办公性费用审核及报销管理制度

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1、办公性费用审核及报销管理制度1范围本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。本标准适用于中美合资公司各职能部门和业务单位，各业务单位可按中美合资公司分权手册自定审批程序及实施细则，但费用报销标准必须控制在中美合资公司规定的标准内。2引用标3准无4定义无5管理内容5.1基本原则5.1.1授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项由中美合资公司分权手册授权审批。5.1.2价格核定原则：办公用品、信息耗材等物资采购（生产性材料除外）由营运管理部统一招标5.1.3确定供应商、采购价格报财务管理部审批备5.1.4案后集中采购。5.1.5费用预算原则：费

2、用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，5.1.6严格控制预算外、申请额度外和超标5.1.7准费用的费用开支。5.2费用开支标5.3准5.3.1业务应酬费5.3.1.1业务应酬费标5.3.1.2准具体规定参见附件一。5.3.1.3报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务应酬费申请表”，5.3.1.4该表格式见附件三。5.3.1.5除公司统一组织活动外，5.3.1.6禁止内部互相请客、送礼。5.3.1.7中午外单位来客原则上在食堂安排工作餐。5.3.1.8各单位业务应酬费按预算须重新核定，5.3.1.9按时间进度进行控制，5.3.1.10超预算不5.3.1.11予

3、以报销。5.3.1.12预算外业务应酬费标5.3.1.13准事先由经办者申请，5.3.1.14经审批后实施。5.3.2办公费5.3.2.1办公费包括各单位日常所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，5.3.2.2报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，5.3.2.3以及领用办公设备5.3.2.4配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。5.3.2.5办公文具指5.3.2.6办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，5.3.2.7各单位在年度预算总额内控制开支。5.3.2.

4、8各单位应指5.3.2.9定专人负责办公用品的领用和发放，5.3.2.10并定期提交需求计划由营运管理部（行政服5.3.2.11务）统一组织招标5.3.2.12采购，5.3.2.13按月与供应商结算。营运管理部集中在财务管理部报账，5.3.2.14各单位根据领用的办公用品承担办公费用。5.3.3邮电费5.3.3.1邮电费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费和文件邮寄费。不5.3.3.2包括互联网上网费、服5.3.3.3务器维护费和数据线路租金。5.3.3.4各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传真机的安装统一报营运管理部办理和备5.3.3

5、.5案，5.3.3.6直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。5.3.3.7电话费统一由营运管理部集中在财务管理部报账，5.3.3.8各单位根据实际发生情况承担相应费用。5.3.3.9岗位电话费补贴方案另行制订。5.3.4差旅费按出差地点分为国内出差和境外出差。5.3.4.1国内出差a)符合开支标准的长途交通费用实报实销，经理级（不含）以下人员因特殊情况乘坐飞机的，须经职能部总监或单位总经理事先书面批准，否则按乘机费用总额的60％报销；经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。b)出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，经理级（含）以下人员国内出差审批人为主

6、管单位负责人（指职能部总监或业务单位总经理，下同），主管单位负责人（含）以上人员出差审批人为副总裁或总裁，国外出差审批人为总裁。c)出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应通过电话、邮件等其他方式向主管单位负责人和单位财务负责人申请，并于回公司后三天内补办书面出差审批手续。没有经过批准的“出差审批表”，财务部门不予办理借款和报销。“出差审批表”格式见附件四，国内差旅费标准见附件二。d)员工多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费按报销标准的70％执行。e)公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据报销有关差旅费用。由会议或培训

7、方统一安排餐饮的，公司不再另外报销伙食补贴。5.3.4.2境外出差员工境外（含港、澳地区）出差所发生的差旅费报销标准另行制定。5.3.5汽车费汽车使用管理办法另行制定。5.4个人借款程序5.4.1出差借款5.4.1.1个人出差借款原则上控制在审定的出差费用预算总额90%以内，5.4.1.2出差借款填制“借款申请单”，5.4.1.3附上经审批的“出差审批表”，5.4.1.4按程序办理借款：a)2万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请→所属单位财务审核→主管单位负责人审批→借款b)2万元以上5万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请→所属单位财务审核→主管

8、单位负责人审核→财务总监审批→借款c)5万元以上出差