国内电子文件管理中心建设综述

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1、国内电子文件管理中心建设综述国内电子文件管理中心建设综述国内电子文件管理中心建设综述国内电子文件管理中心建设综述国内电子文件管理中心建设综述　　摘要：近年来，我国电子文件中心建设研究如火如荼，各种观点纷呈，本文仅就电子文件中心建设的诞生背景、归属问题、角色功能、建设模式等四个核心问题的研究成果进行综述。　　关键词：电子文件中心；诞生背景；归属问题；角色功能；建设模式；综述　　我国对“电子文件中心”的研究起步较晚，直到2004年姚磊在《图书情报知识》上发表《试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色》一文，才揭开了电子文件

2、中心研究的序幕。笔者在“中国知识资源总库——CNKI系列数据库”中，共检索到2004年～2010年题名中含“电子文件中心”的文献58篇。文献涉及电子文件中心建设各个方面，本文只对其诞生背景、归属问题、角色功能、建设模式等四方面的核心问题进行综述，以期引起研究的深入。　　1诞生背景研究　　关注“电子文件中心”诞生背景的研究，实际决定着对电子文件中心建设归属问题、角色功能、建设模式等核心问题的定位。目前的主要观点有：　　社会信息化大发展说。邱晓威认为，电子文件中心建设有着较深刻的社会需求背景，我国信息化建设和体制改革的大环境就是电

3、子文件中心建设需求的大背景。[1]丁梅在论述电子文件中心建设之必要性时也指出，电子文件中心建设是国家和社会信息化发展的要求。[2]　　电子文件数量激增说。张照余认为，电子文件中心是在电子文件数量激增的推动下，顺应电子文件保管、利用的需要而建立起来的电子文件保管、利用中心。[3]所以，姚磊也认为，电子文件中心建设首先是电子文件自身的需要。[4]　　电子文件利用矛盾说。胡杰等认为，电子文件中心的出现，源于电子文件在利用方面面临的两大矛盾：一是电子文件非科学管理与利用需求的矛盾；二是电子文件的网络化利用趋势与信息安全的矛盾。[5]丁

4、梅也认为，电子文件管理和利用中面临的两大矛盾决定我们必须建立电子文件中心。[6]文艺则直言，建立电子文件中心正是解决两大矛盾的良策。[7]　　电子政务发展需求说。曹书芝认为，电子政务系统下电子文件管理出现的一系列新变化、新问题，使得文件信息安全问题尤其重要，为了满足电子政务的建设和发展，必须建立一个新的、集中的电子文件管理机构即“电子文件中心”。[8]胡杰也指出，政务发展带来的政务网建设、政务信息公开、政务信息资源管理趋势等，都要求一种能提供数据集中存储管理及数据共享和交换平台的新管理模式出现。[9]基于此，肖秋惠认为，电子文

5、件中心产生的直接原因是满足电子政务对电子文件的集中管理、安全保护和实时利用的需求。[10]与此同时，许桂清指出，政府组织结构的发展为建立电子文件中心奠定了基础，《政府信息公开条例》的发布为建立电子文件中心提供了新的支撑点，电子政务系统的实施为建立电子文件中心搭建了可行性平台，[11]以上三个方面，足见电子文件中心与电子政务发展之密不可分。　　从上述文献来看，由于研究者切入问题的角度不同，其得出的结论也不同。笔者认为，电子文件中心的诞生由多种因素促成，是电子文件自身、电子政务发展的需要，更是信息化建设发展的必然产物。　　2归属问

6、题研究　　电子文件中心的组织管理机制问题，实质上就是其归属问题。　　曹书芝认为，电子文件中心应置于档案馆的管理之下，这样，有利于更好地体现档案馆的文件管理中心、档案信息管理中心、档案信息传输中心等三大功能。[12]胡杰认为，基于电子文件的前端控制思想和连续体理论，以档案馆作为构建电子文件中心的主体，不仅符合档案工作者在电子文件管理中的定位，而且，符合从电子文件理论角度对电子文件中心的系统要求，也符合档案馆的工作职能，不存在任何“越俎代庖”的嫌疑。[13]杨冬权认为，档案部门开展电子文件中心建设，能够更好地实现文档一体化的管理理

7、念，保证电子文件、电子档案的真实性、完整性；从制度层面扫除了档案馆提前接收电子文件进馆的障碍，有利于国家档案馆更好地履行科学整合各类档案资源的职能。[14]翟霣远指出，在档案馆建立电子文件中心，可以从根本上解决后续进馆档案的数字化问题，使档案部门在未来信息社会中抢占“制高点”。[15]饶露认为，不管是基于实践还是基于理论和法律法规，电子文件中心的管理主体都应是档案行政管理部门。[16]从以上档案界学者的研究成果来看，其观点是一致的，主张将电子文件中心的管理主体置于档案行政管理部门或档案馆之下。　　然而，由于没有相关法规政策明文

8、规定电子文件中心的管理主体，从不同角度出发，可以得出不同结论。从电子文件产生和管理权限出发，其管理主体应为各机关办公厅；从电子文件的安全管理技术出发，其管理主体应是各信息主管部门；从文件有效管理和开放利用出发，应将其置于档案行政管理部门即档案局的管理之下。对这一问题，王素立等