解读国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管

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1、解读国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》　国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（简称《新规定》）于2006年12月18日发布施行。这是我国在划分机关文件材料归档范围和档案保管期限工作的一次重大改革。　　一、《新规定》发布实施的重要意义　　　1、《新规定》的发布施行，是我国档案工作与时俱进的产物，是全面落实科学发展观，坚持以人为本，推进档案可持续发展的重要举措，是档案法制化建设的重要成果。　　2、对各级机关正确界定文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，按时开展档案价值鉴定工作有着重要的指导作用。　3、对档案移交进馆工作将发挥

2、积极影响，必将有力推动国家档案资源建设，促进档案基础业务建设。　　　二、《新规定》的新特点　　　1、具有强制性和权威性。《新规定》以“国家档案局令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力。　2、改革了文书档案保管期限划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短斯”保管期限划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。　3、合二为一。《新规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档不归档范围》两个业务文件合二为一。《新规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围

3、，具有一表两用的功能。　　　4、实行审批制。加强了档案行政管理部门的行政管理力度。各机关编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，须经同级档案局审查同意后方可执行。　　9　　　　5、突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。如：机关联合召开会议、联合行文所开成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关归复制件或其他形式的副本。在保管期限划分上，主办单位划分的保管期限明显高于其他联合办理单位，通过相关单位对相同档案划分不同保管期限，以避免将来档案重复进馆问题。　6、体现“以人为本”思想。凡涉及到与公民权益有关的档

4、案，绝大多数调整为永久保管。　　　7、充实内容。《新规定》增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。　　三、《新规定》条款解读　　　1、实施范围：《新规定》执行“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院和具有行政管理职能的事业单位等。简而言之，凡属档案馆进馆序列的单位均需按《新规定》执行。军队系统、民主党派、企业事业单位参照执行。　2、实施对象：这次改革主要针对机关文书档案。各单位形成的会计、科技等其他门类档案仍按国家有关规定执行。　3、 机关文件材料归档范围：　　（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和

5、历史研究具有利用价值的文件材料；    （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；    （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；    （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。　4、机关文件材料不归档范围：    9　　　　（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；    （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一

6、般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；    （3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；    （4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。　　　*“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。　从门类上分：文书、人事、基建、会计等文件材料；　　　从载体上分：纸质、磁性、电子等载体文件材料；　　l机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。　l

7、《新规定》主要是针对机关文书档案。　　5、永久保管的文书档案主要包括：　　(1)本机关制定的法规政策性文件材料；    (2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；    (3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；    (4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；    (5)本机关机构演变、人事任免等文件材料；    (6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；    (7)上级机关制发的属于本机关主管业务