招投标档案管理电子化探究

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1、招投标档案管理电子化探究[摘要]随着现代科学技术的不断进步和网络技术的飞速发展，招投标电子化成为必然的趋势，档案管理也相应的走上了电子化的道路并逐步替代传统的纸质档案。如何对电子化档案进行科学管理，如何对在电子化模式下对招投标活动进行管理和监督，是需要思考和落实的问题。中国1/vie　　[关键词]招投标业务，电子化档案，档案管理　　中图分类号：F284文献标识码：A：1009-914X（2017）03-0332-01　　一、招投标业务电子档案管理当中存在的问题分析　　传统的招投标业务档案管理以纸质为主，无论是保存还是借阅管理都存在着诸多不便，加之许多单位对档案管理工作的

2、重视程度都不够，使相当数量的档案管理环境完全达不到要求，导致档案霉变、虫蛀甚至是丢失。目前，招投标档案管理主要存在以下几个方面的问题。第一，管理水平相对而言不高，如多为手工整理，随意堆放，导致借阅和查询都非常有困难；档案档号的编排不规范；档案管理的制度以及人员配备都不齐全。第二，档案量大和管理的力度不匹配，招投标大量进行，尤其是招标代理机构内更是大量囤积资料，使得档案管理成为严重的工作负担，长达十几年的保存期更是给相当数量的代理机构带来极大的管理负担。第三，完整性上达不到要求，归档的档案本应完整记录整个项目在招投标活动当中的记录，但是实际当中是很难做到完整的，尤其是在传

3、统的模式下时，基本上是完全不可能将所有的文件都一并入库的。　　二、招投标业务电子档案管理的必要性分析　　传统档案工作当中以纸质文件为主要对象，在文件形成之后进行必要的立卷和归档，已经形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，随着现代科学技术以及电子信息技术的飞速发展，电子档案管理成为档案管理急需适应和应用的一种新模式。在电子档案当中，除了传统纸质文件的保存以外，还会有海量的电子文档、照片以及视频等，纳入到档案管理范围之内，但是发展到目前为止，总体上仍然套用的传统档案管理模式。　　电子档案是由招投标业务阶段所形成的全部电子文件所组成，记录的是全部业务工作的历史记录，包括文字

4、和声像等，这样一些材料是后续的监督检查当中不可获取的资料，通过对档案资料的审查和了解，才能够最大程度地还原当时招投标的真实过程。电子档案依靠于计算机和网络技术，有很多优势，如能实现远距离的传输和海量储存、资源的高效共享、携带和查阅等，这些都是传统档案管理模式完全无法实现的。�l展到目前为止，全国范围内都在进行电子招投标的推广和使用，电子化档案管理的实现也将开始成为体现招投标电子化水平的重要标志。　　三、招投标业务电子档案的管理措施分析　　1.规范保存年限　　在招投标活动中，会涉及到较多方面的单位和人员，如招标单位、投标单位、招标代理单位、行业主管部门或者是政府服务部门以

5、及监督机构等，招投标业务首先就是会形成较多的档案类文件，其次就是针对于同一内容往往所形成的资料和需要存档的文件也是不尽相同的，这就意味着，在实际管理工作当中是不可能将形成的所有文件全部都存档起来的。加之资料保存期方面的规定，更使招标代理单位或者是交易服务单位等交易量大的单位不可能将全部资料都保存起来，针对于此，在进行档案管理时要严格按照归档范围和保存年限来进行控制与保存管理。　　2.电子档案的管理要点　　电子化的管理方式对于档案管理工作而言是非常有利的，一是储存量大，二是查询快速简便，三是便于规范管理。但是在管理过程当中需要注意以下几点。第一，考虑到电子招投标业务当中的

6、流程都是在网上进行，包括业务审批和备案、网上投标报名和网络投标、评委的抽取与开评中标等，在对电子档案进行管理时，有必要选择上述一些关键的节点来进行资料的整理与收集，同时保证资料文件的真实可靠性，这些都是非常重要的。第二，电子文件信息的储存于保护。电子档案的优势较多，但也并不是完全没有缺陷，首要的就是考虑到电子信息与载体可分离所导致的文件信息可能被盗窃、修改甚至是删除和销毁等。发展到目前为止，电子信息的保护措施已涉及到较多方面，如防火墙、数字印章、数据加密或者是存取权限的控制等，但是要保护电子信息不受损害仍然是一个任重道远的过程。第三，要考虑到归档后电子档案载体介质的寿命

7、问题，需要对档案保存期未满而介质保存期将至的电子文件进行必要的复制和备份。　　3.电子档案的文件识别问题　　科学技术和网络技术的飞速发展使得无论是电脑软件还是电脑硬件技术都不断的提升和创新，而作为历史见证的电子档案很重要的一点就是要随时能够被调阅和识别，这一点对于招投标业务的电子档案而言是非常关键的，也可以认为就是招投标电子档案的特殊之处所在。电子档案的文件识别问题主要体现在两个方面，一方面是应用软件更新，导致低版本的文件无法兼容和被识别，另一方面是硬件和新的计算机配置不兼容，无法读取储存高达十年以上的软盘文件。　　四、结语　　电子化的招