不相容职务相分离的内部控制要求及缺陷分析

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1、不相容职务相分离的内部控制要求及缺陷分析【摘要】不相容职务问题是内部控制的一个基本问题，制定内部控制制度需要对不相容职务进行界定。本文首先阐述了何为不相容职务相分离控制，然后通过实务中的事例分析了不相容职务相分离制度，最后总结出不相容职务相分离控制存在的缺陷。【关键词】不相容职务分离控制缺陷一、不相容职务相分离控制概述财会管理最主要的一项组织原则，就是对存在于财会组织中的不相容职务实行分离控制。所谓的不相容职务，是指在经济业务处理过程中，集中一人办理容易产生漏洞和弊端的两项或两项以上的职务。例如，一名员工既负责签发支票、记录支票登记簿，又负责企业银行账的对账工作，那么如果该员工伪造签名、

2、贪污企业款项，他就有可能隐瞒对贪污款项的支票记录，而且又因掌管对账工作，可以使得舞弊行为被隐瞒而不被发现。这样，上述签发支票、记录支票登记簿与银行对账两种职务就成为不相容职务，这两种职务必须由两名员工分别担任以便进行控制。不相容职务分离控制，概括而言，即经济业务的授权者与执行者要分离，执行者与记录者、监督者要分离，物资财产的保管者与使用者、与记录者要分离。不相容职务分离的核心是内部牵制。企业在设计内部控制制度时，首先要确定哪些岗位和职务是不相容的；其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制。不相容岗位是指设置的岗位不能交叉，不

3、能重叠，不能由同一个人担任。货币资金、实物资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本与费用、担保等所有经济业务的会计控制，按不相容职务相互分离的要求，必须合理设计会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。企业的经济业务活动一般可划分为五个步骤，即授权、签发、核准、执行和记录。如果上述几个步骤分别由不同的人员（或部门）实施，就能够保证不相容职务相分离。无论各行各业，从总体上看不相容职务主要有五种：授权批准职务、业务经办职务、会计记录职务、财产保管职务、稽核检查职务。COSO委员会提出，不相容职务相分离要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得

4、单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并相互监督和制约。不相容职务分离控制要求企业按照不相容职务相互分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡的机制。我国的《内部会计控制规范———基本规范》第七条规定：“内部会计控制应当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。”《会计法》第二十七条规定：“记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离，相互制约。”可见，不相容职务相互分离控制，既是企业建立内

5、部控制制度应当遵循的一项基本原则，又是企业实施内部控制的一种基本方法。二、不相容职务相分离控制的具体要求不相容职务相分离制度建立的基本原则为：①授权批准职务与业务经办职务分离；②业务经办职务与稽核检查职务分离；③业务经办职务与会计记录职务分离；④财产保管职务与会计记录职务分离；⑤业务经办职务与财产保管职务分离。控制不相容职务的方法，就是对不相容职务进行分离，从组织上建立防范体制。即从组织设计及职务安排上，将不相容职务分别安排给不同人员、甚至不同部门，以形成一个相互监察、相互牵制、相互核对的业务机制。不相容职务相分离控制主要有：1．授权批准职务与业务经办职务分离。例如，有权决定或审批材料采

6、购的人员不能兼任采购员职务。但在实际工作中，很多有权决定或审批采购事项的人可以亲自去采购。例如，某公司有权决定审批采购的小王同时也兼任采购员，于是小王利用职务之便，决定以高价格采购自己开设的公司所生产的产品，这样，小王轻而易举就从中获取了不少利益。他就是利用了不相容职务不相分离这个内部控制缺陷为自己谋取利益，从而损害了公司的利益。当然，并不是说所有这种情况都导致坏的结果，只是有可能导致坏结果，也可以出现好的结果，但在制度上是不合法的。在实际工作中，不但要明确授权进行某项经济业务的职务和具体执行该业务的职务分离，而且要对授权进行某项经济业务的部门与具体执行该业务的部门分离，防止为了部门利益

7、而牺牲整体利益。例如，具体负责资产采购、验收的资产部门不能归属于财务部门。2．业务经办职务与稽核检查职务分离。比如，财产保管职务与财产稽核职务相分离，采购职务与验收、付款职务相分离，现金保管职务、会计记账职务与审计职务相分离。这样可以做到财产保管、采购、出纳、会计等业务执行人员都受到应有的监督。同时也必须注意使稽核、验收、审计人员处于客观、独立、超脱的地位，以保证监督的质量。业务经办职务与稽核检查职务相分离，这样使得业务经办人员有所