信息化背景下高校教师职称材料归档问题探析

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1、信息化背景下高校教师职称材料归档问题探析　　高校教师职称档案是教师教学能力、科研水平及业务技能等方面的原始记录，能为高校选人、用人、管人提供有效依据，是高校人事档案管理的一个重要组成部分。2016年广西职称申报评审全程信息化后，职称申报过程的无纸化，影响了职称评审材料的及时归档，研究信息化背景下高校教师职称材料的归档问题成为当务之急。　　一、职称评审信息化的内涵和意义　　职称评审信息化就是将个人申报评审职称所需要的所有文字材料，按要求从以往的书面材料形式调整为格式固定的电子文档进行申报提交，利用职称评审

2、软件系统来填报个人申报信息，经单位主管部门和上级职改主管部门审核后，集中安排各系列评审委员会通过局域网计算机统一进行网上评审，最后进入后期服务系统进行审批和输出相关结果，从而实现无纸化评审。职称评审信息化的作用和意义：一是申报过程无纸化。传统的职称申报需要填报大量的文字材料，这些职称评审材料一般有几十页，有的甚至上百页，评委审阅时不但费时费力，而且过后也难以整理和保存。职称评审实行信息化后，申报人员不需要再交纸质申报材料，原来需要几天的时间准备材料，现在两三个小时就可快速、准确地完成填报工作，而且便于修

3、改、打印申报材料信息，避免各种重复劳动；职改部门也不用翻阅大量的佐证材料，只需核实通过扫描仪或数码相机制作成PDF的电子文件即可；对于评审专家，只需一台联网且装有评审软件系统的电脑，就可快速完成诸如材料检索、材料审阅、分析讨论、网上表决等一系列评审工作。此外，数据的统计分析处理与专业技术资格的审批过程也可在评审软件系联盟统中完成，申报人员、工作人员及专家评委均可从堆积如山的申报材料中解脱出来，整个申报过程实现了全程无纸化。二是数据填写规范化。以前的纸质申报材料，对于数据的填写没有严格要求，申报人员填写数

4、据格式没有统一。职称评审信息化后，职称申报评审管理系统均对各项流程作了统一要求，比如将含义、格式、大小规范化，民族、单位性质、党派、职称资格、期刊等进行字典化，申报人员要完成数据的录入工作只需简单的选择菜单操作即可，解决了以前数据填写不够规范的问题。三是评审过程公正化。传统的职称评审过程，只有少数评委能详细审核申报人员的申报材料，对申报人员的综合评价比较模糊。职称评审过程信息化后，评委从电脑中随机抽取，而且评审过程中评委根据一定的量化指标分别对每个模块进行打分，整个评审过程科学、公平和公正。　　二、职称

5、评审信息化对高校人事档案管理工作的挑战　　职称评审信息化使职称申报材料电子化、数字化，这对高校人事档案的管理提出了更为严峻的挑战。　　1.对职称材料归档的挑战。目前的人事档案材料一般以纸质材料归档，职称申报全程的无纸化，必然使传统的人事档案管理模式发生变化。人事档案一般需要保存获得晋升人员的职称申报表，职称评审信息化后，归档的对象变成电子文件，文件材料信息的载体变成硬盘、U盘或光盘等存储设备，这与传统的人事档案管理工作难以适应。　　2.对职称档案存储管理模式的挑战。电子职称档案归档后，能够提供借阅和利用

6、，但由于电子文档具有易于复制和修改的特点，在日常管理工作中，几乎无法准确判断档案信息是否被非法复制或修改，如果档案信息被泄露，将有可能在网络中迅速传播，且网络传播速度快，事后很难采取有效的挽救措施，加上电子文件由于保存在硬盘、U盘、光盘等存储设备中，相对于纸质材料来说稳定性较差，容易造成文件丢失，同时也容易受到病毒和黑客攻击，造成文件损坏或泄密。这些因素无疑会给人事档案管理工作构成极大的威胁。为保证电子文件的安全性，避免计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成的破坏或丢失，需要制定科学的存储管理制

7、度，采用先进的安全保障技术来防止档案信息的破坏、失密或盗窃。　　3.对人事档案管理干部业务技能的挑战。传统的人事档案主要依靠手工劳动进行管理，利用手工劳动为高校决策机构提供依据。随着职称评审的信息化，传统的档案管理服务方式、专业知识与技能已经不能适应新时代的要求，这就要求信息时代的档案管理者，既要有人事档案管理的专业能力，又要熟悉和掌握计算机和网络技术在内的相关知识和技能，具备运用新设备和开发信息的能力，以适应信息时代人事档案管理工作的需要。　　三、提升高校教师职称评审材料归档管理水平的途径　　职称评审

8、信息化已经势在必行，人事档案工作必须主动面对，积极探索推进信息化背景下高校教师职称材料归档问题的有效途径，努力使人事档案管理工作走上科学化、规范化和信息化的轨道。笔者认为，提升高校教师职称评审材料归档管理水平的有效途径有以下几个方面。　　1.加大资金投入，确保基础设施配备到位。根据《全国档案系统信息化建设实施纲要》和《中组部全国组织干部人事管理信息系统软件设计原则和规范》的要求，各单位要加大人事档案管理基础设施建设，确保人事档案信息化建设得