文件和资料管理程序

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1、查看文章 文件和资料管理程序2009年09月02日星期三01:23文件和资料管理程序1．目的对与公司质量/环境体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本。2．范围适用于质量/环境体系有关的文件控制。3．职责3.1总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。3.2管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。3.3行政专员负责编制公司管理制度；体系维护专员负责组织编制质量环境管理手册、程序文件，编制《受控文件清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理

2、。3.4品管部负责组织编制工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。3.5各部门负责控制本部门适用的有关文件，同时报体系维护专员备案。3.6各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件清单》。4．程序4.1文件分类4.1.1质量环境管理手册；4.1.2质量环境程序文件；4.1.3作业指导书；4.1.4技术文件：QC工程图、化验标准、工艺标准；4.1.5管理制度、管理职责；4.1.6记录表式及外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）4.1.7外来文件包括适用的产品标准、法律法规等

3、文件。4.2文件的编制与批准文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。4.2.1文件审批和发布权限(一览表)4.2.2其它需以公司名义发布的文件的审批权限由体系维护专员确定。各部门自行发布的非质量/环境体系有关文件由各部门领导审批，但应报行政专员备案。4.3文件

4、编号按《文件编号规定》的有关规定执行。4.4文件的发放和领用4.4.1文件发放前，由分发部门视发放对象和目的，分受控文件和非受控文件。受控文件应加盖红色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在《文件发放/回收登记表》上签收。4.4.2各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。4.4.3文件因破损严重影响使用时，使用者应向发放部门办理更换手续，交出破损文件，换发新的文件。4.4.4受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记

5、录，发放部门核准后发放；提供给顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。4.4.5受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理：a)在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件；b)调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。4.5文件的使用4.5.1所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。4.5.2所有文件使用人应经常查阅《受控文件清单》和本部门适用的《受控文件清单》，了解文件的现行修订状态。4.6文件的更改文件更改时，由更改申请者填写《文

6、件更改/废止申请单》，按原审批程序批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件发放/回收登记表》上作相应的记录。4.7文件的管理4.7.1本公司的文件以书面形式为准。4.7.2任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。4.7.3当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订，修订文件应重新履行审批。4.7.4与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。4.7.5各部门文件

7、由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。4.7.6对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用《受控文件清单》，并及时按需更新。4.7.7体系维护专员汇总填写《受控文件清单》，并及时按需更新。4.8文件的作废与销毁4.8.1所有失效或作废文件由原拟制部门通知发放部门，发放部门文件管理员按原发放清单逐一收回并记录于《文件发放/回收登记表》。4.8.2作废文件的原稿上加盖“作废”印章，保存于发放部门，不作销毁,其余副本作废文件，由发放部门填写《文件更改/废止申请单》，经由原文件批准部门批准后，作统一销毁处理

8、。4.8.3作业现场不准保留“作废”文件。其余留用的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可保存参考。4.9外来文件的管理4.9.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发,以确保其有效性。4.9.2体系维护