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时间:2018-07-16
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1、第二讲商务函电写作基础EssentialsforBusinessCommunications2.1商务函电书写基本原则PrinciplesforbusinesscommunicationsA.Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。1)Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialoffe
2、rwhichwehavemadeinit.2)Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.B.Consideration体谅(you-attitude)要从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上尊重对方3a).Weallow2percentdiscountforcashpayment.3b)Youearn2percentdisc
3、ountwhenyoupaycash..4a)Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.4b)WewillsendyouthebrochurenextmonthC.Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请信应说明时间、地点等,切忌含糊不清的信件。D.Clarity清楚意思表达明确,要注意:1)避免用词错误:5)AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirects
4、ervices.此处bimonthly可以是twiceamonth或者oncetwomonths.,可以改写为:5a)WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.5b)WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.5c)WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.everytwomonths/evertothermonth.(2)注
5、意词语所放的位置:6)Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.6a)Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.前者则有两种商品以上的含义。(3)注意句子的结构:7a)Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay20byair.7b)Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyour
6、letterofMay20.E.Conciseness简洁(1)避免废话连篇:1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为:Weappreciateyourletter...2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:Weenclosetwocopiesof...(2)避免不必要的重复(3)短句、单词的运用:Enclosedherewith----->enclosedatthistime----->nowduetothefact
7、that----->becauseadraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000F.Concreteness具体G.Correctness正确2.2书信格式StructuresA结构格式(layoutstyles)商务英语书信(BusinessorCommercialEnglishCorrespondence)是指交易时所使用的通信。在美国,常用Businesswriting,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、
8、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说,英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen'sEnglish;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用
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