新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求

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1、新版紫光档案管理软件著录格式及刻盘要求（文书档案）一、档案录入要求1、文书档案传统方法（1）文书档案案卷目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、卷内文件份数、文件起止时间、保管期限、分类号、分类名称、总页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位（不足位的在前面补零占位，下同）例：01案卷号：3位，例：001题名：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字，例：鞍山市档案局行政办公会议记录年度：4位，例：1995责任者：指立档单位名称，必须著明全称。例：鞍山市档案局文件起止时间：录入卷内文件成文日期的

2、起始时间。8位。例1995年1月2日，录入格式：19950102至：录入卷内文件成文日期的终止时间。8位。例：1995年12月1日录入格式：19951201保管期限：选择著录，例：永久分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群总页数：无位数要求，以实际为准。例：一共为63页，著录格式：63（2）文书档案卷内目录：必著项目：全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控

3、制标识、保管期限、密级、页数著录要求：全宗号：4位，例：0051目录号：2位，例：01案卷号：3位，例：001页号：为文件所在张页号，用3位数字表示，不足3位前面添“0”占位。例：001卷内顺序号：用2位数字表示，不足2位添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。例：01文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例：鞍档发［2003］004号,其中［2003］不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案

4、局关于XX活动的通知6。会议记录应自拟题名，著明会议内容和会议名称，并加“[]”标识。责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字，联合发文的责任者之间用“，”分隔。责任者应按文件录全称，不能使用“本局”、“本部”等简称；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须著明职务。例：鞍山市档案局，中共鞍山市档案局党组文件形成时间：用8位数字表示，不足添“0”占位。例：1995年7月2日应著录为：19950702；对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证后填写。控制标识：一

5、般来说各种会议记录为A级，涉及个人处分为B级，其它为“开放”。具体参照鞍档发[2004]23号文件，《关于印发<档案文件开放控制查阅暂行规定>的通知》。选择著录：“开放”、“控制A”“控制B”、“控制C”例：控制A保管期限：选择著录，例：永久密级：按文件原有密级选择著录，例：秘密，机密，绝密分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群页数：无位数要求，以实际为准。例：一共8页，著录：82、文书档案简化方法归档文

6、件目录必著项目：全宗号、保管期限、年度、分类号、分类名称、件号、盒号、档号、页数、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、密级著录要求：全宗号：4位，例：0051保管期限：选择著录，例：永久年度：4位，例：2005分类号：分类方案的类目代码，双击“分类号”项字段，弹出“选择分类”，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。例：01分类名称：根据分类号自动生成，与分类号一一对应，例：党群件号：以4位数字表示，不足填“0”占位。填写室编件号，进馆时馆编件号与此一致。例：0001盒号：为5位，不足填“0”占位。例：00001页数：无位数

7、要求，以实际为准。例：一共8页，著录：8文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例：鞍档发［2003］004号,其中［2003］不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，004为发文序号，用3位数字表示，不足添“0”占位。题名：最大长度为60个汉字，例：鞍山市档案局关于XX活动的通知。会议记录应自拟题名，著明会议内容和会议名称，并加“[]”标识。责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字，联合发文的责任者之间用“，”分隔。责任者应按文件录全称，不能使用“本局”、

8、“本部”等简称；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。例：鞍山市档案局，中共鞍山市档案局党组文件形成时间：用8位数字表示，不足添“0”6占位。例：2004年7月2日应著录为：20040702；对