浅谈高职院校人事档案管理存在问题和对策

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1、浅谈高职院校人事档案管理存在问题和对策［摘要］近年来，伴随着高等职业教育的迅猛发展及人事制度改革的不断深入推进，高职院校人事档案管理工作出现了一系列亟待解决的问题。为此，笔者结合自已多年从事人事档案管理工作的实践，针对高职院校人事档案管理工作存在的问题，提出个人一些粗浅的意见和建议，以期对高职院校人事档案管理工作迈上新台阶起到积极作用。［关键词］高职院校；人事档案管理；存在问题及对策doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2013.012.049［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2013)012-

2、0082-02高职院校人事档案是记录教职工个人经历、思想作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的原始材料和依据，是历史地、全面地记载和反映教职工个人的综合信息，是各级组织考察、评价教职工综合素质的重要依据，是学校干部队伍、人才队伍、师资队伍建设的重要基石，在学校教学、科研、职称职定及干部选拔任用等工作中起着举足轻重的作用。为此，新时期，为适应高职教育的发展，如何推进人事档案管理工作，使人事档案工作职能得以充分发挥，更好地为学校教育和人事工作服务，这无疑成为高职院校工作急须解决的问题。1高职院校人事档案管理存在的问题1.1对人事档案管理意识不强，重视

3、程度不够长期以来，一些高职院校对人事档案管理工作重要性认识不够，对人事档案管理工作缺乏足够的重视和支持，认为人事档案管理就是单一收集资料、保存资料的工作。从制度建设、机构设置、人员配备、经费投入等方面都难以满足高职院校人事档案管理工作的需要，从而为人事档案管理工作带来一系列问题。主要表现在：(1)当前，高职院校普遍存在编制紧缺，教师人数不足的现象。为此，大部分高职院校在人事档案管理工作中未设置专门机构，并配备专人负责档案管理工作，而更多采取其他管理岗位非专业人员兼任，从而严重影响档案管理工作的质量和效率。(2)部分高职院校没有结合学校档案管理工作需要

4、，在档案材料的搜集、保管、查借(阅)等方面建立较为完善的管理制度，对档案管理人员、档案材料形成部门未形成奖惩分明的监督、考核机制，无法将责任和任务真正落到实处,从而严重影响了人事档案管理工作的规范化、标准化。(3)大部分学校在人事档案管理工作中经费投入较少,甚至个别学校未设立档案管理专项经费，无法满足档案管理人员正常业务培训及档案管理设施配备的需要，从而严重影响档案管理人员业务能力的提高和办公环境和设备的改善。1.2材料收集不完整、不全面，缺失较多高职院校大多由中专学校、专科院校整合、重组而成，在不同的历史背景和管理体制下，造成重组后人事档案材料缺失

5、严重，如干部任免表、年度考核材料、工人技术等级、入团入党材料、奖惩材料、工资材料、劳动合同等材料不全,缺失较多。主要原因有2方面：①对人事档案重要性认识不足。部分单位领导及有关人员对人事档案管理重要性认识不够，忽略了对人事档案材料的及时收集及整理，或对已存在档案材料不进行及时整理归档，造成材料遗失或损毁，从而使得人事档案材料往往残缺不全，达不到档案管理要求。②档案管理人员变动频繁。由于学校领导或相关人员对档案管理工作重视不够，大部分单位没有设专职人员对人事档案进行日常管理，往往抽调人员兼职进行档案管理，从而造成档案管理人员变动频繁，影响档案管理人员队

6、伍的稳定发展，导制人事档案管理工作不具有连续性、系统性，影响档案材料收集整理的不及时和不全面。1.3档案管理人员队伍综合素质总体偏低目前档案管理人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面总体偏弱，与新时期的档案管理要求悬殊较大。大部分高职院校未设置专人专岗负责档案管理工作，而更多釆取其他管理岗位非专业人员兼任，所以多数都是边干边学，专业对口的少。因大部分单位或部门领导对档案管理工作重视不够，认识不到位，使得档案管理工作人员的地位得不到有效提高，压抑了部分工作人员的积极性，造成广大工作人员缺乏工作热情，缺乏责任心和事业心，更多的安于现状。同时，因负责

7、档案管理工作人员大多数学历偏低年龄偏大等原因导制档案管理人员队伍总体素质低的状况，严重制约了档案事业的发展进程，使档案工作始终处于低水平状态。1.4管理手段落后，工作效率低因学校对人事档案管理工作重视程度不够，经费投入较少，在信息化飞速发展的今天，大部分高职院校在档案管理工作中仍沿用传统的手工操作模式。档案材料的收集、整理基本靠手工完成，工作人员疲于应付档案材料的收集、整理、装订，没有时间和精力进行档案管理工作的创新，建立较为完善的档案管理信息系统，实现资源共享。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用，然而体现在

8、人事档案管理上，会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，造成