宁波艺国集团有限公司会议管理制度

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1、修改明细表修改日期版本/修改次数修改主要内容修改人批准人生效日期起草审核批准部门行政管理中心制度委员会总裁室姓名日期1、目的为规范集团公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。2、适用范围本制度适用于宁波艺国集团有限公司所属会议管理。3、管理权责3.1总裁室负责集团公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。3.2会议发起人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。3.3会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。4、会议分类会议主题/类别/主持人/参加人4.1例会（含总裁办公会、早会）固定时间、固定汇报程序，尽量解决即席提

2、出的问题。早会参加人员是集团全体员工；总裁办公会参加人员是总助以上人员。4.2动员会发言固定、没有讨论程序，各中心/公司负责人做会议提拟，4.3研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果公司临时行政会议中心/部门负责人会议提拟人提拟4.4论证会/评审会对某事件、某方案进行集体讨论，必须有结论公司临时行政会议集团总裁或其指定会议提拟人提拟4.5专题会为某一专题而开，必须有结论公司临时行政会议提拟人指定会议提拟人提拟4.6评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开公司例会人力资源中心总监会议提拟人提拟4.7总结会总结前一段工作，研究、部署下阶段工作公司例会中心/部门负责人会

3、议提拟人提拟4.8汇报会下级向上级或有关人员汇报工作情况公司临时行政会议会议提拟人指定会议提拟人提拟4.9调度会任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动公司临时行政会议会议提拟人提拟会议提拟人提拟4.10部门例会各中心/部门固定汇报程序部门会议中心/部门负责人自定5、管理内容5.1会议提拟与审批。5.1.1公司月度例会无须提拟和审批。5.1.2公司临时行政会议、公司年度例会由集团总裁直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总裁批准。5.1.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。其中，中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，

4、应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由本中心另行提拟方案呈报集团总裁室批准后执行。5.2会议计划与统筹。5.2.1每月28日前，行政管理中心与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报集团总裁室审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。5.2.2凡行政管理中心已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请行政办公室调整会议计划。未经总裁室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。5.2.3会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优

5、先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。5.3会议准备。5.3.1会议通知遵照以下规定：1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由中心/部门按计划表直接通知与会人；2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；（3）其它提拟人认为应另行通知的情况。3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、

6、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。5.3.2会议的其它准备工作遵照以下规定：1、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；3、公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。4、部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（人力资源部）

7、书面提出，由会议室管理部门（人力资源部）统筹安排。5.4会议组织5.4.1会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。5.4.2会议主持人须遵守以下规定：1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出