论现代企业的秘书工作

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1、论现代企业的秘书工作摘要：现代科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，企业领导的新要求和秘书工作自身的不断发展变化，决定着秘书人员对自身综合素质方面有更高层次的追求。企业秘书工作必须结合现实情况，充分发挥助手参谋作用，更好地做好自己的本职工作。关键词：现代企业秘书工作随着市场经济的深入发展，企业对秘书人才提出了多类型、多层次的立体化发展需求。秘书工作的服务对象、服务内容、服务方式，随之呈现多元化的发展趋势。这就要求现代企业秘书工作服务实现职能化和事务化的高度统一，不但要承袭过去那种“承上启下、收收发发、接转电话、写写报报”的事务性办公内容，更要在实践的过程中涵盖现代

2、秘书工作辅佐性的真正含义，使秘书不仅是企业生产、经营、技术、管理的熟悉者，还应该成为领导决策的辅助者，从而具备较强的组织能力、督办能力、协调能力、应变能力和分析能力，这些都对企业秘书的智慧、知识和能力提出了更高的要求。秘书是担任辅佐领导日常工作的人员，企业秘书是秘书人员的一个分支。随着时代的飞速发展，各个机构和部门对秘书人员的工作和素质的要求都越来越高。我认为现代企业秘书的基本工作大致可分为：日常事务的处理、信息的处理、调查研究、人际关系的处理。一、日常事务的处理上司会有很多需要处理的事务，做为一名企业秘书就必须辅佐上司处理好这些繁重的事务，我觉得以下几个方面的事务

3、是工作的核心。（一）整理办公室秘书的第一件事就是为领导整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作。每一个在科室工作的人天天都要整理办公室。但是，“秘书工作是从整理办公室开始的，也是以整理办公室结束”。因此，对于秘书来说，整理办公室是一项重要工作。然而，整理办公室并不单指手持吸尘器为领导吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。这里的“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各科室联系的各种工作，即为领导创造一个最佳的工作环境。如果领导对秘书说：“请把某年某月某日A公司的资料拿来。”而秘书迟迟找不到这份资料，就说明未能为领导创造最佳的决策环境。秘书必须具备能迅

4、速查找到资料并送交领导的工作能力。（二）接待工作接待工作是企业秘书的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此及彼带来大量人员流动，上级领导的视察、合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次与日俱增，这就使接待工作越来越重要。企业秘书对任何来客都应一视同仁，做到以礼相待，而不问其职位高低或是熟悉等情况。对经常联系或领导约见者，企业秘书接待时应主动地称呼、问候、或握手致意。要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。制定接待计划的既要考虑现行规定和领导意图，又要考虑来访者的相应情况和各种主客观条件，因此，必须从实际出发，

5、尽量使方案内容周详，便于领导斟酌。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、尽心细腻、良好的精神风貌、浓厚的文化氛围个高水平的服务，将会给客人留下终生的印象。接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，对接待工作中的各个要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象，推销自我。企业秘书只有结合企业-5-自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。同时，企业秘书要积极探索能够更好地

6、反映企业精神与企业亮点，体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进，开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。（三）公文处理公文处理是秘书部门的一项经常的、大量的基础性工作。在实际工作中，已形成许多规范化的程序和常规要求。秘书的助手作用，很大程度上体现在公文的办理中。公文的处理程序一般由三个阶段构成：一是收文阶段，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办。二是办文阶段，此阶段可分为办文和办事两项内容，办事即依文办事，就是阅读文件，贯彻精神，取得效益的过程。秘书人员的工作是为领导阅读文件提供各项服务。如果来文系单份且需要很多领导人及其他人员阅读、又不准翻印的，就须有传

7、阅这个环节。文件传阅的次序一般是先送主要领导人，次送主管领导人及其他副职领导人，再送有关业务负责人，最后送有关人员。如果副职领导人和部门负责人较多，就应事先排出次序，照章办事。三是发文阶段，公文形成后的登记、装封和发出构成了公文办理的最后阶段。在公文处理的各个环节上，秘书人员都要参与，只有成为办文的“能手”、“快手”、“高手”，才能当好领导的参谋和助手。企业秘书在处理公文的过程中要讲究效率，这关系着一个企业的形象的办事效率。首先公文处理要规范，企业秘书都必须要谨慎，准备的把每个步骤做好。其次是要讲究时效，企业秘书要养成说办就办、雷厉风行、办就办妥的优良习惯和作风