云计算环境下的高校档案资源共享服务机制研究

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1、云计算环境下的高校档案资源共享服务机制研究摘要：云计算作为新一代的网络资源共享模式，它在网络资源共享尤其是网络信息资源共享等方面具有明显的优势，将其应用于高校档案资源管理中，既可以节省高校档案资源管理开支，又可以实现高度资源共享服务，将成为将来一段时间档案管理必不可少的工具。中国1/vie　　关键词：云计算；云平台；资源共享；管理手段　　基金项目：黑龙江省档案局项目（编号：HDK2016-17）的部分研究成果　　一、什么是云计算　　对云计算的定义有多种说法。现阶段广为接受的是美国国家标准与技术研究院（NIST）

2、的定义：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问，进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。　　二、云计算在网络信息资源共享方面的优势　　首先，云计算安全性强。云计算服务平台由专业的公司及其技术人员来管理和维护，拥有雄厚的专业技术知识和能力，在数据存储安全方面具有单一公司无法比拟的优势，可以较为有效地解决困扰公司或个人数据安全存储等问题。其次，云计算平台对用户端的设备要

3、求最低，使用起来也最方便。在云计算服务中，用户端不需要安装过多的软件，大量软件由云服务器提供，非常有效地减少了用户端负担，并且能提供用户端无法提供的计算速度；再次，云计算可以把不同设备间的数据和应用进行整合，形成一个个资源池，实现数据与应用的充分共享，为用户访问不同系统创造了条件，提供了便利；最后，云计算服务以第三方的形式存在，其以规模化经营的方式为社会提供服务，不仅解决了众多用户的工作负担，而且还有效地节省了社会资源。目前，云计算已渗透到众多行业。　　三、现阶段高校档案资源管理存在的问题　　1.管理思想的陈旧

4、化。从微观方面看，日常进行的档案收集、整理、鉴定、保管、利用等各个环节不能环环相扣，档案工作呈现出一种非系统性、流失性、非真实性、地域性、非共享性等。从宏观方向看，过去那种封闭的单纯强调保密的观念使得档案这种信息资源在国民经济和信息发展中的作用发挥得不是那么广泛和深刻，其利用率低，严重降低其在社会需求中的作用。　　2.管理体制的滞后化。高校管理体制在滞后思想理念支配和指导下一直存在着不成系统的激励制度，缺乏鼓励性的创新和探索，造成档案管理部门的领导和工作人员缺乏打破常规、走陌生路的胆量和信心，同时档案管理工作的

5、外部环境也不宽松，造成档案管理体制严重滞后，不能适应形势的需要。　　3.管理手段的原始化。在信息化时代，手工仍运用于文书的整理、归档等工作中。这样就造成了立卷程序和方法仍很传统，即根据文件的主要特征或文件的类型，把本单位形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，誊写案卷题名，排列卷内文件并编号，真入卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序烦琐，工作量大，而且因立卷人的素质、观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式。另外档案库存方法仍很原始。档案管理采用原分库存方法已不

6、能适应社会的发展。　　4.管理功能的迟缓化。目前，高校档案管理工作不能鲜活的适应现代经济模式的要求和发展，其中一个重要因素在于管理功能单一，不能兼容。例如，在人事管理工作中，经常要用到各类人员数据库，调整工资数据库，缴纳各种保险数据库，这些数据库分别由不同的上级主管部门下发，功能不同，类型不同，而现行所使用的管理数据不能达到所需要求。　　四、高校档案资源共享的意义　　1.解决跨区查询档案难的问题，准确定位所需档案。高校档案资源共享，有利于解决查询档案难，档案查找不方便等问题，如有的毕业生忘记当年毕业时把档案放在

7、哪里了，不得已只好到相关档案馆查找。如果将全国的高校毕业生档案信息资源全部整合共享的话，将极大地方便利用者，快速查到其所需档案所在的区县档案馆。如果以后电子信息有效性的问题得以解决，将可以为档案利用者提供一站式服务，档案利用者只要到一个档案馆就可以查询全国的档案相关信息，并得到有效凭证。　　2.整合档案信息资源，方便统计、�研等工作开展。如果整合了各档案馆的目录信息，全文信息例如整合了学生户籍信息，成绩、入党信息、毕业流向等信息将有助于各个档案局及有关机关部门及时进行档案统计，编研等工作。另外资源整合以后可以进

8、一步与其他业务主管部门进行新旧数据衔接。例如：学生由一个学校转到另一个学校，档案衔接问题，有了资源共享，无论学生怎么转校，转到何地，都可以轻松自由地查找、调转档案。　　3.加强馆际交流与合作。通过档案信息资源共享系统可以更好地加强跨地区各大高校之间的交流与合作。　　五、云计算在高校档案资源共享服务中的应用　　1.云计算为高校档案云基础设施建设提供了保障。在云计算服务系统中，云计算机将庞