复旦光华之gh-文件控制程序v1.1

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1、文件控制程序上海复旦光华信息科技股份有限公司5/51目的严格控制和管理与质量管理体系有关的文件和资料，确保使用文件和资料的有效性和版本一致性。2适用范围适用于控制所有与质量管理体系有关的文件和资料。3职责Ø总经理负责批准发布《质量手册》、程序文件；Ø主管副总经理负责批准发布相关技术性文件；Ø测试与质量管理部负责《质量手册》、程序文件的发放、管理和更改控制；Ø各部门负责本部门工作所管辖范围内管理文件的编写、发放、管理和更改控制，并负责本部门内技术文件、资料的收集、发放、管理和更改控制。Ø总体技术部负责外部技术文件的收集、发放、管理、控制。4工作程序4.1质量管

2、理体系相关文件4.1.1体系文件质量手册、程序文件、质量计划、质量记录、质量审核报告等。4.1.2技术文件产品文档、工程文档、采购资料、数据收集与分析资料等。文件控制程序上海复旦光华信息科技股份有限公司5/51.1.1管理文件员工培训文件、各项管理制度、管理作业指导书等。1.1.2外部文件直接引用的国家标准、行业标准、法律、法规及顾客或供方提供的文件（标准、图样）；1.2受控和非受控文件1.2.1受控文件公司内使用的与质量管理体系有关的文件和资料均为受控文件，“受控文件”在文件封页上填写“受控”标记，注明分发编号。1.2.2非受控文件提供给顾客的文件和资料为

3、非受控文本。1.3文件和资料的编号规定公司文件和资料按本公司《文件命名编号规则》进行编号管理。1.4文件的编写、审核和批准1.4.1体系文件质量手册、程序文件由管理者代表组织各部门编写，管理者代表审核、总经理批准。1.4.2技术文件技术文件由各生产部门编拟，部门领导审核，管理者代表批准。1.4.3管理文件文件控制程序上海复旦光华信息科技股份有限公司5/5公司级管理文件由各部门负责编拟，部门负责人审核，总经理批准，总经理办公室负责存档;各部门管理文件由本部门负责编拟，部门负责人审批。1.1文件和资料的发放与回收控制Ø纸质受控文件的发放与回收，由主管部门负责填写

4、《文件资料发放与回收登记表》，经部门负责人批准后，按发放范围发放文件，按原发放范围回收受控文件。Ø纸质受控文件领用时，文件领用人在《文件资料发放和回收控制表》上签名，领取注有分发编号和“受控”标志的文件，每份文件都有不同的分发编号，便于追溯。领用各部门应填写《部门收文登记表》。本公司的分发编号规定如下：000：认证机构；001：总经理；002：管理者代表；003-009：副总经理；010：总经理办公室；011：人力资源部；012：财务部；013：市场销售部；014客户服务部；015：总体技术部；016：商务运营部；017：测试与质量管理部；018：安全产品部

5、；019：教育产品部；020：电信产品部；021：硬件产品部；022：研发部；023：系统集成部；024：培训部。Ø当使用文件破损严重影响使用时，应到相关的文件领取部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件仍沿用原文件分发编号。Ø受控文件不得复制。当文件使用人将文件丢失后，应按规定办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，补发时应给予新的分发编号，并注明丢失文件的分发编号作废。必要时，将丢失文件的分发编号通知各职能部门，防止误用。Ø以电子文档的形式在网络上发布的文件，由主管部门负责填写《电子文档发放与作废通知单》以电子邮件方式通知各部门，必须保存

6、接受者已经阅读的回执记录。1.2文件的归档与控制Ø总体技术部负责外部技术文件的归口管理。Ø各专业文件由各部门分工负责，发布文件前要报测试与质量管理部备案。Ø管理文件由各部门分工负责，发布文件前要总经理办公室备案。文件控制程序上海复旦光华信息科技股份有限公司5/5Ø项目质量记录由发生部门保存，已结项项目每年1月和7月交测试与质量管理部保存归档管理。Ø体系文件由测试与质量管理部归档管理。Ø管理文件及公司收到的公文由总经理办公室负责归档管理。Ø测试与质量管理部每半年发布一次《受控文件清单》，各部门按《受控文件清单》清理本部门的文件。Ø需临时借阅文件的人员，经文件管

7、理部门负责人批准后可借阅文件，文件借阅者在《文件资料借阅登记表》上签名,借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还时，由文件管理员强行收回，原版文件一律不外借，防止文件丢失和损坏。1.1文件和资料的更改Ø文件需要更改时，应由文件更改提出人填写《文件更改申请单》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。Ø文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，应取得原文件审批的背景资料。Ø文件更改批准后，由相关部门的文件管理者实施更改,填写《文件更改通知单》，采用换页方法更改，原版页次作废，并按《文件资料发放与回收登记表》的名单逐

8、一发放，收回作废文件。Ø作废文件由各部门文件管理者按