如何做好城建档案整理工作

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1、城建档案专版!赵康如何做好城建档案整理工作城市建设档案在城市规划、建设、管理中产生，记载了城市建设活动状况和城市发展的历史，是城市建设经验的积累，是城市规划工作的基础，是城市建设管理工作、防灾减灾和灾后恢复重建工作的重要依据，是城市科学研究的重要资源。而城建档案整理工作，是城建档案业务基础建设的中心环节。通过科学的整编工作，使收集的城建档案达到条理化、系统化，为城建档案的保管和利用创造有利条件，为城市建设各项活动提供有效的服务和利用。一、城建档案整理工作的原则城建档案整理工作的基本原则是：遵循城建档案的自然形成规律，保持城建文件材料之间的有机联系和档案材料的成

2、套性，按照同一保管期限固定城建档案案卷的顺序，做到有利于城建档案的保管和利用。二、城建档案整理工作的内容城建档案整理工作一般分为两个阶段，一是归档前的立卷整理工作，二是归档后对案卷的分类、排列编目工作。立卷工作主要由城建文件材料的形成单位负责，分类编目工作由城建档案馆（室）负责完成。整理与编目是城建档案整个整理工作相互联系、不可缺少的两个方面。整理工作，是对城建档案进行合理分类，有序排列，使之条理化和系统化，充分反映城建档案的自然形成规律，保持城建档案内在的有机联系。组成一组具有有机联系价值大体相同的城建文件材料组合体，形成以卷、册、袋、盒等为城建档案管理的最

3、基本单位———保管单位（案卷）。组织保管单位，就是将一组有机联系价值大体相同的城建文件材料以卷、册、袋、盒等不同形式组织在一起，称之为组卷式立卷。（一）组织保管单位方法城建文件材料组成保管单位，应根据城建文件材料的种内容，选择比较适宜的方法。通常有以下方法：!"按结构组织保管单位。单项建筑工程，一般都按不同部位或专业结构组卷。#"按专业性质组织保管单位，即把同一专业的城建文件材料组成一卷或数卷。$"按生产工序组织保管单位，就是把同一生产工序或同一工作过程的城建文件材料组成一卷或数卷。%"按问题或专题组织保管单位，即把涉及同一问题的城建文件材料组成一卷或数卷。

4、&"按时间组织保管单位，把针对同一时间的城建文件材料组成一卷或数卷。’"按文件名称组织保管单位，就是把同一名称的城建文件材料组成一卷或数卷。("按地区组织保管单位，就是把涉及同一地区，某一方面的城建文件材料组成一卷或数卷。)"按作者组织保管单位，就是将同一作者的全部或部分城建文件材料组成一卷或数卷。究竟选用哪种方法，要从城建档案材料的内容，特点等实际出发，去正确地选择和运用。（二）组卷要求组卷要求，即组织保管单位，应符合以下要求：!"一个保管单位必须是一组有机联系的城建文件材料，并保持它的完整和系统。#"不同价值和密级的城建文件材料，应在保持有机联系的原则下分

5、别组成保管单位。$"一个保管单位内的文件材料，必须属于已制定的城建档案分类大纲中同一小类的城建档案材料。%"保管单位内的城建文件材料必须齐全、完整、准确地反映城市规划、建设、管理等活动的真实内容。而且有完备的签章手续。卷内文件材料书写字迹工整、图样整洁、线条清晰。&"保管单位内城建文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。’"移交进城建档案馆（室）的文件材料应为原件。("保管单位应便于保管和利用，并应装订整齐。（三）案卷内城建文件材料的排列城建文件材料划分成保管单位后，将保管单位内的全部文件、图纸材料进行顺序排列、以固定其位置。!"科研课题文件材料按形成时间排

6、列，即按准备阶段、科研阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段"《云南档案》!!!""#年第#期城建档案专版等排列。!"建设工程文件材料大体按基本建设程序依次排列，即综合依据性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。#"建筑工程竣工图按建筑、结构、水、电、气等顺序排列。$"设备文件材料按依据性材料，设备开箱验收，随机图样、设备安装调试、设备运转、维修等排列，随机图样也可以单独组卷。%"城建管理性文件材料按问题、时间顺序、地区或重要程度排列。&"图样材料的排列，如果有目录或明细表的就按其顺序排列；如果没有目录就根据图样所反映的对象在结构上的隶属关系或工作

7、程序上的衔接关系排列。’"文字材料的排列，可以按照文件材料的重要程度排列，也可以按时间的先后顺序排列。密不可分的文件材料应排列在一起。即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。("文图混合的排列，应将文字材料加内封画、封底进行装订，图纸装袋后一同装入卷壳；如果文字材料只是对图样的补充或说明的，而且图纸大小为)$的就可将文字材料和图纸混合排列。（四）案卷的编目城建文件材料组成保管单位，卷内文件材料排列后，就要进行编目，以固定卷内文件的次序，提示卷内文件材料内容，便于管理和利用。*"编页号。就是给案卷卷内每一页城建文件材料编号。页号

8、一律用阿拉伯数字，每卷页号从“*”开始