邮件书写与使用技巧

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1、邮件的书写与使用技巧VictorLiAugust2011对参与培训人员的要求不懂的地方请随时打断欢迎共享经验与案例鼓励参与讨论2内容一，什么情况下使用邮件二，写好邮件的重要性三，邮件的格式四，邮件书写的风格五，注意事项3什么情况下使用邮件（优点和缺点）传播范围广传播速度快，一对多沟通迅速，比电话沟通和会议沟通更快捷。涉及到责任的时候，作为书面记录，便于查询追溯和起到提醒的功能，避免后期相关人员推诿扯皮，作为非正式沟通一般日常的商务沟通手段比较便捷文字沟通显得很生硬，没有语言沟通快捷而富有人情味。通过语言交流会含有感情的因素往往问

2、题会得到更好的解决。不良的沟通也容易授人以柄，也会留下不良证据。（搞人际关系，涉及到法律责任的）没有传真件那么正式和法律效力不适合紧急事务，紧急事务时，最好采取电话一对一沟通，人员较多直接采取当面会议和电话会议。毕竟电话沟通更直接快捷，注意多使用电话沟通。4写好邮件的重要性一封好的电子邮件可以展示自己公司良好的形象，一封差的电子邮件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。在商业来往中，书写电子邮件是一定注意电子邮件的礼仪，为自己的企业展示一个良好的形象,避免因为语言的隔阂造成争端而伤及客户间友好关系。俗话说细节决定成败，注重

3、每一个细节是否符合商务礼仪。所谓文如其人，自如其形。以专业的商务人士标准要求自己。Whyaregoodbusinesswritingskillsimportant?1.Customersseeyourwritingmorethantheyseeyou.2.Goodwritingskillsshowthatyoureallycare.3.Goodwritingskillscontributemoreforcefullytoarguments/persuasion/selling.4.Goodwritingskillsreducer

4、iskoflosingacustomerordamagingacustomerrelationship,andfostergoodrelationshipswithcolleagues.5邮件格式（主题Subject）“Subject”一栏填写邮件的主题，此为必填项。邮件标题，是信件内容的简要描述概括，可以帮助对方或自己快速地了解这封邮件的内容，以及方便后期的查询。严禁打招呼的无任何意义的标题。主题明确，简洁，不要太长要一目了然，（不适宜超过10个字）让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。严重问题的

5、，主题要适当夸张，抓人眼球，吸引人的注意力。（例如DT项目缺料，生产即将停产）一个邮件一般只讲述一件事情，如果邮件中讲述两件以上的事情，应该另外书写邮件，除非事件是关于相同的对象的。例如阐述相同供应商的质量和交付时可以放在一个邮件中特别重要的邮件标题前可以写上重要（veryimportant)，并且选择感叹号标注邮件重要程度对于一些重要的或紧急的事情，需要加强你的语气，将问题的重要性，紧急性体现出来，否则对方不一定会反应迅速。比如可以在主题栏标出“urgent”。一件事情已经解决，再发邮件不是讨论相同问题，需要用新的标题。避免同

6、一个邮件中来回不停的使用。6邮件格式（邮件的受众对象）“TO”的对象，应该是邮件的直接关系人，是你需要的主要信息接收人，原则上建议只写一人。如果为信息告知或信息共享类的可以写多人。如果收件人是多人，邮件往往没有一个人回复，除非明确所有收件人的职责，例如：victor请联系物流；Lili,请下PR；Maggie请转PO跟踪到料写的很明确。“CC”的对象，一般为间接关系人。可以不填，也可以填入需要了解你这封邮件信息的人，但无需他给你回复的。原则上不能越级抄送，如果抄送给你领导的领导，你的领导必须在抄送之列。原则上，一个Green-h

7、and初入职场，邮件要求总是抄送给主管，以帮助自己迅速提高“CC”的对象中，如果担心邮件得不到重视，邮件往往抄送给收件人的领导，这样效果会好一些（Quality)邮件收件人和抄送人很有讲究，收件人往往对所受到邮件作出回应具体处理，而抄收的人仅仅是需要知道有这样一回事情无需回复；往往一封邮件发给几个人，要大家回复结果都没有回复，此所谓法不责众，那么我们要关键人物或领导作出回复；7邮件格式（邮件的受众对象）BCC,是秘密抄送，有的时候担心邮件得不到足够重视，或者让领导知晓情况，当收件人又不希望被领导知道会使用。一般不建议使用。BCC

8、,一般在发布公告和通知时，避免收件相互知道对方，经常使用，例如我们发放假通知给所有供应商和客户时避免他们取得联系用BCC.Forward邮件时，一定注意，不要把公司内部的信息和邮件直接转给供应商和客户。原则上供应商和客户以及公司内部邮件不相互转发，避免疏忽重要信