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1、浅谈网络财务中的内部控制作者：孙亮王洋[摘要]随着网络财务的普及应用,网络财务在内部控制上存在的问题也日益凸现,主要有财务信息过分依赖原始数据输入的准确性、财务档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险等。因此,必须采取建立健全财务档案管理制度等措施,以加强网络财务中的内部控制。[关键词]网络财务;内部控制;财务信息网络财务是以网络技术为手段,以资源共享、优化资源配置为目的,实现业务协同、动态管理、远程处理(远程报表、报账、审计、财务监控、在线办公、在线管理)、移动办公、网上理财、信息服务等功能的一种现代财务管理新模式。网络财务具有开放化、透明化、程序化和规范化等特点,为实现有效的财务监
2、管提供了条件,但同时也给财务内部控制制度带来了新的问题和挑战。一、网络财务内部控制中出现的新问题1.财务信息过分依赖于原始数据输入的准确性。无论公司采用金字塔型管理模式还是采用扁平化管理模式,在网络财务中,计算机是在程序的控制之下对输入的原始数据进行加工处理的,财务数据是存储于磁性介质上的。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行,所以,一旦原始数据在审核时出现疏漏,或是在输入中发生错误,计算机无法识别,以后的工作也只会将错就错。这一弱点,在保证会计信息质量真实性、完整性和准确性等方面,加大了风险性。2.操作人员的权限变化和计算机操作的便捷性带来的安全问题。
3、网络财务管理将由核算型财务向管理型财务转化,财务人员在职能划分和业务权限上也将发生很大的变化,能否在高科技面前真正做到不相容职务分离的要求值得关注。由于利用计算机进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难,在这种情况下如果控制措施不完善,就有可能使操作人员轻易地、不留痕迹地对所使用的程序和数据进行修改,操纵会计运算的结果,从而加大了出现错误和恶意舞弊的可能性。3.财务档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险。传统财务中的原始凭证因笔迹各异具有可辨认性;因多联复写具有相互牵制性,难以非法修改。而网络财务将实现“无纸化”办公,电磁化的财务信息代替了纸质凭证、账簿和报表,这些磁性介质上的信息不再
4、是肉眼所能直接识别的,对电子数据的修改可以不留任何痕迹,使数据原件的真实性难以保证,从而为虚假财务信息的产生提供了机会,也使会计轨迹更加模糊、隐蔽,给审计带来困难。4.财务软件带来的问题。当前的财务软件功能主要是核算,而预测、决策、控制和分析等管理功能不强。此外,现行的财务软件还存在着会计信息资源不能共享的问题,如工资核算系统无法直接利用人事劳资管理系统数据,材料核算不能和物资部门的数据共享,从而不能适应网络财务的发展要求。5.网络财务带来了企业组织结构的不适应。当前的企业组织主要采用的是“金字塔”结构,是高层决策、中层管理、下层执行的模式,这符合了管理幅度理论。然而,在网络财务下
5、,由于信息技术等高科技的采用大大提高了信息的共享性和传递的及时性,从而可实现财务管理的“纵向到底,横向到边”。如企业决策顶端可以与执行底端实现方便的直接“对话”,财务部门与业务部门可以真正实现相关信息链的联接,这就导致了当前的企业组织结构与网络财务需要的环境不相适应。二、强化网络财务内部控制的对策严格的内部控制制度是网络财务信息真实可靠的保证。实践表明,计算机本身处理出错的机率很小,但人为造成出错和舞弊的现象却较多,而且一旦出现问题,损失巨大。探索有效的内部控制制度,确保财务数据的可靠性和真实性,是采用网络财务的内在要求,是提高企业财务管理效率的重要途径。1.组织与管理控制。一方面
6、要探索和改革能适合网络财务的企业组织结构和财务管理模式。笔者认为对于信息技术比较适合的企业组织是扁平化模式,即要减少管理层次,对于财务管理模式要加大母公司财务部门对子公司财务工作的管理,条件成熟的话可采取母公司远程集中核算。另一方面应加强一个财务部门内部的组织与管理挖掘,如系统管理岗位和审核岗位的分离,系统管理主要负责系统的软硬件管理工作,从技术上保证系统的正常运行;审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。2.提高数据的应用控制。使财务软件具备对数据的输入控制、处理控制和输出控制。输入控制,即财务人员输入的数据只有经过复核人员的检验才能登记入账,保证经
7、批准的业务数据没有丢失、遗漏,也没有增加、重复或者被作了不恰当的修改。处理控制,即对网络财务管理系统进行的内部数据处理活动的控制措施,其中最重要的是个性痕迹控制,即对已入账的凭证,系统只能提供留有痕迹的更改控制功能,对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据,系统不提供更改功能等。输出控制即在打印输出各种报告、报表或其他有关资料时,要保证输出资料的准确、可靠,并能按要求及时送到指定的人手中,而未经批准的人不能接触系统的输出资料。3.增强内部控制方法与财务软件的
