档案管理制度(拟定)

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1、档案管理制度（拟定）第一条总则公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。1、凡公司各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司行政部提交备份，从而保证公司行政部作为公司档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。2、公司行政部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人

2、员负责此项工作。第二条公司档案范围适用于公司在各种活动中形成的全部档案资料，其中以基建工程和经营管理档案为主体，包括：单位设立、组织机构、财务管理、计划统计、科学技术等具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。⒈公司法规性文件。包括由公司发行的各种标准、规章制度等。⒉公司文书性资料。包括公司股东会、董事会、监事会形成的文件和公司设立、变更的申请、审批、登记及终止、解散后清算等方面的文件以及政府批文、项目批文、合同等。⒊财务管理资料。包括各类统计报表、招投标产生的文件材料、公司经济责

3、任制考核形成的资料、资金借贷、也往来方面的文件资料等（含合同、银企联系函件等），公司系统内的资产重组、兼并、收购等形成的资料等。4.劳资人力资源资料。包括公司下属各个部门的人力资源开发规划、人事任免、聘任形成的文字材料、职能部门岗位规范、人力资源调整、人力资源管理、员工工资审核记录的相关资料等。5.公司资质性资料。包括法人营业许可证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类牌匾和荣誉证书、达标证书以及公司相关印章等。6.公司计划性文件资料。包括公司总体的计划和规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务

4、计划等。7.公司重大决议。包括总经理办公会议及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。8.公司技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。9.公司各类声像制品资料。包括公司及其下属部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料。如照片、录音、录像、影片等。10.电子性文件。包括公司有关的电子版资料、文件等。11.其他题赠性资料。包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。注意：业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负

5、责立卷归档，每月的20号之前将当月的存档目录报给公司行政部备案。第三条档案管理机制公司及各部门、员工有保护档案的义务。1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专人主管或分管公司主体档案工作。2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司行政部移交保管。3.公司设专用档案室，配备必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全，暂不具备档案案安全保管条件时，要委托行政部代为保管。第四条档案的管理

6、程序（一）档案的收集管理：公司行政部是档案综合管理部门，负责公司文件材料的收发、收集和归档管理。负责对各部门、各分公司档案管理的协调工作。一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。会议文件由会议主办部门收集。最终送交行政部统一归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时转交(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。公司行政部设档案室和档案员（可兼职），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资

7、料必须按年度立卷。各系统和部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度的规定分别收集整理，归档立卷，统一报送行政部归档管理。（二）档案的归档要求：证件类编号方法：据公司实际情况，将档案分为证件与文件两大类。①证件由字母ZJ表示与文件类相区别。②证件的原件、复印件分别以英文的第一个字母表示，如原件用字母YJ表示、复印件用字母FJ表示。③最后为证件的顺序号，原件例：ZJ－YJ－001,复印件例：ZJ-FJ—001文件类进行再次分类：①一级分类：按照各部门性质进行分类，以各部门的名称来代表。②二级分类：（按照文件类型划分）一级类目

8、：公司所有资质，法规等有关文件（用字母A表示）。A1：公司章程、账号、授权书、许可证、其他资质等。A2：合同、协议。二级类目：公文类（用字母B表示）B1：公司下发的