秘书学教案第七章 秘书事务辅助(7)

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1、秘书学教案：第七章秘书事务辅助第七章秘书事务辅助秘书要承担大量事务工作，既要协助领导管理机关办公事务，又要具体操办公务服务。这些事务看起来平凡、琐细，似乎微不足道，但却直接关联着领导工作成效，甚至能影响组织内外关系、影响组织和领导的形象，对机关有序运转也产生不可低估的影响。在秘书工作实践中，事务辅助的范围十分广泛，它包括综合协调、信息处理、督促检查、信访处理、受权理事等辅助领导管理的事务；也包括整理办公环境、处理电话、接待等公务服务，还包括文书撰拟、文件资料保管和利用，会见、会谈及会议的筹备、组织等秘书专门业务工作。第一节协助管理事务管理工作是具有法定

2、权力和职务的领导者、负责人的职责。秘书虽无领导者的权力和职位，但由于其具有领导者的参谋助手的特殊职能地位，秘书综合协调、收集处理信息、督促检查、信访处理、受权理事等辅助管理的事务，对领导者实施管理具有不可替代的协助作用。一、收集处理管理信息收集、处理各方面的管理信息，是各级各类管理组织秘书工作的共同任务。秘书信息工作是以现代信息科学为理论依据，运用信息论、系第29页共29页秘书学教案：第七章秘书事务辅助统论、控制论等现代科学原理，对组织内外的各类经营、管理信息，进行收集、处理、传递、贮存、转换、开发利用和控制，在组织管理信息系统的信息流输入、输出、反馈

3、的闭环回路中起到枢纽作用；在决策与执行中起到沟通的中介作用；在领导活动中起到信息服务作用。在我国的管理工作中，信息是作为一种重要的资源，作为知识型生产力的。自然科学和社会科学的研究以及研究成果的开发利用，都必须借助信息；科学管理与决策，都必须以及时、准确、全面、有效的信息为基础；秘书为其领导工作服务、开展办文办会办事等．日常工作业务，也必须以准确的信息为前提。秘书工作中，都十分重视信息的客观性、真实性、时效性、目的性、可传递性、共享性等特征；注重各类管理信息的政策性、机密性、系统性、动态发展性等，以便科学合理地为领导工作服务。秘书工作中，不仅强调根据领

4、导工作和管理活动的需要提供及时有效的信息服务；而且在撰拟文稿、筹办会议、统筹安排领导活动、处理协调事务、完成领导交办事项、以及机关日常事务等工作中，既要以准确及时的信息为依据，提高工作的质量和效率，又要在各项业务活动中积极主动地收集处理信息，拥有更大的信息量和更为敏锐的信息触角，充当领导者的耳目和参谋。秘书的信息工作是为领导决策和管理服务的，因此，秘书信息第29页共29页秘书学教案：第七章秘书事务辅助工作一是具有服务性。秘书信息服务及时、有效，有利于提高领导决策、管理的水平。二是从属性。秘书信息工作从属于所在机关和所服务的领导机关及领导人。秘书的信息工

5、作要注意针对性，要针对领导工作的需要。三是广泛性。领导决策及管理与组织内外各相关要素有着极为广泛的关联，决定了秘书必须广泛地收集处理各方面的信息。四是综合性。秘书要将来自各方面的信息进行分析综合，概括升华出有一定深度和广度的管理信息。五是时效性。秘书收集、处理、传递、提供利用信息必须注重时效，过时的信息会降低或失去其利用价值。秘书信息第29页共29页秘书学教案：第七章秘书事务辅助工作有信息的收集、整理、传递、反馈、存储和提供利用等基本环节。收集是秘书信息工作的基础。秘书收集信息要注重及时、准确、全面和对领导工作有用。秘书整理信息要注重精心筛选，去粗取精

6、，去伪存真，挖掘出有价值的，反映客观事物本质和动态的信息。秘书传递信息要迅速、对路、准确、保密，防止可能出现的各种干扰。秘书处理反馈信息要坚持实事求是，注重信息反馈的针对性、及时性和连续性。秘书存储信息要注重信息的价值、信息的有序贮存和检索工具的编制。秘书提供信息服务，协助领导开发利用信息要了解领导工作的需要，迅速准确地检索查找，有效地提供利用。目前，秘书都注重借助各种信息网络获取信息，注重从处理电话、接待来访、办理会务、收发文件等业务活动中获取信息，还注重运用各种调查方法去有目的地获取领导工作所需要的信息。在信息综合分析的方法上，注重分类分析和综合归

7、纳，注重运用系统分析法、逻辑分析法、动态分析法、纵向比较分析法、横向比较分析法、计划完成程度分析、静态平均数分析、数据预测方法、平均发展速度预测法、指数平滑法、季节预测法、专家意见法等分析研究方法。在信息处理的基本手段上，注重了运用以电子计算机为中心的现代信息系统，并在人机配合中充分注重秘书信息处理的枢纽作用。在信息开发利用的方法上，十分注重按照领导在不同时期、不同工作阶段的不同需要，有效提供信息，为领导工作服务，开发利用信息的实用价值和参考价值；特别注重以信息为基础，提供各种参谋建议为领导和管理工作服务。我国的管理组织十分注重构建与自身功能作用相匹配

8、的管理信息网络。如按管理组织的纵横结构和层次节制体系，构建管理信息网络，设置专职或兼职的信息处