美国会议承办商解析

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1、美国会议承办商解析自上世纪90年代后半期起，中国会展呈快速增长趋势，从而使诸多相关行业聚焦这一新兴的市场，催生了一个新生的行业——会展业。中国会展业尚处于萌芽状态，无论是经营组织、策划创意、法律合同等各方面都尚未形成完善的体系。会展，包含会议与展览，显然两者合在一起的经营要比单项来得庞杂。本文把范围仅限定在会议经营，但其一些基本原理仍适用于展览经营。美国是世界上会展业最发达、会展历史最悠久、会展法律也最细致的国家，笔者以美国会议承办商的经营模式和运作细节为对象进行解析。一、类型与作用根据美国《2002年

2、会议市场报告》（《2002MeetingsMarketReport》双年刊）的数据，美国在2001年举办了近100万个会议（含展览），参会者8000万人次，其中公司企业会议5200万人次，协会会议1600万人次，专题会议（含政府的会议）1200万人次。会议为酒店提供了400亿美元的收入。而当年全美国酒店总收入才1100亿美元。就是说，会议消费占酒店总收入的比例高达37%。这确实是个惊人的数字。如果把差旅费也计算在内的话，会议总消费则高达1020亿美元。其支出比例大致为：住宿31%，餐饮23%，航空20%

3、，演讲8%，地面交通6%，其他12%。在这么庞大的会展市场中，我们首先有必要把主办方和承办商区分开来。从最大的概念区分，办会有主办方直接操办和承办商受委托代办两种。有些大公司，如微软、通用、波音都有自己专门办会的机构和团队，他们一杆子到底，自己从头到尾把会议全面办好。各行业协会和专业协会也有自己办会的。但无论是公司企业，还是政府协会，有许多会议是交给承办商代理的。在美国，办会已有相当稳定的市场分工。公司自办会议的，约占34%；各类协会自办会议的，约占27%；政府和旅行机构办会的约占26%；由独立的会议公

4、司承办的，约占13%。如单纯从“承办”这个概念出发，那么实际上，旅行社和旅游公司一类的旅行机构应归入承办商之列。但这中间又有着很重要的差别。在美国的经常举办会议的大城市，有二类三种公司，一类称为目的地接待公司（DestinationHospitalityCompany，简称DHC），这类公司基本类同于旅行社，或本身就是旅行社（注：美国旅行社与中国的旅行社经营范围差别很大，大量小旅行社主营业务只是代售机票，而大的旅游公司不仅统揽旅游，甚至涉足金融、房产）。它们负责协调会议活动、组织安排与会议相关的一条龙服

5、务，包括参观、游览、考察、配备陪同、落实城际和市内交通等。这类公司的服务功能主要不在会议本身，而在于为会议安排住宿、餐饮、接送、娱乐、旅游的配套。当然，有一些单位的内部会议（如董事会、学术会）、友情单位的恳谈会、科研机构的内部研讨会等，这些会议的内容不需会议公司涉足，一般只要安排好会议场所、落实好交通和旅游即可。这类会议公司虽也是承办商，但它们基本是以旅行社转型，并仍以旅行社服务功能为主的。另一类是真正意义上的会议承办商，又分为两种情况，一种称之为PCO(ProfessionalConferenceOr

6、ganizer)，即专业会议组办商，一种称为IMP（IndependentMeetingPlanner），即会议独立承办商。这两者都是专营会议市场的策划者、组织者和管理者。他们要把握整个会议的主题和运作全过程，尤其是前期与会议内容直接有关的选址、会议类型的确定、会议形式及场景、会议内外的全部安排、会议预算等，都要既有创意，又讲究实在、达到理想效果。会议承办商对会议的顺利进行和圆满结束，担负着重大责任。如果说，PCO与IMP有什么不同的话，实际字面上已经明示。前者是Organizer，因而往往还承担招徕客

7、源、组织客源的任务；而Planner，主要是策划、安排、管理，一般较少直接去组织客源，至少对参会者的多少，不负有经济责任。简言之，在会议的设计、营销、运作和管理四大任务中，PCO往往全部挑起担子，而IMP则不揽市场营销这一块。因而本文所论析的会议承办商，主要指IMP。二、角色与性质一个实质问题就是对会议承办商的角色及其性质的认定。打有市场经济以来，就有了中介商（或称“中间商”）。在商品生产和销售的价值链中，中介商的服务历来存在于消费者和生产商之间。如房产代理商、旅行社（注：travelagency直译就

8、是“旅行代理商”）、财务顾问等。在美国，从上世纪70年代浮出水面的会议独立承办商（以下简称“承办商”）就是会展业的中介商。IMP从事重要的组织、谈判和安排服务。有时，他们代表买方，并由买方支付费用；有时他们代表卖方，并从卖方那儿获取报酬；有些的安排让中介商角色更模糊，更微妙——时而代表买方，时而代表卖方。由于美国会展业成熟，法律也齐全，因而对中介商的地位、角色、作用和利益都有着明确的界定。乍看起来，会议承办商既然是帮主办方在操办会议，那顾名