第十一章公共关系文书

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1、第十一章公共关系文书公共关系文书是公共关系实务的重要组成部分，其写作是公关活动中的重要内容和形式之一，它与一般的秘书工作所涉及的文书有所区别，主要局限于礼仪应酬和宣传鼓动方面，相对而言，面比较窄，专业要求更高。本章主要讲述公共关系文书的特点和几种常用的公关文书的写作要求。第一节公共关系文书概述一、公共关系文书的概念及其分类要了解公共关系文书的概念，我们首先看一看什么叫文书？文书是一个外延很宽泛的概念，它包括公务文书和私人文书两大类。公务文书的简称就是公文，它是社会组织企事业单位在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。私人

2、文书又叫个人文书，是个人活动及其与他人往来中所产生的文书，如日记、书信、回忆录等。公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活动而制作的各种书面文字材料，它是文书在公共关系中的运用。一般来说，公共关系文书写作内容较多，但概括起来，主要分为三个方面，即事务性公关文书、传播性公关文书和礼仪应酬性公关文书。事务性公关文书就是为了正常开展公关工作而编制的文书，如简报，公关计划，公关调查报告等。传播性公关文书就是为了宣传组织良好形象，为组织的正常运作和发展创造有利的内外部环境而制作的文书，如广告，新闻，演讲等。礼仪应酬性公关文书

3、就是在日常工作中组织与组织，组织与个人之间为达到一定的公关目的而编制的文书，如请柬，祝词，答谢词等。二、公共关系文书的写作特点1．明确的实用性公关文书与一般文书相同，其写作具有明确的实用性。它是为了达到一定的公关目的，在公众中树立良好的组织形象而写作的，实用性很强。如写公关广告，就是为了宣传组织形象，让公众了解，认知组织，提高组织的知名度，为组织的发展提供良好的舆论环境。因此在书写公关文书时，一定要从实际出发，本着一定的目标而写作。2．内容的真实性由于公关文书服务于一定的公关目的，所以其中涉及到的事情，人物，情节，数字，一定要真实

4、、准确，不能有假设虚构，否则就会影响组织声誉，给组织的发展带来不良的后果。3．较强的时效性公关文书一般讲究时效，要求文书的写作在一定时间内完成，不允许拖拖拉拉，否则就会耽误工作的正常开展。如简报，新闻在这方面就有很高的时间要求，超过时间就毫无意义可谈。4．格式的规范性公关文书与一般文书一样在写作上有一定的较固定的格式，即比较固定的结构层次，习惯用语，称谓，签署等，这样便于书写，阅读。如请柬，信函，广告等等。5．作者与读者的特定性公关文书的作者一般为集体或集体代表，在写作时一定要遵循组织的意图、目标，初稿写成后，还要经过集体讨论，大

5、家提意见，然后修改，最后由负责人审阅通过。写作要求表现出一定的程序化，公关调查报告和公关计划就是这方面突出的代表。其次，公关文书的阅读对象也是特定的，如广告的阅读对象为社会公众，简报的阅读对象是组织领导和内部员工。三、公共关系文书的语言要求1．用词准确公关文书的真实性要求文书写作要力求用词准确，以达到预期的效果。如在介绍产品的广告中，其性能，规格，特点，专家评价，检测等一定要用准确而严密的语言表述出来，否则就有虚假不实之嫌。2．文字简洁公关文书要求文字简短，简洁明了，如简报的自述要求千字以内，最多不超过2000字；广告，新闻更明确

6、要求文字精练，篇幅简短有力。此外，为了使语言简洁，在信函中还经常使用“此复”，“函告”等习惯用语。3．语言质朴公关文书是应用文书，因此要求写作内容实事求是，语言平实质朴，做到易看、易读、易懂，但是语言平实质朴也不等于枯燥无味，有些文体，如请柬的语言就要求富有感情色彩，情真意切，大方有礼；公关广告则要求运用适当的修辞手法使语言具有感染力，以达到引人注目的效果。所以在运用语言时一定要灵活多变，不拘一格。4．表现得体公关文书有一定的阅读对象，因此语言要注意得体。如请柬对语言的要求方面要作到文雅，庄重，有礼，还要表现出邀请者的诚意；演讲稿

7、要根据听众和场合的不同，在称谓上有所变化，如曲啸在给一个农场犯人作演讲时，所用的称谓就是经过再三斟酌而定的，它一开始用“犯人们”，觉得不合适，后改为“同志们”，还感觉不当，最后他再三思考，选用了“触犯了法律的年轻朋友们”，这样既符合实际，又很亲切。使当时在场的犯人感动地留下了眼泪。总之，公关文书的语言一定要得体，这样才能发挥其实际作用。第二节几种常见的公关文书一、请柬请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活动和相互交往中,如开业,奠基,庆祝等礼仪性活动前,以书面形式通知,邀请参加者的文体。公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种公

8、关目的,用来告知特定公众的书面语体。其主要作用是密切和协调主客体之间的友谊关系,促进双方的理解与合作,帮助本组织扩大声誉和进一步发展。1．请柬的写作方法和格式请柬的最大特点就是言简意赅却要表达出较浓的感情色彩和诚意，它的书写格式有以下几部分组成：（