文秘档案管理制度new

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1、文秘档案管理制度一、主要内容及使用范围规定人事行政部各类文秘档案资料的形成和归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、文秘档案的管理机构1、文书结案后，原稿由人事行政部所辖档案室归档。2、各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。3、文秘档案室主要职责：①制定或参与制定文秘档案工作的规章②对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；③做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作；④做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；⑤提高文秘档案管理

2、的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、文秘档案的种类1、法规必文件。包括上级颁发的、需企业执行的，或由企业发行的各各标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括由董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、凭证性文书材料。包括企业种类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工

3、作指示、调度记录等。6、凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成少凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7、5证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标和证明等。1、汇报性文书资料。凶手企业上报主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。2、劳资人事资料。包括企业及下属各的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资

4、审核记录等相关资料。3、声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察埋或外提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。4、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。二、文秘档案管理的基本基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。三、文秘档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，

5、按有关的规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案进行整理、立卷、归档。1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所有函盖的文件资料，均应卷归档。2、立卷归档的时间①凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。②对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况延长。3、立卷归档要求①各部门兼职档案员在规定时间内，把整理审定完毕的文

6、秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。②移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。③5归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。①立卷进应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容这出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。②填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。③立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系

7、，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。④立卷应以反映问题为主,结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。⑤立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。⑥立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。⑦文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。⑧各种实物档案了（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。⑨声像档案摄录必须有详细记录事由、时间、地点

8、、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。二、文秘档案的借阅1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，台有违纪，酌