新版紫光软件简化使用说明

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1、新版紫光软件简化使用说明作者高勉目录第一部分系统安装1、加密狗的安装……………………………………………12、软件的安装第二部分软件使用1、软件登陆2、软件定制2.1定义全宗2.2设置分类号和分类名称2.3个人设置3、数据录入3.1收发文录入3.2档案录入3.3目录数据修改和删除3.4电子文件挂接4、数据检索4.1设定数据范围4.2检索方式4.3跨库检索5、报表打印535.1选择要打印的数据范围5.2打印操作5.3报表设计6、数据备份和恢复6.1数据库备份6.2数据库恢复6.3鉴定和销毁7、辅助管理功能7.1目录树管理、数据节点的建

2、立7.2数据排序7.3档号设置8、档案利用管理8.1借阅管理8.2光盘制作9、进馆光盘内容要求53■第一部分系统安装1、加密狗的安装：windows2000、windowsxp和windows2003系统下加密狗可以直接被识别，不需要安装驱动程序。如果客户端计算机使用的是windows98操作系统，则需要安装驱动程序。具体安装步骤为：将加密狗插到计算机usb接口上，双击光盘中’98’文件夹，运行里面的可执行程序，完成后即可识别加密狗。（注意加密狗的保管）2、软件的安装1）WIN2000和WINXP系统下，出现提示，依照提示进行即可

3、。(注意更改软件目标路径)步骤如图操作:图：1-1双击光盘里的安装程序进行安装图：1-2提示准备安装53图：1-3按照提示点击“下一步”图：1-4选取接受条款后进行下一步安装53图：1-5更改软件安装路径图：1-6建议软件不要安装到“C盘”，之后点击“确定”或者：53图：1-6-1点击下拉菜单选择安装目的图：1-7下一步53图：1-8不修改内容进行下一步图：1-9点击“安装”53图：1-10进入安装状态（安装过程中，界面跳转比较慢，请耐心等待。）图：1-11完成安装注：WIN98下安装要重新启动系统三次，请依照提示进行。2）软件安

4、装完毕后，第一次运行需要注册，请用光盘下“53生成序列号”生成注册号码，单位名称依据本单位实际情况添写。步骤如下：图：2-1、双击电脑桌面上的软件图标（鼠标右键打开）弹出对话框进行注册（只需一次注册，以后登陆不需要注册）：图：2-2在光盘中找到鼠标双击弹出对话框：图：2-3在单位名称内添入本单位名称，之后点击“生成序列号”53图：2-4把生成的序列号和单位名称复制后，粘贴到软件注册对话框，点击“确定”图：2-4注册成功■第二部分软件使用1、软件登陆：用户名和密码：ROOT图：3-12、软件定制：2.1定义全宗（一般只做一次）系统维

5、护→档案设置→全宗管理→修改→全宗号→53全宗名称→确定（如图3-2）图：3-2（按照提示逐步打开）下一步：图：3-3进入界面点击“修改”图：3-4修改全宗号和单位名称，点击“确定”，修改成功532.2设置分类号和分类名称系统维护→档案设置→分类表管理（图：3-5）→选择档案类型（图：3-6）→分类字维护→选择增加节点或修改节点（注意要根据本单位的档案实际分类情况定制）（图3-7）图：3-5图：3-6选择要修改的档案类型53在分类号和分类名称内加上需要修改的内容，按照需要选择“增加节点”或“修改节点”：图：3-7※注：软件各个部分

6、界面转换用2.3个人设置＊系统维护→个人设置→设置密码→确定(不建议使用密码)53图：3-8＊系统维护→个人设置→其他设置→设置常用输入法（简便输入法的切换）图：3-8※3、数据录入※：3.1收发文录入：文件管理→文件收集→选择收（发）文→增加或追加图：3-953图：3-10图：3-11点击“增加”、双击空白处弹出录入界面图：3-12进行录入登记最后保存。3.2档案录入：档案管理→数据管理（图：3-13）→53选择档案类型→选择案卷、卷内（新方法只选择文件）→增加或追加记录图：3-13登陆界面图：3-14按照目录树依次打开53图：

7、3-15点击“增加”、双击空白处弹出录入界面图：3-16进行登记录入最后保存录入的数据条目。*****注意*****：著录案卷号、盒号等字符型数据需要录入占位符。便于排序。（参照著录规范）3.3目录数据修改和删除：▲修改：选中要修改或删除的数据→单击编辑（图：3-17、图3-18）或删除按钮（图：3-19）53图：3-17图：3-18修改数据，保存53图：3-19▲找回：找回删除数据：系统维护→数据维护→回收站管理→选择档案类型，找到要找回的数据，还原。（图：3-20、21）图：3-2053图:3-213.4电子文件挂接：档案管理

8、→数据管理→选择档案类型→选择案卷→选择卷内文件→双击打开→单击界面下方的→挂接→完成一种是直接挂接(图:3-22、23)，一种是通过扫描仪扫描后进行挂接（图：3-25、26）图:3-2253图:3-23按照步骤进行直接挂接图:3-24挂接成功※预