浅谈高职院校人事档案管理创新思路

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1、浅谈高职院校人事档案管理创新思路[摘　要]随着我国社会主义市场经济的不断发展以及高职院校人事制度改革的不断深化，传统的人事档案管理模式已不能适应高职教育发展的需求。必须通过提高档案人员业务素质、规范人事档案管理、创新人事档案管理方式和手段来充分发挥人事档案在学校中的作用，提升人事档案现代化管理水平，更好地为学校教育事业发展服务。[关键词]高职院校；人事档案；管理方式；创新；信息化6高职院校人事档案是在人事管理活动中形成的，真实地记录和反映教职员工个人经历、政治面貌、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料，具有重要凭证和参考的作用，是历史地、全面地考察了

2、解和正确选拔使用干部的重要依据。高职院校人事档案管理工作的好坏直接影响到人事工作的质量，涉及到每个教职员工的切身利益。随着高职院校人事制度改革的不断深化以及信息技术的广泛应用，学校人事档案管理的内涵也发生了变化，传统的人事档案管理模式与高职教育的快速的发展已逐渐不相适应。如何提高人事档案管理水平，充分发挥其职能作用，使之更好地为学校教育事业发展服务，已成为摆在高职院校人事档案工作者面前的新课题。一、当前高职院校人事档案管理中存在的问题（一）对人事档案管理工作缺乏足够的认识长期以来，一些高职院校的领导和人事部门的同志对人事档案管理工作缺乏足够认识，片面认为人事档案管理只要做

3、好收发、抄写、粘贴、装订、保管等工作，保证资料不失密，能应付日常查档、外调就行了，忽视了人事档案管理的重要性，致使一些应归档的材料不按规定要求整理归档，造成人事档案材料缺漏和不规范，给人事管理工作带来了极大的不便和麻烦。（二）人事档案管理人员业务素质偏低人事档案管理具有较高的专业性，它要求档案管理人员能熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理以及档案的利用、保管保护等技能。目前大部分高职院校的人事档案管理人员都是兼职管理，他们把主要的精力都放在其他工作上，造成人事档案工作兼而不顾，常常出现整理归档不及时，档案管理工作处于被动应付的状态。另外还有一些人事档案管理人员业务不熟

4、，没有经过专业的档案知识培训，对人事档案材料的收集、鉴别、分类、整理、归档、装订等业务知识掌握不系统，不能熟练运用现代化技术手段来管理档案，这在很大程度上影响了高职院校人事档案管理水平。（三）人事档案管理方式落后，信息化程度不高6目前一些高职院校的人事档案管理仍以手工管理和经验管理为主，人事档案的收集、整理、保存、检索、利用仍沿用传统的手工操作，致使人事档案管理的效率低下，不能满足现实工作的需要。随着信息技术的不断发展，人事档案信息管理系统虽已得到普遍采用，但一些学校只是将个人信息、档案目录输入到计算机，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，还不能实现数字化管理，从而制约了人

5、事档案工作的发展和创新。（四）人事档案审查把关不严，内容失真真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础，没有真实性，人事档案也失去了利用价值。然而一些学校在审查鉴定材料时，由于各种因素把关不严，使一些虚假材料进入个人档案。例如，少数教职工在填写出生年月、参加工作时间、文化程度等方面信息时，内容前后不一致，给人事部门计算工龄、核准退休时间、晋升工资、评聘职称等带来很多问题。（五）人档分离的现象时有发生6随着聘用制、人事代理等新的用人制度在高职院校的全面实施，人档分离、弃档不用的现象时有发生。一些高职院校为了引进高层次人才，可以不要人事档案和组织关系，采取先进人后重建档

6、案的做法。重建的档案主要由本人回忆或参考一些证件填写，缺乏原始材料和必要的监督，使得这些重建档案的真实性得不到保障。二、高职院校人事档案管理的创新思路（一）增强档案意识，提高领导对人事档案管理重要性的认识高职院校要利用各种渠道积极宣传档案工作，深化全校教职员工对人事档案工作的认知程度，进一步增强教职员工的档案意识，提高领导对人事档案工作重要性的认识，使他们充分重视人事档案管理工作，及时解决人事档案工作中遇到的问题，在人力、财力上给予大力支持，从而保证人事档案管理工作能够顺利开展。（二）加强业务培训，不断提高人事档案管理人员素质人事档案管理人员不仅要具备较高的政治素养、良好

7、的工作作风和服务意识，还要具备深厚的档案专业知识，掌握现代化的管理方法和先进的操作技术。学校应定期组织档案专、兼职人员进行档案业务知识培训，让他们系统掌握人事档案材料的收集、整理、归档规定和程序，学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，不断提高档案管理水平。（三）健全档案管理制度，扎实做好人事档案管理工作6建立健全档案管理制度，使人事档案管理有章可依，有规可循，避免了盲目性和随意性。高职院校应结合学校实际情况，制定人事档案管理制度，在现有的《收集归档制度》、《借（查）阅制度》的基础上，继续制定完善《鉴别归档制度》、《转递制