美国会议承办商解析

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1、美国会议承办商解析自上世纪90年代后半期起,中国会展呈快速增长趋势,从而使诸多相关行业聚焦这一新兴的市场,催生了一个新生的行业——会展业。中国会展业尚处于萌芽状态,无论是经营组织、策划创意、法律合同等各方面都尚未形成完善的体系。会展,包含会议与展览,显然两者合在一起的经营要比单项来得庞杂。本文把范围仅限定在会议经营,但其一些基本原理仍适用于展览经营。美国是世界上会展业最发达、会展历史最悠久、会展法律也最细致的国家,笔者以美国会议承办商的经营模式和运作细节为对象进行解析。一、类型与作用根据美国《2002年

2、会议市场报告》(《2002MeetingsMarketReport》双年刊)的数据,美国在2001年举办了近100万个会议(含展览),参会者8000万人次,其中公司企业会议5200万人次,协会会议1600万人次,专题会议(含政府的会议)1200万人次。会议为酒店提供了400亿美元的收入。而当年全美国酒店总收入才1100亿美元。就是说,会议消费占酒店总收入的比例高达37%。这确实是个惊人的数字。如果把差旅费也计算在内的话,会议总消费则高达1020亿美元。其支出比例大致为:住宿31%,餐饮23%,航空20%

3、,演讲8%,地面交通6%,其他12%。在这么庞大的会展市场中,我们首先有必要把主办方和承办商区分开来。从最大的概念区分,办会有主办方直接操办和承办商受委托代办两种。有些大公司,如微软、通用、波音都有自己专门办会的机构和团队,他们一杆子到底,自己从头到尾把会议全面办好。各行业协会和专业协会也有自己办会的。但无论是公司企业,还是政府协会,有许多会议是交给承办商代理的。在美国,办会已有相当稳定的市场分工。公司自办会议的,约占34%;各类协会自办会议的,约占27%;政府和旅行机构办会的约占26%;由独立的会议公

4、司承办的,约占13%。如单纯从“承办”这个概念出发,那么实际上,旅行社和旅游公司一类的旅行机构应归入承办商之列。但这中间又有着很重要的差别。在美国的经常举办会议的大城市,有二类三种公司,一类称为目的地接待公司(DestinationHospitalityCompany,简称DHC),这类公司基本类同于旅行社,或本身就是旅行社(注:美国旅行社与中国的旅行社经营范围差别很大,大量小旅行社主营业务只是代售机票,而大的旅游公司不仅统揽旅游,甚至涉足金融、房产)。它们负责协调会议活动、组织安排与会议相关的一条龙服

5、务,包括参观、游览、考察、配备陪同、落实城际和市内交通等。这类公司的服务功能主要不在会议本身,而在于为会议安排住宿、餐饮、接送、娱乐、旅游的配套。当然,有一些单位的内部会议(如董事会、学术会)、友情单位的恳谈会、科研机构的内部研讨会等,这些会议的内容不需会议公司涉足,一般只要安排好会议场所、落实好交通和旅游即可。这类会议公司虽也是承办商,但它们基本是以旅行社转型,并仍以旅行社服务功能为主的。另一类是真正意义上的会议承办商,又分为两种情况,一种称之为PCO(ProfessionalConferenceOr

6、ganizer),即专业会议组办商,一种称为IMP(IndependentMeetingPlanner),即会议独立承办商。这两者都是专营会议市场的策划者、组织者和管理者。他们要把握整个会议的主题和运作全过程,尤其是前期与会议内容直接有关的选址、会议类型的确定、会议形式及场景、会议内外的全部安排、会议预算等,都要既有创意,又讲究实在、达到理想效果。会议承办商对会议的顺利进行和圆满结束,担负着重大责任。如果说,PCO与IMP有什么不同的话,实际字面上已经明示。前者是Organizer,因而往往还承担招徕客

7、源、组织客源的任务;而Planner,主要是策划、安排、管理,一般较少直接去组织客源,至少对参会者的多少,不负有经济责任。简言之,在会议的设计、营销、运作和管理四大任务中,PCO往往全部挑起担子,而IMP则不揽市场营销这一块。因而本文所论析的会议承办商,主要指IMP。二、角色与性质一个实质问题就是对会议承办商的角色及其性质的认定。打有市场经济以来,就有了中介商(或称“中间商”)。在商品生产和销售的价值链中,中介商的服务历来存在于消费者和生产商之间。如房产代理商、旅行社(注:travelagency直译就

8、是“旅行代理商”)、财务顾问等。在美国,从上世纪70年代浮出水面的会议独立承办商(以下简称“承办商”)就是会展业的中介商。IMP从事重要的组织、谈判和安排服务。有时,他们代表买方,并由买方支付费用;有时他们代表卖方,并从卖方那儿获取报酬;有些的安排让中介商角色更模糊,更微妙——时而代表买方,时而代表卖方。由于美国会展业成熟,法律也齐全,因而对中介商的地位、角色、作用和利益都有着明确的界定。乍看起来,会议承办商既然是帮主办方在操办会议,那顾名

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