对外文件收发管理制度

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1、对外文件收发管理制度对外文件收发管理制度第一章总则第一条　为了更好规范公司内部文件递审、公司与总公司及其他分公司、公司与外单位的联系及文件往来；保证各文件的有效转达，特制定本制度。第二条本制度适用于公司文件资料的呈报、审核、签发、传送及归档管理。公司主要文件资料分为：上级函、电、来文，政府函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料等。第三条按公司分工的原则，公司各类文件分别由总经办和行政部档案室归口管理。对外发往东莞总部的上报文件、对外往来文件等，由总经办归口管理。第二章收文的管理第四条公文的签收1、凡来公司公启文件均由行政

2、部文员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后交总经办秘书拆封。在签收和拆封时，文员容。2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件行政部档案室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"同意"总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4.文件阅完后，应送交行政部档案室，切忌横传。5.总经办秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电

3、应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总经办或档案室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。第三章发文的管理第七条发文的规定1.公司上报下发正式文件的权力在监管审计部。个人和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2.各人、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向部门经理、副总经理、总经理提出发文申请，并将文件底稿交总经办审核。副总经理、总经理同意发文，则总经办、监管审计部分别按职责划分向全公司发文。3.对公司影响较大，涉及两个以部门以上领导分管范围的文件，

4、须由交由集团总经理或集团副总经理批准签发。其余文件均由副总经理、总经理批准签发。第八条发文的范围1.凡是以监管审计部出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2.监管审计部下发文件主要用于：(1)公布全公司规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项；(4)公布公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关公司的重大事项；4.在公司日常生产、技术、经营管理工作中，有关

5、图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管副总经理或总经理可按书面或口头通知执行。第四章发文程序与要求第九条发文程序规定1.各部门需要发文，应事先分别向副总经理、总经理提出申请。2.副总经理、总经理同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。