浅谈事业单位的电子档案管理

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1、浅谈事业单位的电子档案管理摘要：随着信息技术的广泛应用，电子档案管理的优势逐步显现，但是目前事业单位的电子档案管理还处于初级阶段，电子档案管理人员业务能力不够强，规章制度不够健全，安全性有待进一步提高。本文分析了电子档案管理的优势、不足以及对策，以推动电子档案制度化、规范化进程，推广使用电子档案管理，提高档案资料的利用价值。中国1/vie　　关键词：事业单位；电子档案管理；对策　　方便、快捷的电子档案管理模式，已逐步取代传统的纸质档案管理模式，在事业单位的档案管理工作中逐步推广应用。但是，目前事业单位的电子档案管理还处于无序管理的状态，缺少制度规范，存在一些不足。本文从电子档

2、案的优势、不足、对策三个方面进行了阐述，以加快事业单位电子档案管理制度化、规范化进程。　　一、电子档案的优越性　　1.电子档案能有效降低办公成本　　传统的档案管理模式，既需要档案室、档案柜、档案盒、档案袋等大量物资，还需要大量的人力从事收集、整理、分类、汇总、登记、存档等各个环节的工作，工作琐碎、工作量大，基本上每一项工作都需要手动完成，需要大量时间。而使用电子档案，只需要一台计算机、一个网络管理平台和熟悉计算机操作的档案管理人员，就可以完成电子档案管理工作。档案资料在传阅过程中，利用电子档案管理平台就可以快速完成，实现无纸化传阅，降低办公成本，解决档案资料堆积问题。　　2.

3、电子档案管理能进一步提高工作效率　　电子建档与传统的手动建档相比，用计算机工作代替了人力劳动，直接减少了档案管理人员的劳动强度，能节省大量时间。电子档案管理，把传统的按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，遇到需要补充的遗漏的档案，或者删除重复的档案时，传统的立卷方法只能一个一个查询，打开整卷，再重新立卷，非常繁琐，而电子档案可以快速查询，修改一下档案目录就可以了。　　3.电子档案保密程度更高　　传统的立卷归档，利用者如果需要其中的一份档案，就能看到整卷档案的内容，而使用电子档案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不会看到，大大提高了保密程度。　　4.电子档案更有利于发挥档案资

4、料的价值　　传统的档案管理模式，利用者需要从堆积如山的档案资料中逐个查找，费时费力，不到万不得已不想去档案馆或者档案室查阅资料，尤其是查阅信息范围比较宽泛时，更需要时间和耐心，最后还不一定能查询到。同时受档案管理人员立卷习惯等因素的影响，传统档案的标准、质量也不尽相同，给档案利用者带来一定麻烦，所以一般都习惯从网络上搜索。而电子档案，一般都用表格形式，标准统一，一目了然，搜索快捷，大大缩短了档案的查询时间，提高了档案利用率。　　二、电子档案管理中遇到的问题　　1.安全性问题　　计算机给人们带来方便、快捷的同时，其安全性不容忽视。机房、计算机、打印机等硬件设备陈旧，杀毒软件等配

5、套软件不到位，档案管理人员安全意识不强，对移动硬盘、U盘、光盘等存储设备重视程度不够，都会直接影响电子档案的安全。同时，电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、伪造等安全问题。　　2.档案管理人员认识问题　　目前的档案管理人员还没有完全从纸质立卷的传统模式中解脱出来，只是安于现状，尤其是年龄较大的档案管理人员，不愿意接受新生事物，更不想创新，导致电子档案管理工作停滞不前。电子档案业务知识培训不足，特别是仍在使用纸质档案的事业单位，档案管理人员的时间、精力都用在手动建档上，研究档案管理发展、开展业务知识培训的投入严重不足。　　3.电子档案管理

6、制度不健全　　目前，已经使用电子档案管理的单位，电子档案管理的收集、整理、归档、审核、检验、调阅等各个环节都缺少统一的标准，归档时间、归档范围、硬件管理、软件升级、技术指导、存储格式、密码设置、监控系统等都缺少制度规范，都还处于起步阶段，处于无序管理的状态。　　三、电子档案管理的对策及建议　　1.完善电子档案管理软硬件设施，确保电子档案安全　　高质量的硬件设备、稳定安全的软件和系统、相对独立的电子档案管理区域，是电子档案能够持续稳定发展的基础。因此要加大软硬件投入，配足配齐设施设备，加强对计算机储存设备的安全保护，实行专机专人用，对计算机的软件和硬件设备进行定期的更新和维护，

7、以保障计算机设备的正常运行。设置专门的电子档案管理工作区域，安装电子监控、防盗门窗等设施，确保设施设备安全。　　2.培养专业的电子档案管理人员　　各事业单位抽调综合素质高、责任心强、勇于创新、工作严谨的档案管理人员，作为重点培养对象，通过自学、集体培训、交流学习、先进经验分享等形式，对电子档案的法律法规、软硬件操作技术、业务知识等进行全面的学习，通过分析贴近工作实际的生动形象的典型案例，让档案管理人员切实感受到电子档案的优势，真正提高档案管理人员的创新意识和业务能力，既能具体做好电子档案管理工作，还能研