威龙集团及所属各分公司档案室管理制度

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1、公司档案管理制度第一章、 总则第一条、为了规范公司档案管理，保证公司档案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。第二条、本制度适用于集团及所属各分公司业务档案、项目资料的整理归档；行政管理部门、办公室及财务部门等相关档案和资料的整理归档。第二章、档案管理机构的设置及基本要求第三条、档案划分及管理部门一、公司设立档案室，隶属于行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。二、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案

2、应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签（部门编号[年份]文件顺序编号（修改次数编号），并建立电子与纸张分类目录。第四条、各部门资料管理一、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。二、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。三、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。第三章 、档案保管第五条、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。第六条、档案必须遵循文

3、件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。第七条、要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。第八条、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。第九条、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。第十条、公司档案的分类：一、计划性文件资料：包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。二、调研性资料：包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技

4、术经济论证材料等。三、总结性文件：包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。四、汇报性材料：包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。五、批示性文件材料：包括公司各类标准、指标，如考核标准，计划指标等；公司生产经营过程中的各类命令、工作指示、调度命令等。六、公司重大决议：包括由公司总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件、纪要、决定和会议材料、会议记录等。七、法规性文件：包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司下

5、发的制度、管理细则、规定、通知等文件，根据下发时间先后按顺序编制固定格式文件序列号，同时收集整理电子档和有权发文人签章的原始文件，由办公室负责收集整理并归档。八、证件性文书资料：包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。九、十、凭证性材料：包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。十、劳资人事资料：包括公司的人事任命、人事调整、人事档案资料、人事考勤、

6、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。涉及到员工个人的资料文件分别归置员工个人资料档案。*员工个人资料档案包括：（1）入职资料A、个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、各类等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息及面试评价表。B、劳动合同、保密合同、补充协议等。（2）培训档案A、参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。B、培训服务协议。（3）职位档案A、职位说明书、职务说明书、职务任命书。B、职务变动申请、职位职务变更记录。（4）薪酬考核档案A、试用期考核表、员工试用期总结表。B、季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。C、工作记

7、录、调薪申请单、调薪/降薪记录。（5）其他档案A、个人党、团相关资料。B、各类奖励、处罚记录。C、离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。一、声像制品资料：包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。二、馈赠性资料：包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。员工个人资料档案：（1）入职资料A、个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、各类等级证书