的QHSE管理体系文件及有关生产技术的文件为有效版本，特制定本程序。2、范围本程序适用于与质量、职业健康安全与环境管理体系有关的文件控制。3、职责实施日期：2012-01-02第6页共6页3.1管理办负责QHSE管理体系文件的归口管理。并负责人事、行政、岗位职责文件的起草、编制、收发、实施工作。3.2采管办负责物资采购类文件的起草、编制、实施工作。3.

2、3财务办负责财务类文件的起草、编制、实施工作。3.4经营办负责财务类文件的起草、编制、实施工作。3.5库房管理人员负责物资管理类文件的起草、编制、实施工作。3.6生产监督办、设备安全办、生产技术办负责技术、设备、质量、安全、健康、环境类文件的起草、编制、实施工作。3.7各生产车间负责相关文件的管理和实施工作。4、程序4.1文件的分类4.1.1为便于管理，将体系文件分为A、B、C三个层次(包括电子媒体形式文件)a）A层：QHSE管理手册、QHSE方针、目标、承诺；b)B层：程序文件；c)C层：作业文件；作业指导书(HSE作业指导书、HSE作业计划书)、

3、技术规范标准、岗位责任制、记录表格等。4.1.2文件的编号按本程序的附录A《文件编号规定》执行。4.2文件的编写与审批4.2.1管理手册由管理办负责组织编写，管理者代表审核适宜性，最高管理者批准。4.2.2程序文件由管理办负责组织编写，经各部门领导会审后，管理者代表批准。4.2.3作业文件及公司内部其他与QHSE管理体系有关的文件由各部门负责组织编写，管理者代表或部门负责人审核、批准。4.2.4作业指导书、计划书按中油质字[2001]199号文下发文件《中国石油天然气集团公司HSE作业指导书编写指南》（试行），《中国石油天然气集团公司HSE作业计划书

4、编写指南》（试行）内容进行编写。4.3文件的发放及领用4.3.1公司内使用的文件均为受控文件，发放时应在其封面上盖“受控”实施日期：2012-01-02第6页共6页红色印章，并注明分发号（同一种文件在公司内只能有唯一分发号，且同一种文件使用者只能给定一个唯一分发号）。4.3.2公司对外发放的管理手册为非受控文件，发放时需经管理者代表批准，并在其封面盖上“非受控”的红色印章，不注明分发号。4.3.3当文件破损严重而影响使用时，应到原发放部门办理补领手续，交回破损文件，换发新文件。新文件的分发号仍沿用原分发号，文件管理员负责将破损文件销毁。4.3.4当文

5、件发生丢失时，应及时到管理办办理补领手续，在《文件领用审批表》中说明丢失情况，文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，并及时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。4.3.5各部门收到文件后由文件管理人员分发，分发时填写《文件领用登记表》。4.4文件的管理4.4.1QHSE管理手册、程序文件、作业文件、技术类文件由管理办存档，并建立《QHSE管理体系文件受控目录清单》。4.4.2各部门的文件应定时清理、核对，保持文件现行有效，每三个月清理、核对一次。电子媒体文件应分类存储刻录，编码标识，单独存放。4.4.3公司内部人员需借

6、阅文件时，应办理借阅手续，借阅者应在规定期限内归还，到期不归还由文件管理部门强行收回。4.4.4程序文件和作业文件不得外借（第二、三方审核时除外）。确需借阅QHSE管理手册时，由管理办填写《文件借阅登记台帐》，管理者代表批准后方可借阅。4.4.5技术文件借阅时，需到主管部门填写《文件借阅登记台帐》，经主管领导批准后方可借阅。4.4.6原文件持有人调离公司时，由本单位文件管理员将其文件收回，并在《文件领用登记表》备注栏中注明。4.5文件的更改或修订4.5.1实施日期：2012-01-02第6页共6页文件需要更改（或修订）时，应由文件更改（或修订）提出部

7、门的负责人填写《文件更改申请单》，并说明更改或修订原因，对重要的更改或修订还应附有充分的依据。4.5.2文件更改或修订申请须经主管领导审批。4.5.3文件更改或修订完成后，由文件主管部门按《文件领用登记表》的名单发放修改后的文件，同时收回旧文件作废。4.5.4文件更改后由原审批部门批准。4.6文件的换版与作废4.6.1文件需换版时，由文件管理部门提出，填写《文件换版申请单》，报管理者代表后换版，原版次文件作废。4.6.2作废的文件由文件管理部门填写《文件作废申请单》，报主管领导批准后，由各部门文件管理员按《文件领用登记表》收回，并分别在《文件领用登记

8、表》备注栏中注明作废收回。4.6.3作废文件加盖“作废”印章，文件管理人员填写《文件销毁清单》，报主管领导批