试论城市基础设施建设前期档案资料管理

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1、试论城市基础设施建设前期档案资料管理【摘　要】城建前期档案管理是城市规划、建设和管理的依据，是保障工程质量体系的重要部分。本文通过对目前城市基建前期档案管理工作存在的普遍问题进行了简要总结和原因分析，结合实际工作提出了几点建议，以期为今后的档案管理工作提供参考和借鉴。【关键词】城市基础设施；工程项目；前期档案；档案管理7城建档案是城市发展变化轨迹的真实记录和历史凭证，描绘城市未来蓝图的第一手资料，也是今后对基础工程进行维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》（以下简称《暂行办法》）明确规定，总平图、主要建筑物

2、竣工图、综合管线图、项目审批、设计说明工程地质报告和竣工验收文件都是城建档案需要保存、维护和管理的重要文件[1]。随着城市建设的发展，城市基础设施档案管理不仅是人一生相随的凭证，也是建设工程一生相随的法律凭证。然而，目前实际工作中如出现工程前期资料缺失，保管条件较差，管理欠规范等问题，使得城建档案管理工作举步维艰[2]。因此，本文试对城市基础设施建设前期档案资料管理的相关问题进行探讨，以期与同行在档案管理方面进行交流。1.城市基础设施建设前期档案概述城市基础设施是城市生存和发展所必须具备的工程性基础设施和社会性基础设施的总称，主要包括生产基础设施（水电

3、气工程设施等）、社会基础设施（公共建筑、交通设施等）、制度保障机构等。基建档案是记录这类工程项目立项、施工到竣工验收使用所形成的具有保存价值的材料，这对城市规划、建设和管理中的作用。1.1城建前期档案管理内容城市基础设施建设前期档案是指项目工程在施工之前的工作中形成的文件材料，包括：立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备材料[3]。档案管理工程的一般程序主要包括以下几点：首先，为了保证城市建设档案材料的准确与完整，从建设单位的立项，到勘察、设计、施工和监理单位，都要按建设档案要求提出编制文件，要基本做到档案材料的收集、编制与工程进度同步。其次，基础

4、设施城市建设工程竣工三个月内必须向城建档馆报送、移交工程档案；建设单位集中保管负责对停建、缓建的档案进行管理；建设单位被撤销的，其城市建设档案材料由城建档案馆接收保管。最后，基础设施建设档案馆应当建立健全科学的管理制度，并逐步采用新技术、新设备，实现管理技术现代化。71.2前期档案的作用前期档案是城市规划、建设和管理的依据。城市的基础设施建设也在不断的更新和发展，无论是新建还是改建，都都必须建立在现有市政设施基础之上。因此，前期档案就是市政规划编制和调整的基础和前提，也为日后的工程维修和应付突发事件提供有力的工程依据。前期档案是保障工程质量的重要体系。

5、前期档案真实地反映了工程建设的全过程，使工程质量控制、以及工程后期的改、扩建的依据。一定程度上讲，工程档案的管理可以促进工程质量的提高，对建设单位起到一个约束作用。2.城市基础设施建设前期档案资料管理存在的问题2.1前期档案形成条件不足从目前大多数档案馆的管理状况来看，由于长期以来形成的只重建设，而轻档案的思维模式，使得工程档案资料不规范、不齐全，甚至出现造假现象。这也使得前期档案形成具有一定困难，主要表现在：前期建档意识不强，不懂建档范围，如不归档不收集不整理的“三不”现象屡见不鲜；另外，制度匮乏，无法可依，组织不力，各职能管理部门之间协调不行，如在

6、办理土地审批手续时，城建档案馆在接收前期档案资料时根据档案法要求的是要提供项目建议书原件，而国土局要求也要提供项目建议书原件，这个原件的归属就是一个问题。72.2前期档案管理制度不规范在实际的工作不难发现，前期档案的管理普遍未纳入工程建设规章制度管理，也未纳入相关考核。同时，前期档案的收集和整理各自为阵的现象屡见不鲜，这导致需要协调各单位、各部门，解决档案工作中出现的各种困难和问题。工程开工前，建设单位没有或很少统一组织参建单位的档案人员进行专业知识培训，档案意识和依法治档观念不强，这也是目前较为普遍的一个严重现象。目前，各参建单位档案管理人员素质参差

7、不齐，主要表现在：一些单位有设有档案室或有专职档案员，但临时工居多，由于其体制原因，其自身素质也很难提高；工作人员与上级档案主管单位联系欠主动，没有及时反映和分析存在的问题，以及寻求解决的措施，以提高工程档案管理水平，为工程竣工验收创造良好条件。2.3政府职能缺位目前，在基础设施建设中政府作为主导方，对档案管理存在着一定的工作缺陷，主要表现在：重建设轻档案，项目档案工作是“软件”工程，比较隐蔽，在政府的业绩考核指标上可能被“忽略”；在档案工作中，政府没有起到强势主导，统一协调的作用，许多地区无明确“红头文件”原件的归属等。3.城市基础设施建设前期档案管

8、理的建议3.1加强基建档案的收集工作7基础设施档案资料种类多而且复杂，有表面的、隐蔽的，有临时