浅谈在新形势下如何做好地名档案管理工作

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1、浅谈在新形势下如何做好地名档案管理工作　　摘要：传统的地名档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，从传统档案管理转变为对信息资源的管理，利用现代化技术手段对地名档案信息资源进行管理。这种发展趋势给地名档案管理工作提出了新的挑战。　　关键词：地名档案管理数字地名管理地名建档工作　　一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理　　1.传统的地名档案管理模式已不能适应数字地名管理的需求。传统的地名档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为地名档案的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管

2、、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程。因为存储量大，地名档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，地名档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。　　2.建立数字地名，完善地名档案管理系统。当前，地名档案管理工作的重点也应适应地名数字化管理的需要，从传统档案管理转变为对信息资源的管理。档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会和社会发展的战略资源。档案收集是档案管理的起点和基础，只有及时、完整、准确、系统，收集

3、的档案才能充分为相关单位和人员服务。　　3.必须建立一整完套的规范，克服随意性和盲目性。一是要明确地名档案材料的归档范围，让地名档案管理部门做到心中有数；二是加强指导，及时反馈，避免不规范的归档材料产生；三是确保及时归档，对各类地名档案归档时间要做出具体规定。在整理地名档案分类上，要采用有序科学方法，将各类的地名档案材料进行合理的分类。　　二、充分认识地名建档工作的意义和所体现的社会价值　　1.地名档案工作是利用档案管理及时向社会提供有关信息，为各项事业服务。十几年来，新疆维吾尔自治区地名标准化中心充分利用地名档案

4、资料，编写出版了《新疆地名志地名通志》、《新疆地名大词典》、《新疆维吾尔自治区行政区划手册》、《新疆维吾尔自治区地名录》、《新疆地名普查和补更细则》、《地名工作基础知识指南》等地名资料编研成果，更为加强地名管理工作，推行地名标准化，开展地名学研究打下了基础。不仅提高了地名档案开发工作的水平，也提高了社会对地名档案的利用效率。　　2.做好地名档案的建档工作，准确把握和遵循它的特点及规律，准确体现它的社会价值。地名档案不仅反映了地名的更替变化，而且广泛涵概了社会、民族、历史、地理及考古等众多学科内容。地名是具有文化品味

5、的一种学科。它可以从不同角度全面记录各个时代、各个地域、各个民族包括政治、经济、文化在内的种种信息，使我们不仅能够了解当地人民长期生息活动的规律，还可考察到社会发展的历史轨迹，为开发本地资源进行经济和社会建设提供了各种依据，也为相关学科科研工作提供了重要参考资料。同时地名档案又及时有效地为各部门提供了大量相关地名信息，即保证了多部门的日常运转，又推动了国防建设和社会主义事业的发展。　　三、提高档案管理人员的素质，实现地名档案管理科学化　　1.现代化的设备需要人要来操作，档案工作信息化需要人来实现。由于地名档案工作长

6、期处于一种半封闭状态，使相当一部分人还停留在传统的专业知识与观念上，其知识结构已远远不能适应信息时代地名档案工作的要求，极大地制约了地名工作的创新与发展。虽然各级档案部门在档案工作人员的素质培养方面也做了一些努力，但随着档案事业的快速发展，地名档案工作人员的素质培养工作已远远不能满足档案管理现代化的需要。　　2.必须要建设一支高素质的地名档案管理队伍。建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。首先，地名档案工作者必须具有多元化的知识结构，使地名档案工作人员学习和掌握理论、文化和管理等有关知识。其

7、次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案目录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从地名档案管理现代化发展趋势看，地名工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行地名信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。作为地名档案管理工作者，应看清自身素质与新形势对地名档案工作需要的差距，以全新的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才。　　总之，在信

8、息化条件下电子档案已在地名档案管理工作中占有非常重要的地位。地名档案管理部门要转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立档案管理计算机信息系统，使地名档案管理工作更好地适应新时期发展的要求，为经济建设和社会发展服务。为进一步做好地名档案管理工作，我们必须解放思想、开拓创新、积极开发地名档案信息资源，充分发挥地名档案应用的作用，促进社会健康发展。