浅析档案信息化管理建设中存在的不足

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1、浅析档案信息化管理建设中存在的不足【摘要】国家档案局已提出”以档案信息化促进档案事业发展的目标”的要求，档案信息化同时也是档案工作向现代化迈进的必由之路。目前，在档案信息化建设中仍存在一些不足之处，如何加强档案管理人员的素质建设和实现档案信息标准规范化影响着档案管理建设进程。笔者就目前的档案管理存在的一些不足进行阐释。【关键词】原始记录;档案管理;规范化建设;安全风险1档案信息化1.1档案信息化内涵“档案是历史的原始记录”，这种记录本身就是一种信息。但是信息化中的信息不仅仅局限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后

2、与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。档案信息化，是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。其模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。1.2档案信息化目标7档案信息化建设的主要目标就是在现代化的技术条件下，面对新的形势和发展要求，积极采用和充分利用先进成熟的信息技术和基础设施，满足

3、各级档案部门信息化管理的需要;优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，稳步推进传统载体档案数字化建设，高度重视电子文件归档和电子档案接收工作，努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系;深度介入各类信息化系统，研究提出文件、资源的档案化管理要求，确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用;努力促进信息化与档案管理各环节业务工作的高度融合，使信息化成为提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段。2档案信息化建设中的不足2.1软件系统落后，工作基础较差许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率

4、不高，大多以简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用操作，没有真正发挥作用;另外，也没有全面地考虑买到的新的信息化软件与原有软件二者能否兼容以及是否影响到以后的升级;2.2建设任务繁重，资金难筹7在实现档案信息化进程中，需要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将文书、音像、书籍、照片转换成为电子文件;其次，利用文档处理软件，按照标准对数据库进行规范整理，便于检索;再次为客户提供网络平台，远程服务;最后，采用数字加密、防火墙，同时根据电子信息的技术的不断进步，对电子文件进行升级，使之处于可用状态;目前来看

5、电子产品生命周期短、更新换代快，且任何建设都离不开资金。这一特点更是决定了确保经费的充裕是建设中不可或缺的必备条件。这一任务任重而道远。2.3数据保护存在安全风险目前，随着科技的进步网络的犯罪活动数量也不断增多，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙;首先单纯从技术角度只能单方面解决问题，缺乏复合的系统性，难以长远的目光全面地规范保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防御能力来看，在快速变化的信息大环境下，改进数据库保护方案与时俱进具有很大艰难性，技术的改进也不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是所谓

6、的风险所在。2.4没有统一的管理标准和规范7档案管理需完善，档案标准化是管理现代化的重要构成部分与主要条件。我国自20世纪80年代起就制定了一系列的标准化文件，并逐步形成管理体系。档案自身存在复杂性，使其档案管理更具艰难性和分散性特征。又因历史条件我国的档案管理又是自给自足各自为政，目前来看，许多部门在建设档案信息化过程中只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，却长期忽视了档案信息资源标准的规范化建设，致使投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。具体表现在以下方面：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件

7、在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。2.5档案管理者的职业素质需提高7在信息网络、文化产业和政务公开不断加快的21世纪的形势下，复合型的档案管理人才成为了档案管理中主导因素，人才的培养也是档案发展进程中的根本动力。首先，目前我国部分档案专业人员知识

8、结构“老化”，（如文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高），意识比较薄弱，对档案管理工作重视程度不够。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。其次，年长的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术掌握的已十分娴熟，但对21世纪的新科技的电子技术