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时间:2018-07-26
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1、新版紫光软件简化使用说明作者高勉目录第一部分系统安装1、加密狗的安装……………………………………………12、软件的安装第二部分软件使用1、软件登陆2、软件定制2.1定义全宗2.2设置分类号和分类名称2.3个人设置3、数据录入3.1收发文录入3.2档案录入3.3目录数据修改和删除3.4电子文件挂接4、数据检索4.1设定数据范围4.2检索方式4.3跨库检索5、报表打印535.1选择要打印的数据范围5.2打印操作5.3报表设计6、数据备份和恢复6.1数据库备份6.2数据库恢复6.3鉴定和销毁7、辅助管理功能7.1目录树管理、数据节点的建立7.2
2、数据排序7.3档号设置8、档案利用管理8.1借阅管理8.2光盘制作9、进馆光盘内容要求53■第一部分系统安装1、加密狗的安装:windows2000、windowsxp和windows2003系统下加密狗可以直接被识别,不需要安装驱动程序。如果客户端计算机使用的是windows98操作系统,则需要安装驱动程序。具体安装步骤为:将加密狗插到计算机usb接口上,双击光盘中’98’文件夹,运行里面的可执行程序,完成后即可识别加密狗。(注意加密狗的保管)2、软件的安装1)WIN2000和WINXP系统下,出现提示,依照提示进行即可。(注意更改软件
3、目标路径)步骤如图操作:图:1-1双击光盘里的安装程序进行安装图:1-2提示准备安装53图:1-3按照提示点击“下一步”图:1-4选取接受条款后进行下一步安装53图:1-5更改软件安装路径图:1-6建议软件不要安装到“C盘”,之后点击“确定”或者:53图:1-6-1点击下拉菜单选择安装目的图:1-7下一步53图:1-8不修改内容进行下一步图:1-9点击“安装”53图:1-10进入安装状态(安装过程中,界面跳转比较慢,请耐心等待。)图:1-11完成安装注:WIN98下安装要重新启动系统三次,请依照提示进行。2)软件安装完毕后,第一次运行需要
4、注册,请用光盘下“53生成序列号”生成注册号码,单位名称依据本单位实际情况添写。步骤如下:图:2-1、双击电脑桌面上的软件图标(鼠标右键打开)弹出对话框进行注册(只需一次注册,以后登陆不需要注册):图:2-2在光盘中找到鼠标双击弹出对话框:图:2-3在单位名称内添入本单位名称,之后点击“生成序列号”53图:2-4把生成的序列号和单位名称复制后,粘贴到软件注册对话框,点击“确定”图:2-4注册成功■第二部分软件使用1、软件登陆:用户名和密码:ROOT图:3-12、软件定制:2.1定义全宗(一般只做一次)系统维护→档案设置→全宗管理→修改→全
5、宗号→53全宗名称→确定(如图3-2)图:3-2(按照提示逐步打开)下一步:图:3-3进入界面点击“修改”图:3-4修改全宗号和单位名称,点击“确定”,修改成功532.2设置分类号和分类名称系统维护→档案设置→分类表管理(图:3-5)→选择档案类型(图:3-6)→分类字维护→选择增加节点或修改节点(注意要根据本单位的档案实际分类情况定制)(图3-7)图:3-5图:3-6选择要修改的档案类型53在分类号和分类名称内加上需要修改的内容,按照需要选择“增加节点”或“修改节点”:图:3-7※注:软件各个部分界面转换用2.3个人设置*系统维护→个人
6、设置→设置密码→确定(不建议使用密码)53图:3-8*系统维护→个人设置→其他设置→设置常用输入法(简便输入法的切换)图:3-8※3、数据录入※:3.1收发文录入:文件管理→文件收集→选择收(发)文→增加或追加图:3-953图:3-10图:3-11点击“增加”、双击空白处弹出录入界面图:3-12进行录入登记最后保存。3.2档案录入:档案管理→数据管理(图:3-13)→53选择档案类型→选择案卷、卷内(新方法只选择文件)→增加或追加记录图:3-13登陆界面图:3-14按照目录树依次打开53图:3-15点击“增加”、双击空白处弹出录入界面图:
7、3-16进行登记录入最后保存录入的数据条目。*****注意*****:著录案卷号、盒号等字符型数据需要录入占位符。便于排序。(参照著录规范)3.3目录数据修改和删除:▲修改:选中要修改或删除的数据→单击编辑(图:3-17、图3-18)或删除按钮(图:3-19)53图:3-17图:3-18修改数据,保存53图:3-19▲找回:找回删除数据:系统维护→数据维护→回收站管理→选择档案类型,找到要找回的数据,还原。(图:3-20、21)图:3-2053图:3-213.4电子文件挂接:档案管理→数据管理→选择档案类型→选择案卷→选择卷内文件→双击打
8、开→单击界面下方的→挂接→完成一种是直接挂接(图:3-22、23),一种是通过扫描仪扫描后进行挂接(图:3-25、26)图:3-2253图:3-23按照步骤进行直接挂接图:3-24挂接成功※预
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