试论高校办公效能发挥影响因素及策略

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1、试论高校办公效能发挥影响因素及策略［摘要］目前制约高校办公效能发挥的因素很多，已经逐渐开始影响高校日常管理工作的正常运行。文章阐述了人员素质、监督与绩效考核、办公自动化技术三个方面对高校办公效能发挥的影响，进而提出了解决策略：提高办公室人员综合素质，构筑全方位、多维度的监督体系，设计高效的办公管理系统，建立科学有效的绩效考核管理。［关键词］高校办公效能影响因素应对措施［作者简介］张伟锋（1982-），男，浙江嵊州人，浙江工业大学学校办公室，助理研究员，硕士，研究方向为高等教育管理和安全法制。（浙江杭州310000）［中图分类号］G647［文献标识码］A［文章编号］1004-3985（

2、2012）20-0172-02为适应高等教育事业快速发展的需要，越来越多的高校认识到管理水平、工作效率和服务质量有待提高。因此，有必要对办公效能问题进行研究和探讨，找出制约办公效能发挥的各项因素进行科学合理的应对，促使高校办公效能的提高。一、影响高校办公效能发挥的因素（一）人员素质9各大高校中的办公人员素质良莠不齐，势必有部分工作人员跟不上学校整体的步调，影响着整个高校办公效能的发挥。1.政治素质。为保证高校办公能效的正常发挥，办公人员必须具备的就是合格过硬的政治素质。能够认真了解国家和党的方针政策，根据方针政策不断提高自身的政治素质及理论、实践的水平，使高校的管理能够科学、系统地发

3、展下去。高校中的学生都是祖国未来的栋梁之才，在学校中学习专业课知识固然重要，但是较之书本上专业性很强的知识来说，对于国家对于制度的了解更为重要。高校是培养人才的地方，作为高校的管理人员，首先就要具备经得起考验的政治素质，才能有效地向学生传达党和国家的方针政策及需求，高校中的工作人员必须在日常工作中树立正确向上的形象，使得培养出来的人才能够为国家为人民履行应尽的义务。2.思想观念。办公人员的思想观念是基于政治素质之上制约高校办公效能发挥的关键因素，高校办公人员的思想应跟随时代、方针的变化而变化，不能一味地固守旧习，一成不变。当传统的观念并不适用于现实社会的时候就需要对其进行改变。对于新

4、兴事物应该尝试接受而不是一味地抵制。做好自己的本职工作，积极参与到能提高整体职能绩效的工作中去。根据自身办公职能，从长远考虑，为自己制定适合的发展方针。树立发展意识，在高校中合理地定位分析自身的办公职能，在不断发展中完善自己。93.业务能力。在高校中办公的工作人员必须具备一定的专业知识、过硬的业务能力及沟通能力，才能使得高校的各项工作得到优质高效的完成。这就要求高校内的办公人员必须具备的业务能力包括：良好的沟通能力、优秀的语言表达能力、文字处理能力、有条不紊地协调各项工作的能力、熟练地运用计算机办公软件的能力等。高校办公人员的业务涵盖很广，其中最为重要的岗位职责就是文字表达能力及协调

5、工作能力。定期总结工作内容并规范办公流程，促使业务能力得到提高。高校内的工作比较繁琐复杂，需要在有限的时间内完成分内的事情，这就要求工作人员在表达工作内容的时候简短清晰，做到高效率办公。办公人员的专业业务能力的提高是关系着高校办公效能的重中之重，对工作人员的技能及专业知识定期培训，可使其有过硬的业务能力，提高办公效率。在处理复杂问题的时候不私自做决定，经过认真分析研究之后，申报决定如何解决，有清晰的思维及处理问题的能力。94.工作作风。影响高校办公效能的制约因素，工作作风是其中最为重要的因素之一。高校工作人员的良好工作作风不仅能带动其他员工的工作气氛，更能调动学生学习的积极性。高校办

6、公效能中的服务性占了较大的比重，工作人员需要具备良好的工作作风，才能从根本上提高高校的办公效能。作为培养人才传播知识的高等学府，从事高校工作的办公人员要有踏实、求实的工作态度，处理问题的时候更是要做到具体问题具体分析，一切从实际出发，务必做到对待任何事任何人都抱着实事求是的态度，具有不偏不袒的正直作风。在工作中严格按照国家及学校的要求进行办公，按照学校制定的办公流程去工作，不私自做决定，从实际情况出发对每项工作的内容了解本质之后认真完成。在高校中工作其实是一种辛苦繁琐又乏味的工作，这就需要工作人员具备应有的奉献精神，能够从心里去喜欢这份工作，在枯燥乏味的办公生活中，守得住寂寞耐得住软

7、磨硬泡，扎扎实实地工作，脚踏实地地做人，认真完成每一项工作，使办公能效最大限度地得到发挥，并在真正意义上提高高校办公效能。（二）监督与绩效考核建立健全的监督管理机制有利于督促高校内的办公人员积极投入到自己的工作中去，树立各部门工作人员的良好服务意识。将枯燥乏味的工作变得有生机活力，调动工作人员的积极性，能做到高效率地完成自己分内的工作，履行岗位职责。9高校中的激励机制和监督机制是办公效能不可或缺的一部分，不仅能带动工作人员的积极性，还能良好地控制办公效能。