活用excel解决日常办公难题,挖掘常用软件功能

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1、活用Excel解决日常办公难题，挖掘常用软件功能区县：河北区学校：教师进修学校学科：信息技术姓名：司志宏活用Excel解决日常办公难题，挖掘常用软件功能摘要：微软的Office系列办公软件在我们日常工作中可以说是应用广泛、必不可少。其中的Excel更是我们在制作表格和处理简单数据时得心应手的工具。作为一名信息技术教师，我们对各种常用软件都要能够深挖其功能来为我们服务。本文主要就Excel中函数与宏功能的使用做一介绍来解决我们日常工作中遇到的各种难题。关键字：挖掘功能、Excel、函数、宏微软Office系列中的Excel作为我们日常工作中所使用到的表格制作软件可以说是使用简

2、单、功能强大、应用广泛，对我们来说是必不可少的。能用、会用、用好是我们教师在日常工作中使用的三个阶段，对我们信息技术教师来说，把它用好才是我们需要考虑的问题。Excel是一个表格处理软件，在处理数量较多的数据时我们也可以把它看作一个简单的数据库应用软件。表格中的每一行就是一条记录，每一列就是一个字段，它是一个可以随时输入、修改、删除字段和记录的简单数据库软件。在日常工作中，我们更多的是使用它身为表格处理软件的一面，如制作表格、格式的修订、简单的排序筛选分类汇总功能、通过表格中的数据生成指定样式图表、使用自动套用格式功能为表格生成指定的样式等。以上这些功能大部分都可以说是针对

3、表格处理方面的，对表格中的数据进行各种处理的功能较少，只有简单的排序筛选分类汇总功能可以说是对数据进行了一些指定方式的简单处理。但是在我们的工作生活中有很多东西不能够通过简单的排序筛选分类汇总来解决，或者有一些大量但是要求格式相近的Excel文档需要处理，我们该怎么办？这则需要我们对Excel软件的功能进行挖掘，挖掘出深藏于表面之下的某些功能来解决以上的难题。本文就Excel中“函数”与“宏”功能做一些简单的阐述与介绍，来解决一些实际工作生活中的难题。一、函数功能在Excel中有一种功能叫做“函数”，它是使用Excel中指定的对话框或者在单元格中输入指定的内容以调用Exce

4、l的一些命令实现一些操作。例如常见的在Excel常用工具栏上有一个符号，我们直接点击符号它可以自动为此单元格左边或者上面一系列单元格进行求和计算，其实就是调用了Excel中的求和函数“Sum”，为指定单元格进行求和运算。如果我们要是点击中的下箭头，会弹出一个菜单，内容包括“求和”、“平均数”、“计数”等功能，最下方则有一个“其他函数”的菜单，通过点击“其他函数”菜单，我们进入到Excel中“插入函数”功能的对话框中。这里面Excel为我们建立了包括“常用”、“财务”、“数学与三角函数”、“统计”、“文本”等诸多的函数分类方式以利于我们对函数进行查询与使用，而每一个函数Exc

5、el也为我们建立了说明性的文字以介绍其使用方式与功能。选择好函数并点击“确定”之后我们进入到相对应的“函数参数”对话框，它为我们提供了函数相应参数的输入框和说明以利于我们使用。下面我就一些日常工作生活中遇到的问题分别介绍一些Excel中常用函数看看是怎样用这些函数来解决这些问题的。1、为一指定的值班表或类似的表格中查找是否有重复人员或统计人员的重复次数有时我们制作一个值班表并在其中填入人员名单确定值班人员时会出现一个问题：如何确定值班表中的每一个人员是不是都只值一次班，或者说大家的工作量都想尽，不出现一个人值3次班而另外一个人只值一次班的现象？而通过一个人眼睛观察很难确定每

6、一个人的值班次数，这时我们使用Excel中“CountIf函数”就能很好的解决这个问题。例如：有X年X班学生名册表与2011年9-12月值日表各一份表1如何确定表中的每一名同学值日的次数基本平均，这通过使用眼睛观看并计数显然并不现实，这是使用Excel函数来解决这个问题就很简单而且直观。在表1“姓名”右边插入一列，然后在“C3”格插入函数“=COUNTIF(Sheet2!$A:$F,B3)”，此函数的含义是让“C3”格现实的内容为统计表“Sheet2”中“A”列-“F”列中等与“B3”格内容的格的数量，一下就统计了“B3”格中吴云高值日的次数为3次，然后通过拖动“拖动柄”计

7、算每一名同学值日的次数。然后我们会发表2现有的同学值日的次数很多、有的较少，我们再通过调整协调安排每名同学值日的次数达到比较公平。CountIf函数是统计指定范围内符合条件的单元格的数量，参数有两个：第一个是指定的范围如“A1:B3”，它是指从左上角为A1到右下角为B3的方形区域，“A:F”表示A列到F列，可以在函数的指定范围中添加“$”符号表示为绝对引用，被添加“$”符号的行号或者列号不随单元格位置的变化而变化；第二个是符合的条件如“B3”就是说“单元格的内容要等与‘B3’格的内容”，如果写的是“>5”就是说“单