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《秘书国家职业资格考试四级办公室事务复习要点》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。
1、秘书国家职业资格考试四级办公室事务管理复习要点办公环境管理一、营造合理舒适的办公环境1、空间要求A、光线：局部照明清晰、灯光不闪烁、直射光线应遮挡、光线来自办公桌左方、不能直射电脑屏幕；B、温度：16--20°C以上。冬天在20°C～22°C，夏季在23°C～25°C之间为宜。有温度调节设备。C、湿度：办公室理想的相对湿度是40%-60%。如相对湿度是20%，则办公室的空气太干燥；当相对湿度是70%，则空气太潮湿。D、空气清洁度：通风；禁烟区的设立，标志是否到位E、声音：减少或尽可能消除声音的来源：在打字机与
2、计算机底下毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。在机械上的防声橱亦能有效地排除声音。此外，在档案柜、门、桌子、椅子上，涂上一些润滑剂，及请求职员为别人设想，减少不必要的谈话，养成职员相互低谈的习惯，均能减少声音。F、颜色：颜色会影响人类的情绪、意识及思维。办公室：以冷色调为主，简洁、明亮会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人之偏好而定。地下室与贮藏室：宜用具有高度反
3、射光线的颜色。G、地理位置：符合企业、部门工作性质。15凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门，应设在办公楼的中心地点；打字、计算机房、财务等办公室，应设在办公室楼一端；关系密切的处室应相互接近。2、物品摆放要求：平等、方便、安全、高效、美观办公室常用物品包括：桌、椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、扫描仪、电话、碎纸机、饮水机、绿色植物、办公用具。A、桌椅、柜子大小一致，高度合适、符合工作需要应尽可能使其规格,颜色,款式等的和谐统一,风格一致,整齐划一的系列产品；摆放
4、大件家具时,如档案柜,书架等,可将其被对背或尽量靠墙,充分依靠"墙体效益",即既可节省空间,也使办公室看起来更加整齐,美观。B、领导位置：居后方，统观全局C、常用设备、文件材料、通讯电话、办公用具等就近、分类放置，取拿方便D、摆放安全:通道畅通、电线不乱缠绕、不随意摆放化妆品、食品等与工作无关的东西。E、绿色植物美化二、环境安全的维护1、树立安全意识作为秘书也应树立健康安全意识,如掌握基本的法律知识,用法律保护自己的合法劳动权益;上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产,劳动保护的规定和本组织有关的规章制度；细心检
5、查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患,一旦发现问题,如果是在自己的职权范围内的应及时加以排除,或者向上司报告,尽快解决,以维护好健康安全的工作环境。2、识别办公室安全隐患一般来说,办公室的隐患主要存在于下面几个方面:办公建筑隐患：这主要指地,墙,天花板及门,窗等,如地板缺乏必要的防滑措施,离开办公室前忘记关窗,锁门等。15空间环境隐患：如光线不足或刺眼,温度,湿度调节欠佳,噪音控制不当等。如吸烟,还有装饰时没有采用无毒无害的绿色建筑材料等,有必要和有条件的话,可以请有关的部门进行检测,进行科学的处理。办
6、公家具的隐患：如办公家具和设备等摆放不当,阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等；物品放置不当等。办公设备及操作隐患：如电线磨损裸露,拖曳电话线或电线,电脑显示器摆放不当的反光,复印机的辐射,违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患:如站在转椅上举放物品,女士的长头发卷进有关的机器设备,在办公室里抽烟,不能识别有关的安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头,灭火设备已损坏或过时,灭火器上堆放物品,火灾警报失灵等。财产安全隐患：办公室的设备、文件、档案以及仓库、金库是公司的财产，应该实行严格的安全
7、防护措施，以防止盗窃、拐骗、窍密现象的发生。除要有严格的制度作为保障外，还要购置必要的保险设备，并配有专人和专职部门负责这项工作。特别是机密文件的保护，更要从细、从严，必要时要配备武装警卫人员守护，从外围加强安全措施。例：秘书保管零用现金，抽屉要上锁。保密安全隐患：门锁、文件摆放（录像题）、电脑使用习惯（设置密码）；重要会议资料不能随便摆在桌上。复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上。3、安全维护A、区别安全隐患表和设备故障表B、分清职责秘书是协调作用，不能做决定，重大事件要请示领导。15办公室事务一、印章的管理
8、1、印章的概念（1）作用（2）种类A、正式印章：一般指一个单位或企业的法人章，具有代表次单位的法律权威性。在处理公务中，以公司的名义上报下发的文件和对外发生工作联系，只有加盖公章，才能发生效力，才能服从、遵行或接洽、配合。B、套印章：一般指需要大量印制的，代表某单位或政府主管部门的印章。C、钢印章：一般用在需要粘贴照片的证件、证书，或者用在票据的连接处。D、领导人名章：代表公司领导的职
