怎么用excel分类汇总解决难题.doc

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1、怎么用excel分类汇总解决难题2009/4/20/08:48来源：IT八哥笔者经常处理一些数据量很大的表格，多数时候都需要打印出来，并且Boss提出了一个要求：每页要放固定的记录<行），并对每页数据进行合计，在最后的一页上作出总合计。如果数据量少的话可以使用手工加合计数，但是对于有几百行或者更多行的表格，用手工的方法就行不通了。经过多次实验，终于找到一种简便的方法，不敢独享，希望能对大家有所帮助。b5E2RGbCAP   在这里主要运用到了两个函数，int和row。int函数的功能是将数据向下取整为最接近的整数，row函数的功能是返回一个引用的行号。下面通过实例

2、来看看这两个函数的具体应用，主要思路是将两个函数结合运用，再利用分类汇总来得到最后的结果。p1EanqFDPw   老板交给的任务是将下表每15条记录作为一页，并计算数据的合计数；并在最后一页作出总合计数<如图1）。7/7首先理清思路，这里的难点是每15条记录，就必须为整个表加上分页符，可是上千条记录加上分页符，工作量也很大，如果在每15条后面加上合计，恐怕一天也完成不了。DXDiTa9E3d   我们知道，在EXCEL中有分类汇总功能，它可以按照某列的数据特点来分类汇总，而且可以做到每类独自作为一页，这样即可以实现分页，也可以实现每页汇总。但是，难点就是怎么实现

3、老板要求的每15行分一页，这里就要用到上面所介绍的两个函数，具体做法如下：在最后的J列，从第一条记录的单元格J4输入公式：RTCrpUDGiTJ4=INT((ROW(A4>-4>/16>   公式的作用是用row函数测出现在所在行的行号，然后减去标题行的行数，除以每页需要保留的行数<因为要保留每页合计，所以要在需要的行数上加上一行），然后用int函数取整，得到的结果放在第16行<如图2）。5PCzVD7HxA看到这里，相信很多朋友已经知道接下来该怎么做了：选择分类汇总，“分类字段”选中J列，“汇总方式”选择求和，“选定汇总项”选择需要汇总的列，最后选中“替换当前分

4、类汇总”、“每组数据分页”和“汇总数据显示在数据下方”即可<如图3）。确定以后就可以看到结果了。打印之前，在“页面设置”中选中“工作表→打印标题”，把标题行选中。这样，打印出来时会在每页中自动加上标题行。jLBHrnAILg7/7图3   本文主要运用了分类汇总的分页显示功能和汇总功能，但是缺少一个分类条件，这里运用了int函数和row函数制作了这样一个分类条件，从而达到目的。xHAQX74J0X在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总插入分类汇总　　通过使用Excel“数据”选项卡的“分级显示”组中的“分类汇总”命令，可以自动计算列的列表(列表：包含相关数据的

5、一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。>中的分类汇总和总计。LDAYtRyKfE7/7　　·分类汇总分类汇总是通过SUBTOTAL函数利用汇总函数(汇总函数：是一种计算类型，用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据，或在列表或数据库中插入自动分类汇总。汇总函数的例子包括Sum、Count和Average。>(例如，“求和”或“平均值”>计算得到的。可以为每列显示多个汇总函数类型。Zzz6ZB2Ltk　　·总计总计是从明细数据(明细数据：在自动分类汇总和工作表分级显示中，由汇总数据汇总的分类汇总行或列。明细数据通常与汇总数据相邻，并位于其上

6、方或左侧。>派生的，而不是从分类汇总中的值派生的。例如，如果使用“平均值”汇总函数，则总计行将显示列表中所有明细行的平均值，而不是分类汇总行中的值的平均值。dvzfvkwMI1　　如果将工作簿设置为自动计算公式，则在您编辑明细数据时，“分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值。“分类汇总”命令还会分级显示(分级显示：工作表数据，其中明细数据行或列进行了分组，以便能够创建汇总报表。分级显示可汇总整个工作表或其中的一部分。>列表，以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。rqyn14ZNXI　　1、确保每个列在第一行中都有标签，并且每个列中都包含相似的事实数据，而

7、且该区域没有空的行或列。　　2、选择该区域中的某个单元格。3、请执行下列操作之一：插入一个分类汇总级别　　可以为一组数据插入一个分类汇总级别，如下例所示。运动列中的每个更改......销售额列的分类汇总。　　1、对构成组的列排序。有关排序的详细信息，请参阅对区域或表中的数据排序。　　2、在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。7/7　　将显示“分类汇总”对话框。　　3、在“分类字段”框中，单击要计算分类汇总的列。在上面的示例中，应当选择“运动”。　　4、在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在上面的示例中，应当选择“求和”。　　5、

8、在“选定汇