文秘工作与档案管理制度

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1、文秘工作与档案管理制度为规范我局处理工作，提高办公室办事效率和质量，根据《黑龙江省<国家行政机关处理办法>实施细则》，制定本制度。一、处理指的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。二、处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。三、处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。四、局办公室是处理的管理机构，主管本机关的处理工作。五、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。六、打印的

2、文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。七、积极推行办公自动化，除和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。八、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。九、收到上级机关或交办的，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。十、办公室负责催办，做到紧急跟踪催办，重要重点催办，一般定期催办。十一、办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保

3、存应当归档的。十二、办公室对上级机关和本机关下发的的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。十三、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。十四、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。十五、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。十六、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。十七、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局

4、长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。十八、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。十九、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。二十、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。二十一、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。