ep-18-10环境记录管理程序

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1、环境记录管理程序文件编号：EP-18-10发行日期：版次：1.0制订部门：行政部核准审核作成7环境记录管理程序文件编号：EP-18-10页次：修订页申请号版次修订日期修订内容修订者/1.02012.01.10初订陈朝文7EMS程序文件环境记录管理程序编号EP18版本/版次1/0页次1/31目的建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。2适用范围适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。3职责3.1行政部负责记录的制定、编码、评审、修改、换版和分发。3.2各职能部门负责本部门环境

2、记录的编制、填写、收集、保存。3.3行政部负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的工作。4工作程序4.1本公司环境记录内容4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括：a法律法规及其它要求；b环境因素和有关的环境影响记录；c环境培训活动记录；d环境目标、指标和管理方案记录；e环保部门提供的环境监测数据；f环境违章情况、事故、投诉和处理记录；g文件控制记录；h环境信息交流记录；i供方和承包方信息记录；j体系日常运行情况记录；k环境审核和管理评审。4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒

3、介等。4.1.3公司环境记录种类编制和审定和保存期限见《环境管理体系文件目录一览表》。4.2环境记录的分级管理原则4.2.1行政部负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。4.2.3行政部负责组织编制环境记录格式。7EMS程序文件环境记录管理程序编号EP18版本/版次1/0页次2/34.2.4各部门根据工作需要对新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核后报行政部汇总审定、编码，由管理者代表批准，行

4、政部负责登记和发放。4.3环境记录的标识和检索4.3.1根据《文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号。4.3.2行政部编制《环境管理体系文件目录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇，原件保存在品管部以便查阅和使用。4.4环境记录表式的更改环境记录表式更改时，部门负责人及管理代表公司主管领导签批后，交行政部进行更改登记，必要时向各部门发放《文件修改记录》。4.5环境记录的管理4.5.1填写要求a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性；b填写环境记录，必须使

5、用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。4.5.2环境记录的编目、贮存a各部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存；b与环境体系有关的环境记录，各部门每年度末送行政部归档并登记在《环境管理体系记录一览表》上；c环境记录，应有专人专柜保存，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作；d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失。4.5.3环境记录的保存期归档的环境记录，其保存期按《环境管理体系文件记录一览表》中之规定执

6、行。4.6环境记录的处理4.6.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。4.6.2需作废的环境记录，由文件管理员填写《文件制定/修订/废止申请单》经部门负责人、管理者代表审批后，由行政部负责报废，并加盖“作废”章。5相关文件《文件控制程序》7EMS程序文件环境记录管理程序编号EP18版本/版次1/0页次3/36环境记录《环境管理体系记录一览表》《文件制定/修定/废止申请单》7环境管理体系文件记录一览表序号文件名称保存期限保存期限：三年EFM-P18-10-017EMS环境管理体系文件制定、修定、废止申请单申请单位：申请人：原制定

7、单位：文件名称：申请日期：现行版本：申请类别：□新制定□修订□废止申请单位主管审核：修改后版本：新制定、修订前后或废止内容说明叙述：各部门会签部门：签名：日期：总经理核示部门：签名：日期：部门：签名：日期：部门：签名：日期：部门：签名：日期：部门：签名：日期：文管中心会签：文件编号：本单生效日期：年月日保管期限：三年EFM-P18-10-017