电子文件管理的理论与实践 - 海珠区公众信息网

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1、2005年档案学术研讨会电子文件管理的理论与实践严绮娜（海珠区建设和市政局）摘要：首先阐述档案的内涵以及档案管理将来的发展方向。随着计算机的普及，由纸质文件转向电子文件是必然之路。跟着论述电子文件的理论支持及实践探索。通过陈述电子文件的特性，表达电子档案管理该做的措施。关键词：电子文件档案管理文件特性1档案的内涵及档案管理的发展档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。随着科学技

2、术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，如何搞好档案的现代化管理已显得迫在眉睫。10信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程。随着计算机在办公领域广泛应用，在日常工作过程中必然产生大量以数据形式存储的电子文件，同时，办公自动化平台、电子政府的应用也产生庞大的电子数据，面对这

3、些电子文件，是任其自然消失还是依托一定程序由档案管理部门统一归档，随着1999年7月国家电子文件管理研究课题组发布了“电子文件归档与电子档案管理办法”以及“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”等指导性文件，电子文件开始进入各档案管理工作范畴。紧随其后数字档案馆开始进入人们视野。2电子文件管理的理论说明及实践探索2.1从纸质文件到电子文件随着计算机的普及，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代，电子文件如何归档，如何

4、监管？归档后的电子档案如何管理和开发利用？这些问题在我国还没有得到解决，这已成为文秘工作必须面对的问题，是当前文秘人员努力探索的热点问题。10电子档案在世界范围内也是历时不长的新鲜事物，国际上对电子文件及其归档后形成电子档案的管理非常重视。由于电子档案的存放位置和对它使用几乎毫无关系，无论放在哪儿都能同样容易地被用户利用。这样一来，现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案联结点。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理，而是控制有关档案的信息及其利用方法来确保它的保存、处置和利用。10我国的档案

5、管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科，但它不完全适用于电子档案的管理。纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档

6、案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。我们要根据电子档案特性的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论，管理方法和技术，管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。2.2掌握电子文件的特性，做好档案管理工作电子文件与纸质文件相比较，有如下特性：2.2.1信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可在不同的载体之间相互复制而信息形态无任

7、何变化。这样很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，这个特征直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。2.2.2易更改性。电子文件是通过键盘、扫描仪等工具输入，存在于磁盘等介质上，更改、伪造数据不留痕迹，还有可能因计算机病毒及网络安全等原因而导致文件变更，所以为保证其安全、准确，需要解决很多的技术难题。2.2.3数据的易消失性。电子文件数据存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，是无形物，一旦操作不当，则可能损害甚至抹掉，均可造成难以挽回的损失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。电脑有可能受到外来病毒的入侵

8、或人为疏忽或其它原因，会造成数据的消失。所以档案部门限定永久、长期保存的电子文件必须制成纸质文件归档，避免了因电子文件特性可能造成的损失。2.3电子文件的整理10电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：2.3.1对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的