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1、机关公文写作基础处理规则一,公文的功能(一)公文的涵义与特点公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料(包括电报,下同),是传达和贯彻党和国家的路线,方针和政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示答复问题,指导,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具.公文分类按公务文书的自身性质及使用范围,可以把我国现行的公务文书分为两大类:1.通用文书(1)法定公文(2)事务文书2.专用文书财经文书,司法文书,科技文书,军事文书等等公文的主要特点:1.法定性2.政策性3.实用性4.时效性5.规范
2、性(二)公文的作用(功能)1.决策与领导作用(最主要的作用)2.强制执行和处理的作用3.依据和凭证作用4.公务联系与沟通作用5.宣传与教育作用二,公文的文体,结构,格式与稿本(一)公文的文体公文的文体是指公文的表达方式.属应用文体,但它又不同于一般的应用文,具有自身的特殊属性:1.公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统.2.公文兼用说明,叙述,议论三种表达方式.(二)公文的结构公文的结构是指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性.公文一般由秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,标题,主送机关,正文,附件说明,成文日期,印章,附注
3、,附件,主题词,抄送机关,印发机关和印发日期等部分组成.(三)公文的格式(重点内容)公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定.1.公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸.纸张白度为85%～90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值为7.5～9.5.2.公文用纸幅面及版面尺寸(1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm).(2)公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm版心尺寸为:156mm×22
4、5mm(不含页码)a4型公文用纸页边及版心尺寸3.公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色.4.排版规格与印制装订要求(1)排版规格:文字符号从上至下,自左而右依次横写横排.正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字.(2)制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm.(3)印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm.印品着墨实,均匀;字面不花,不白,无断划.(4)装订要求:公文应左侧装订,不掉页.骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm.平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm.5.
5、公文中各要素标识规则组成公文的各要素分为眉首,主体,版记三部分.(1)眉首公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行.秘密等级和保密期限:标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字下行,平行公文首页格式上报公文首页版式紧急程度:紧急文件有"特急","急件",紧急电报有"特提","特急","加急","平急".标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行.发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加"文件"组成;对
6、一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(信函为30mm,命令为20mm).对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识.字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.联合行文时应使主办机关名称在前,"文件"二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文.行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号.发文字号:由发文机关代字,年份和序号组成.发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数
7、码标识;年份应标全称(1995不能简写成95,XX不能写成04),用六角中括号"〔〕"括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加"第"字.注意:用直角中括号"茂××[XX]10号",用小括号"茂××(XX)10号"都是不规范的.发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线.签发人:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.如有多个签发人(会签人),主办单位签发人
