浅谈高职院校干部档案管理多媒体信息网络系统建设

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1、浅谈高职院校干部档案管理多媒体信息网络系统建设　　【摘要】高职院校传统的干部档案管理方式存在着诸多突出问题，比如信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大，等等。近年来，高职教育的迅猛发展要求高职院校干部档案管理的信息处理更及时、更灵活、更准确，最大程度地实现信息共享。所以，建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统显得尤为重要，本文重点阐述了建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统的必要性及其产生的作用，并深入分析了建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统应该注意的问题。　　【关键词】高职院校；干部档案；信息管理系统　　高职院校的干部档案是重要的信息资源之一，干部档案管理在高职院校的发展中起

2、到重要的作用。加强高职院校干部档案的多媒体信息管理是提升高职院校现代化管理水平的内在需要，实现高校档案资源的共享和利用。目前，高职院校的干部档案管理大多数仍为传统管理模式，笔者就如何更好地建立和使用高职院校干部档案管理多媒体信息化网络系统，建设高职院校干部档案管理新模式作些探讨。　　一、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统的必要性　　高职院校的干部档案管理工作是一项基础性工作，也是高职院校教育教学管理中不可缺少的重要环节，更是衡量高职院校管理水平高低的重要标志之一。　　1、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统是高职教育实现信息化和新时期组织工作的迫切需要。当代信息技术的发展突飞猛进，成熟的

3、信息及电子技术已普及到各行各业。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期高职院校的管理工作也应该跟随信息技术发展的脚步。用现代化、科学化的手段做好干部档案的管理工作，更好地为建设国家示范性高职院校提供条件，这既是新时期高职教育管理工作的迫切需要，也是高职教育信息化工作的必然要求。　　2、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统是干部信息规范化的需要。在高职院校日常的干部管理工作中，存在大量的干部信息，这些信息绝大部分是以传统方式、通过手工进行管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使得干部档案信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足干部个体微观管理和干

4、部群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的高职院校干部档案信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理高职院校的干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。　　3、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，高职院校的各级教学管理部门都具备了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备。在教学中，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，部分软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，学校的信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，从而不断促进高职院校组织管理工作

5、的科学化和现代化。　　二、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统的作用　　高职院校干部档案多媒体信息网络系统建立后，实现了数字化管理，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高。通过信息技术，用户可以立刻直接查询到所需的干部信息，不必像过去那样从大量的纸质文件中翻找。有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。具体如下：　　1、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统可以为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面

6、的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。　　2、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统可以使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量。高职院校干部档案管理多媒体信息网络系统，提供了在高职院校干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免学校各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，由于干部的任免，随时可能产生一些新的信息，便可以通过网络随时更新，提供最新的第一手资料，大大提高干部信息的时效性。　　3、建立高职院校干部档案多媒体信息网络系统可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免高职院校的干部，基本上都是采取文字材料加口头汇报

7、的传统方式，使用干部档案多媒体信息网络系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，拓宽视野，适应建设