高校电子档案有效管理对策

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1、高校电子档案有效管理对策摘要：随着高校OA办公自动化、电子政务网的全面推进和校园信息化建设的快速发展，电子档案的数量也日渐增多，但因存储载体、计算机软硬件、网络技术的日新月异及档案管理软件设计开发存在的缺陷，电子档案寿命、信息安全与保密等问题也成为档案界重点关注的课题。为此，作者在本文中就电子档案管理面临的问题、有效管理对策进行了进一步的探讨。关键词：高校电子档案主要问题有效管理对策随着高校信息技术的飞速发展，高校当前各项工作已经进入了电子化、网络化的新发展阶段，各类文件材料不再以单一的纸质形式存在，而是以

2、磁、电、光等介质为信息载体，形成了电子文件。电子档案是指具有保存价值的、已归档案的电子文件及相应的支持软件、参数和其他数据，它是信息时代信息记录的主要形式。一、高校电子档案管理面临的主要问题1.档案保护措施缺失带来的载体寿命问题。电子档案载体的寿命除与自身内部诸因素有直接关系外，电子档案载体保护环境对寿命的影响不容忽视，主要表现在以下方面。5（1）温度和湿度的影响。超出标准的温湿度会使存储介质发生膨胀、粘连、霉变或收缩，从而影响信息数据的读取。（2）震动和磁场的影响。震动和磁场对纸质档案没有任何影响，但对于

3、以磁性物质作载体的电子档案来说，就会造成磁粉脱落、磁性减退，甚至消失，使记录信息被破坏，大大影响档案数据的读取。（3）空气中灰尘的影响。灰尘是影响电子档案寿命的一个重要因素。主要变现为物理、化学和生物三种类型的损坏。物理方面主要是对电子档案载体的表面污染或破坏；化学损坏主要是指有害化学成分对电子档案载体的化学作用而产生腐蚀；生物方面损坏主要是指灰尘中的酶和有机酸对档案载体的损坏。这些损坏会造成档案数据和信息无法重新再现，后果不堪设想。（4）阳光和空气的影响。长期受阳光中的紫外线照射，磁性载体消磁，造成信息难

4、以读取；空气中有害气体在一定条件下，对磁体进行腐蚀氧化，造成磁粉脱落，磁性消失，使得数据和信息读取不了。52.技术淘汰和设备更新问题。使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料上后，电子档案就永远脱离不了这种技术和设备，只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行还原、输出，才能识别它的信息内容。因此，电子档案对生成环境的依赖性，决定了要处理电子档案，就必须借助于计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术的日新月异，计算机更新换代很快，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保

5、存的电子档案来说，若干年以后，也许就会出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。3.档案管理软件设计标准的不统一带来的数据无法转换问题。当今档案管理软件虽然开发的数量很多，但由于开发标准不统一，模块设计存在较大差异，在使用过程中，由于软件功能滞后需更换新软件，发现原来软件备份的数据无法转换或读取。4.信息安全与保密问题。一方面，电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接收对象的开放性及文件内容的可分解性，不仅造成电子档案与载体的可分离性，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险，而且，使长期处

6、于共享计算机网络资源环境下的使用者减少了对电子档案存储位置的关心，从而影响了电子档案信息的真实性、完整性和可靠性，另一方面，互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。二、解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法51.创造良好的载体保护环境。电子档案一般以脱机的方式存储在磁、光介质上，所以，要创造一个适合于磁、光介质保存的环境。要建立恒温恒湿的专用档案馆（室、库）；采取严密

7、的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行保养和防尘处理；要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射；要尽量远离强磁场和有害气体；在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞。2.信息拷贝和迁移。电子档案保护技术的特殊性，要求我们必须努力创建适应电子档案管理的科学方法、途径、技术和标准。在目前情况下，采取信息拷贝和迁移不失为电子档案长期保存的一种可行办法。拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。同

8、时，为解决由于技术过时而影响电子档案长期保存的问题，可用转换的方法将数据信息从一种技术环境转换到另一种技术环境（包括硬件和软件）上进行复制，即数据迁移，迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。53.采取切实可行的信息保护措施。电子档案是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施