商务中心接待服务工作流程

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1、商务中心接待服务工作规范一．服务宗旨崇尚贴心、用心、暖心，“三心”服务。1、贴心服务。即从各部门、各子公司实际接待需求出发，提供个性化、多样化定制接待服务方案。2、用心服务。即服务人员规范化，服务流程标准化，服务节奏高效化，服务方式优质化。3、暖心服务。即崇尚以人为本，注意细节服务。让来宾在体验公司规范化的接待服务同时，有宾至如归的感觉。二．服务范畴1、与来访者进行前期沟通确认，制定接待服务方案。2、制作邀请函、会议手册、欢迎条幅、指示牌、签到册，进行商务礼品采购。2、接待过程中礼仪与迎送、车（机

2、）票预订、餐饮预订、住宿安排、活动安排、安保、翻译、文秘服务、打印复印、健康保障（对于有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议，提供急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道等服务）。3、会议服务：会场布置、名牌（座位牌）制作、会议所需物品采购、摄录人员、会场设备调试、会场礼仪服务人员、会间服务、会后清理会场。三．服务团队1、商务组：李嘉坤、白鹤具体职责：代订车（机）票，代订酒店、餐厅、娱乐场所、旅游景点，联络参观单位，提供打印复印服务，提供健康保障。2、文书组：朱紫钰

3、、王明欣具体职责：与来访者进行前期沟通确认，与各部门/子公司沟通准备所需材料，制定接待服务方案，提供文秘服务、翻译人员，接待后进行财务统计报销，来访者回程后进行问候确认。3、接待组：杨靖、曹阳、李嘉坤、王明欣具体职责：邀请函、会议手册、欢迎条幅、指示牌、签到册、名牌（座位牌）制作，商务礼品采购，礼仪服务，会议服务。4、车管组：于洪智、苗伟隆具体职责：车辆调度、车辆租赁、来宾迎送5、安保组：华晟达、田效、朱鹏民具体职责：来宾在公司期间的消防安全、人身安全、保密安全和财产安全。6、餐饮组：王丽影、于喜

4、国、齐艳、董桂清、王桂云、简凤文具体职责：来宾在公司期间的工作餐及客餐准备、果盘及糕点准备。7、保洁组：单淑霞、曲金芳、杨立芹、马吉洪、崔凤玲具体职责：楼内楼外卫生清洁，卫生间保洁用品配置，会场清理，协同会场布置。四、服务流程（一）接待准备工作文书组1.信息确认：向来宾方传递来宾确认函（见附件5），确认来宾人数、职务、行程、交通方式、概要洽谈内容等信息。2.资源共享：将来宾方的详细信息传递给各相关部门。3.将汇报材料册、日程安排表、交通线路图、天气情况预报等信息发送给来宾方联络人，以便来宾方事先准

5、备、做好安排。接待组1.准备接待期间的照相和录像器材，同时确定照相和录像的具体负责人员。2.依据公司或对口部门意见，确定整个接待过程中不同环节的陪同人员名单。3.邀请函、会议手册、欢迎条幅、指示牌、签到册、名牌（座位牌）制作，商务礼品采购。对口接待部门各相关部门和人员接到综合办公室传送的来宾方详细信息后，准备素材、协调时间、安排工作。车管组车辆安排，确认迎接时间和来访人数、规格。进行相应的准备，如在车上准备雨伞、矿泉水、湿巾、纸巾、接站牌等。商务组宾馆预定、餐厅预定、礼品预定、会议室预定、参观单位

6、联络保洁组楼内楼外卫生清洁，卫生间保洁用品配置。（二）接待进行中文书组1.就餐安排。①来宾达到当日，根据到达时间和来宾是否用餐等信息，考虑是否安排欢迎宴会。如安排欢迎宴会，根据来宾级别不同，公司应按照对等原则，安排相应人员陪同。②进入到来访正式日程后，按照日程安排中的就餐安排执行即可。③来宾离开当日，根据离开时间和来宾级别等信息，考虑是否安排欢送宴会。如安排欢送宴会，根据来宾级别不同，公司应按照对等原则，安排相应人员陪同。2.参观环节。①公司内参观。安排来宾在公司内参观时，在日常办公区定置管理的同

7、时，需要在参观前一日安排一次员工办公区定置管理检查，确保员工办公区的整洁和规范；来宾前往各部门参观时，各部门员工要面带微笑，起立并鼓掌欢迎，直到来宾离开后方可坐下。②公司外参观。提前确定来宾的参观需求，并提前联络拟参观地点，确定好参观地点、参观路线等详细信息；综合办公室或对口部门要派相关人员陪同来宾前往参观地，并负责来宾参观期间的疑问解答、后勤保障和交通安全等工作。车管组接待公司认定的贵宾时，综合办公室经理或对口部门经理必须跟车前往，待安排好客人的食宿后方可离开。特别重要的客人，公司高管应跟车前往

8、迎接。当贵宾单位就在长春本地时，应直接前往贵宾单位迎接，上述规定要求不变。餐饮组根据就餐需要准备工作餐或客餐接待组1.协助来宾办理好入住手续，并将来宾物品运送至各入住房间。接待工作人员要时刻保持与入住宾馆的沟通，确保来宾入住期间一切顺利。2.来宾抵达公司时，要根据来宾重要程度，选择如下几种或一种欢迎形式：①楼外或会议室悬挂欢迎条幅。②一楼营业大厅电子屏打出欢迎词。③公司高管及中层经理人员在公司正门列队迎接。④楼内悬挂欢迎小海报。安保组1.迎宾：标准跨立于车场两侧及相应岗位，来宾车辆