控书单是图书馆藏书搬迁的有效管理手段

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1、控书单是图书馆藏书搬迁的有效管理手段郝朝军李增义(山东建筑大学图书馆山东济南250101)〔摘要〕本文介绍了控书单的内容和使用过程，并结合工作实际阐述了控书单在图书馆藏书搬迁过程中发挥的重大管理作用和意义。〔关键词〕控书单；藏书搬迁；管理作用〔中图分类号〕G251〔文献标识码〕A图书馆搬迁的核心内容是藏书搬迁，藏书搬迁动辄几十万上百万，数量庞大且有严格的排架排序要求，加之搬运的趟数众多，很容易产生混乱。一旦放错位置，挪移起来相当耗时费力。因而需要有效的管理手段加以控制。我馆在向新馆搬迁的过程中，借鉴和吸取以往多次搬家的经验和教训，创造性的实行了控书

2、单制度，大大提高了搬迁效率。1图书馆在藏书搬迁中使用控书单的客观必然性1.1藏书搬迁过程中采取控书单是由搬家公司按趟取费的现实决定的按趟数为标准计费是图书馆和普通搬家公司的共同合理选择。由于藏书搬迁是一项繁重的体力劳动，加之图书馆女同志较多，而专业图书馆搬家公司取费昂贵且数量有限的情况下，选用普通的搬家公司参与图书馆搬家是最现实和经济的选择。使用普通的搬家公司，按每车运书的趟数计费是双方最易达成的协议。我馆在图书搬迁的过程中，就是以趟为标准向搬家公司付费的。之所以如此：1.1.1这符合搬家公司的惯例，市场上住宅家具的搬迁一般以趟数计费，这便于搬家公

3、司计算自己的劳动量。1.1.2这便于确定整个搬迁工程的劳动量。藏书数量巨大，究竟需要多少车次搬运，目前还不具备公认的科学精确的估算方法，由于利益驱动，整个搬迁工程所需车次事先难有定论。用累计各趟的方法算出总车次最容易被双方接受。1.1.3以趟为单位计费，便于发挥馆员的积极性，节约搬迁费用。图书馆对专业搬家公司可以实行承包制，由于实行完成任务一次性付费，可以不累计搬迁的趟数，但费用较高，对资金一直比较紧张的多数图书馆来说，这种方式是很少被采用的。普通搬家公司需要在馆员的指导下才能完成搬迁，因而费用低。按趟取费要求对搬运趟数进行有说服力的记录,因为搬家

4、公司装车时普遍具有宁少勿多的思想倾向。这种客观现实为具有凭证性质的派书单的产生提供了需要。1.2图书馆搬迁过程中使用控书单是由图书馆搬家的特殊性决定的图书馆搬迁与日常住宅搬迁的区别在于：日常搬家由于物品数量较少，对物品的摆放位置的要求不是十分严格，一旦出现错误，位置也便于挪移;藏书搬迁则不同，由于数量巨大，纠正起来相当困难。图书馆搬家与日常搬家虽有相同之处，但不同方面是主要的，强化图书馆与日常搬家的本质区别是认识馆藏图书搬迁规律的第一步。实际工作中往往将图书馆藏书搬迁与日常住宅家具的搬迁混为一谈，或者对图书馆搬迁的特殊性认识不足，必然把图书馆搬迁变

5、成一场劫难。图书馆搬迁的特殊性表现在以下几个方面：1.2.14图书馆搬家具有很强的专业性。藏书是一个有机的整体，不是杂乱无章的排列，其搬迁的过程恰如一架功能完整的机器的拆卸安装过程。由于藏书体系的庞大，是无法做到整体搬迁的，只能先化整为零，然后化零为整。藏书的下架打捆，是藏书体系的化零过程。藏书的搬运是由零为整的过程。后者如果没有娴熟的排架知识，是无法将藏书重新有序化，恢复为一个有机的整体的。普通搬家公司加入这一过程后，由于其自身非图书馆专业的局限性,其中所发生的非专业行为需要加以控制并给予归整，控书单适应了这种需要。1.2.2图书馆搬家具有很强的

6、时限性。图书馆搬迁的时限性表现在最大限度的缩短闭馆时间，使藏书在新馆及时开放。这是因为节约读者的时间，是图书馆工作的五大定律之一。大凡新馆搬迁，读者总是挂记图书馆的复馆时间。每当此时图书馆人总有一种强烈的使命感，想方设法缩短复馆时间。这个时限性要求藏书搬迁每一步骤都是科学合理的，以便节省点点滴滴时间。因而要求每趟图书搬运和卸车要做到一步到位，每趟藏书的存放位置经济合理。1.2.3图书馆藏书上架的工作量具有复杂的繁重性。这一复杂的繁重性表现在必须处理好效率和效益的关系上。在效率的基础上取得效益的最大值，是最科学合理的藏书搬迁。作为图书馆馆员会自觉将效

7、率放在第一位，搬家公司则将效益放在第一位。图书馆要求书捆上架的准确，和一步到位，必然增加搬运公司的工作量，降低搬迁效益。因为将成千上万捆藏书按照排架要求准确放置在书架上是很复杂的事情。搬家公司往往注重速度，而忽视卸车位置的准确。一旦放错位置，那么由图书馆工作人员将其纠正则是一项非常繁重的体力劳动。如何处理二者之间的关系，避免藏书位置的不精确和反复挪移及倒架，必然要求有效的管理手段。2控书单的设计制作与使用方法2.1控书单定义控书单是为保证搬家公司搬运藏书的数量和质量，由图书馆签发给其的等级证明，也是搬家公司从图书馆取费的凭证。控书单一式两份，分别由

8、图书馆和搬家公司持有。下列图表是一份简明的“控书单”：表1×××图书馆控书单号码NO.装车任务栏卸车任务栏装车等级车次发车