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1、人事档案管理工作现状的分析与对策2011年3月第3O卷第3期黑龙江教育学院'JournalofHeilongjiangCollegeofEducationMar.2O11V01.3ONo.3doi:10.3969/j.issn.1001—7836.2011.03.077人事档案管理工作现状的分析与对策罗志超(黑龙江省教育学院,哈尔滨150080)摘要:针对人事档案管理现状,着重探讨如何做好人事档案管理工作,充分发挥其在人事管理,优化人力资源配置方面举足轻重的作用.探讨档案管理中的法律建设,档案管理队伍的建设,服务理念的转换和档案管理理念信息化等问题.通过加
2、强上述工作,可以更好地发挥人事档案在管理和决策中的作用.关键词:人力资源;人事档案;档案管理中图分类号:G27文献标志码:A文章编号:1001—7836(2011)03—0198—02随着各单位事业改革,不断创新和发展,其人力资源部门的工作职能水平也面临更高标准的挑战.能够真实有效地提供各类人才信息和用人依据,莫过于人事档案.因此,管理和利用好人事档案意义重大.人事档案为单位合理选拔人才,使用人才,培养人才提供了真实可靠的依据,为促进人才合理配置,合理使用和有的放矢的培养,加强人才队伍建设,维护单位和谐稳定,服务单位发展大局起着重要作用.如何充分发挥人事档
3、案的资源优势,使其更好地为单位的发展建设服务,更好地为专业技术人员服务,成为一个单位人事档案管理人员值得深思的问题.一,人事档案管理的现状及不足(一)人事档案管理意识相对淡薄对人事档案信息开发和利用的重要性认识不足.仅仅停留在对档案管理存放,一般应付的思想观念上.认为使用人才重在现实表现,干部人事档案没有多大作用,在实际工作中不够重视,只要"守好摊"不丢失,能应付外调,查档就行,归档意识和利用意识比较淡薄,这直接影响了档案管理工作.不能及时地把各种进修培训,工作业绩,工作实践等德,能,勤,绩方面的动态信息进行补充,归档,造成人事档案不齐全.部分人事档案陈旧
4、,只有干部履历,本人及其家属政治情况,入党,入团志愿书,个人组织鉴定,工资变动情况等,忽视了人事档案是人才开发的有效依据,不能全面地反映工作人员真实历史和现状,造成人档分离的普遍现象.(二)人事档案管理方式手段相对落后人事档案管理是一项专业性,政治性,机密性很强的工作.随着计算机软件技术不断成熟,档案管理已逐步向电子化,数字化的方向发展,大大提高了档案的科学化管理水平和工作效率.部分单位人事档案管理在计算机应用方面相对滞后,没有进行信息录人,未建立人事档案数据库进行检索,分析,利用.存放人事档案的库房结构,设置不合理,损毁,丢失和涂改人事档案的现象呈上升趋
5、势.有些档案材料纸不合规格,填写过于简单或不规范,干部档案混乱,材料来源不明,缺少附注,个别档案因归档不及时造成残缺不全,直接影响了人事档案的规范性,系统性.按目前规定,人事档案的归档范围过于狭窄,许多直接有关当事人生活与工作情况的信息没有纳人人事档案收集的范围,难以发挥人事档案在"知人善任"决策中的作用,从某种程度上讲,失去了人事档案应有的利用价值.现有的查阅规定:"未经组织同意,任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案."为档案当事人设置了利用障碍.利用人事档案需要协调一个或多个不同的部门才能完成,在提供档案利用方面受到一定的制约,无形中造成了人事档
6、案利用率不高,档案存在价值得不到应有的体现.(三)人事档案管理者主动服务意识不强人事档案管理普遍存在"重管理,轻利用"的现象,沿袭着传统的工作模式,对材料收集缺乏主动性和及时性,被动地提供档案资料,忽略了人事档案的动态规律,忽略了应着重体现工作人员的专业技术水平,没有树立起开发利用档案信息,为领导提供系统材料和决策依据的意识,也就不能全面地反映工作人员的真实历史和现状.人事档案形成材料的部门不同,难以统一规范地管理.(四)人事档案管理方式相对落后人事档案是一项专业性,政治性,原则性,机密性很强的工作,需要专人管理和单独存放.人事档案材料份数多,资料复杂,整
7、理过程工作量很大.目前各单位人事档案主要为收稿日期:2010—08—20作者简介:罗志超(1979一),男,黑龙江哈尔滨人,人事处科员,从事干部人事档案管理研究.?--——198?-?——纸质的文本材料,以一人一卷的形式进行存放,整理,检索等工作主要是以人工手工操作来完成,致使人事档案材料归档整理工作繁重而缓慢,检索速度和利用速度受到一定的影响.这种传统的档案管理方式阻碍了社会快速发展时期对大量人才信息的需求,阻碍了社会的发展和进步.因此,人事档案现代化,信息化,网络化管理方式势在必行.二,提高人事档案规范化管理水平的措施随着社会的不断进步,各单位人员的构
8、成出现了多元化的趋势,如何在人事档案管理出现新情况,新问题的情况下
