采购与验收管控规范

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1、采购与验收管控规范采购管理制度第1章总则第1条目的为规范本公司采购管理工作，明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化以及所购商品数量和质量符合公司要求，特制定本制度。第2条要求1﹒采购对象要求采购前须对供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。2．价格质量要求以合理价格购取较高质量的商品。3．采购期限要求按照使用部门的需要日期及需要数量，联络供应商即时供应。第2章采购方式的选择第3条采购部应根据商品使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，

2、选择最有利的采购方式办理采购业务。第4条采购方式的类型1．合同订购方式（1）采购部与供应商通过谈判就采购商品的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以采购合同的形式确定下来。供应商按采购合同提供商品并取得货款，公司按合同验收商品并支付款项。（2）合同订购方式适用于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的商品。2．订单采购方式（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿；订单在提交给供应商之前还应由财务部检查订单的

3、合理性。（2）订单采购方式适用于一般商品或劳务。3．特约厂商采购对于用量、费用不太高的单项商品，可简化采购作业，由采购部选定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂洽购。但在付款前应送采购部审核，不高于市价时予以付款。4．直接采购方式（1）不适用前述采购方式的采购者可按此方式采购。（2）采购部按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并在了解交易条件后订购。5．紧急采购指因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。第3章采购期限的控制第5条采购部应按照请购部门提出的“需要日期”办理采购

4、。为达到这一要求，掌握适当的采购时机，采购部应召集相关部门按商品特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项商品采购业务处理期限，呈总经理核准后公布实施。第6条采购期限包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第7条原订采购业务处理期限变更时，采购部应专函报告具体原因，呈总经理核准后，通知各有关部门，以利于存量管制及适时提出请购。第4章供应商的选择第8条各项商品的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于“供应商信息表”存档备用。对于未达本公司标准的商品

5、，采购部应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。第9条新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制供应厂商资料卡（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制），呈总经理核准后，列为备选厂商。第10条对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购部以签呈方式说明原因，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。第5章询价议价规定第11条采购部收件人员收到“请购单”或“外购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价业务。第12条采购经办

6、人员收到不需会签或已会签完成的询价、报价资料时，应结合会签结果和各厂商报价，查阅以前订购记录及供应商信息表、市场行情，经过成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价时用。第6章采购实施第13条采购经办人员在“请购单”上填写订购日及约定日，再填制采购联络函，寄送给供应商。采购经办人员应将“请购单”第二联送仓库以备收货时用。第14条预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与供应商签订《采购合同》。合同书正本两份，一份存采购部，一份存供应商处；副本若干，分存请购部门、收料部门、财务部门

7、及供应商。第15条特殊情况的处理1．请购项目的撤销各采购经办人员收到原请购部门送来的撤销请购单后按以下方式办理。（1）若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，并将原“请购单”与“撤销请购单”第二联退回原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。（2）若原请购项目已向供应商订购，由采购经办人员与供应商接洽撤销订购，经供应商同意撤销后，向供应商取回采购联络函，依方式（1）办理。若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应在“撤销请购单”上注明原因，呈总经理核签后，将“撤销请购单”退回原请购部门。2．紧急请购采

8、购经办人员接到紧急请购通知后，应即查明请购商品名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询价和议价，待收到正式“请购单”后，补入询价和议价结果，按急件方式处理。3．交货质量异常各采购经办人员收到质检部门验收不合格的《验收报告