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时间:2018-07-07
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1、档案整理操作程序一、标准 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《归档文件整理标准》(DB12/T127-2001)等国家和地方的有关标准,进行规范化的整理,制作检索工具。二、整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。三、档案整理所需工具(1)穿线锥子、剪刀、棉线、电钻、3mm钻头、塑料别针若干。(2)制作穿孔定位模板档案整理操作程序一、标准 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《归档文
2、件整理标准》(DB12/T127-2001)等国家和地方的有关标准,进行规范化的整理,制作检索工具。二、整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。三、档案整理所需工具(1)穿线锥子、剪刀、棉线、电钻、3mm钻头、塑料别针若干。(2)制作穿孔定位模板档案整理操作程序一、标准 按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《归档文件整理标准》(DB12/T127-2001)等国家和地方的有关标准,进行规范化的整理,制作检索工具。二、整理
3、原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。三、档案整理所需工具(1)穿线锥子、剪刀、棉线、电钻、3mm钻头、塑料别针若干。(2)制作穿孔定位模板装订文件采用由右向左翻起的方式,装订孔距离纸张左边边缘1.5cm,三孔之间距离间隔4cm。中间孔取纸张中心。3、制作相关类目、编号印章,购买蓝色印泥。四、档案整理方法(一)编制分类方案 根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。分类方案要遵循涵盖全部档案内容、类目清晰、逻辑严密、科学适用的原则。 1、参照附件1,企业管
4、理性文件材料可设一级类目十一个,用阿拉伯数字表示,分别是:党群管理(01),行政管理(02),经营管理(03),物业管理(04),基本建设(05),设备仪器(06),会计文件(07),职工档案(08),特殊载体档案(09),项目管理(10),其它文件(11)。 2、在一级类目下根据档案实际情况可下设若干级类目,分别用阿拉伯数字表示,各级类目间用“·”隔开。物业管理项目类按项目先后顺序分别排列,每个项目形成的文件材料可下设类目11个,分别用阿拉伯数字1-11表示。例(见图1): (二)文件材料整
5、理 除基建、设备、业主、会计、职工个人档案外,其它文件材料均按“件”整理。 1、件的确定原则 (1)企业文件材料原则上每份自然件为一件。 (2)正文(正本)与定稿为一件。 (3)正文(正本)与附件为一件,原件与复印件为一件。 (4)正文与文件处理单为一件。 (5)转发文与被转发文为一件。 (6)报表、名册、图册等每本(册)为一件。 2、文件材料归档年度的确定 (1)计划、总结、合同(协议)、统计等材料归入文件内容针对的年度。 (2)请示与批复等来往文件,归入文件的批复年度。
6、 (3)跨年度形成的文件材料,归入事项的办结年度。 (4)会议文件归入会议的开幕年度。 3、文件材料保管期限的划分 企业文件材料保管期限按照永久、长期(15-50年)、短期(15年以下)划分。 4、文件材料的排序 将文件材料在分类方案最低一级类目下,按年度分为不同的保管期限。排序的要求: (1)同一级类目下,相同年度、相同保管期限的文件材料按照事件结合时间和重要程度排列。 (2)不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。 (3)文件处理单在前,文件在后;正本在
7、前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转文在后;批复在前,请示在后。 (4)会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。 5、文件材料的装订 文件材料按件装订,永久和长期保管的要去除金属物。 (1)文件页数多的采取三孔一线的装订方法。 (2)文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式,不得使用胶水或浆糊粘贴。 6、文件材料的编号 归档的企业文件材料要逐件编号,在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。 (1)机构(问题):按分类方案划分该份文件的类别号。形式为各级类目间
8、以“·”隔开,例如:01·01表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。 (2)年度:文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注。 (3)保管期限:永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。 (4)室编件号:按文件的排列次序从“1”编写流水号。 (5)室编盒号:在一级类目下按年度从“1”编写流水号(由企业档案室编制)。 (6)全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。 7、企业文件材料编目 (1)盒内目录。文件材料应逐件编目,并按室编件号编制归档文件目录,内容有室编件号、馆编
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